Část 1 - Popis rozhraní a základní informace

Provádění nejrůznějších kontrol, auditů, inspekcí, prověrek a podobných akcí patří mezi standardní monitorovací činnosti, jimiž se pokoušíme zjistit, nakolik je monitorovaná (sledovaná) činnost nebo záležitost v souladu s příslušnými požadavky. Těmito požadavky mohou být právní požadavky, požadavky plynoucí z norem nebo korporátních předpisů, případně požadavky jiných zainteresovaných stran. RISCON umožňuje do databáze vkládat nejrůznější zjištění z takových akci plynoucích, připojovat k nim fotografie, tisknout zprávy, plánovat následné akce jako jsou nápravná a preventivní opatření apod.. Tato infrastruktura byla vytvářena tak, aby pokrývala potřeby co nejširšího spektra uživatelů, nicméně asi nebude možné ji využít pro vytváření zpráv z technicky zaměřených akcí, jakými jsou například revize vyhrazených technických zařízení.

Nespornou výhodou databáze RISCON je možnost sdílení těchto informací v rámci organizace, značná úspora času při vytváření příslušných zpráv, a automatizce procesu reakce na zjištění z auditů, kontrol, prověrek a inspekcí bez ohledu na to, zda se bude jednat o nápravu nebo nápravné či preventivní opatření.

Pojďme si tuto infrastrukturu představit. Základ tvoří rozhraní pro jednotlivé kontroly, audity, prověrky a inspekce, k němuž se dostanete kliknutím na následující volbu z hlavní nabídky:

Rozhraní samotné pak vypadá takto:

Horní pravá tabulka uvádí zaznamenané akce, tedy jednotlivé kontroly, audity, inspekce, prověrky apod. tak, jak šly za sebou, tedy v chronologickém pořadí od nejstarší po nejmladší. Vedle názvu příslušné akce zde najdete údaj o uživateli, který příslušnou akci v databázi založil, datum akce, počet jednotlivých zjištění, z toho počet tzv. negativních zjištění (tzn. slabé stránky, neshody a závažné neshody) a procentní podíl negativních zjištění, která již byla vypořádána.

Druhá, spodní tabulka uvádí, zda byla v souvislosti s příslušnou kontrolou, auditem, prověrkou přijata nějaká preventivní nebo nápravná opatření, a pokud ano, pak je vždy na příslušném řádku tabulky uveden jeho termín, odpovědná osoba a datum naplnění uvedeného opatření. Jednotlivá opatření jsou ve vztahu k termínu podbarvena:

• zeleně, je-li termín dále než 30 dní v budoucnosti,
• žlutě, je-li termín dnes nebo nejvýše 30 dní v budoucnosti,
• červeně, jeli termín v minulosti (tedy prošlý),
• modře, je-li příslušné opatření již v databázi označeno jako splněné, realizované, dokončené.

Jednotlivá pole po levé straně slouží k popisu jednotlivých kontrol, auditů, inspekci a prověrek. Jsou to:

Název akce

Pojmenování příslušné akce uživatelem tak, aby byl vystižen její smysl nebo právní požadavek, např.: kontrola, audit, prověrka, inspekce, prohlídka apod.

Podtitulek

Text doplňující název akce, obvykle odkaz na předpis, na základě kterého byla příslušná akce provedena.

Datum akce

Datum, kdy byla akce provedena. V případě, že akce trvá více než jeden den, uvádíme datum posledního dne příslušné kontroly, auditu, prověrky apod.

Zaměření akce

Vzhledem ke skutečnosti, že byl software RISCON již od základu určen pro širší využití, lze zaznamenávat v podstatě jakékoliv akce. V tomto bodě lze vybírat z přednastavené nabídky, která obsahuje:

• Bezpečnost a ochrana zdraví
• Požární ochrana
• Životní prostředí
• Hygiena práce
• Kvalita
• Organizace
• Informační technologie
• Finance
• Ostatní...

Zaměření akce lze pak zpřesnit na úrovni jednotlivých zjištění. To znamená, že kontrola, audit, prohlídka nebo prověrka zaměřená primárně na bezpečnost může obsahovat zjištění, jejichž zaměření je odlišné, např. požární ochrana.

Akce provedena kým

Do tohoto pole uvádíme jména, tituly, případně i oprávnění (kvalifikaci) osob, které předmětnou kontrolu, audit, prověrku, inspekci apod. provedli.

Přezkoumávané dokumenty

V tomto poli uvádíme seznam dokumentů, které byly při kontrole, auditu, prověrce apod. přezkoumávány. Pokud jich je více, což se může stát, uvádíme např. "Celá dokumentace PO" nebo "Vnitřní směrnice řady SI".

Poznámky

Do tohoto pole si lze poznamenat jakýkoliv text. Narozdíl od ostatních výše uvedených polí se tento text nepřenáší na tištěnou zprávu z auditu, kontroly, prohlídky nebo prověrky.

V levém dolním rohu rozhraní jsou následující zaškrtávací políčka, jejichž význam je následující:

Zjištění a jejich tisk nejsou dostupné s výjimkou tvůrce

Toto pole zaškrtněte, pokud nebudete chtít, aby jakýkoliv jiný uživatel programu RISCON viděl jednotlivá zjištění z příslušné kontroly, auditu, prověrky apod.. Nikdo jiný než ten, kdo záznam o kontrole, auditu, prověrce apod. založil, nebude mít možnost tisknout jakýkoliv druh zprávy z předmětné akce. Funkce je aplikována jen na kontrolu, audit, prověrku, kterou právě vytváříte nebo upravujete.

Zaznamenávání vypořádání negatovních zjištění je povoleno jen tvůrci

Toto pole zaškrtněte, pokud si pro sebe budete chtít ponechat právo označit z příslušná negativní zjištění (chyby, nedostat), které byly odstraněny, napraveny nebo jinak vypořádány. Funkce je aplikována jen na kontrolu, audit, prověrku, ktero právě vytváříte nebo upravujete.

Prostor rozhraní pro audity, kontroly, prověrky apod. v pravé dolní části je vyhrazen pro dva sloupce ovládacích tlačítek. Levý sloupec je věnován jednotlivým zjištěním včetně tvorby předem definovaných formátů výstup, jakými jsou např. písemné zprávy z kontroly, auditu, prověrky apod.. Pravý sloupec ovládá vždy celou kontrolní akci včetně souvisejících zjištění. Přesná funkce jednotlivých tlačítek je následující:

Nová

Tímto tlačítkem lze založit do databáze novou akci, tedy novou kontrolu, audit, prověrku, inspekci apod.

Úpravy

Tímto tlačítkem lze stávající audit, kontrolu, prověrku apod. otevřít pro úpravy. Otevře se ta kontrola, audit, prověrka, na kterou jsme ukázali kliknutím myší nad jejím názvem v horní tabulce se seznamem zaznamenaných kontrolních, auditovacích apod. akcí.

Odstranit

Tímto tlačítkem lze právě zobrazenou kontrolu, audit, prověrku apod. z databáze odstranit. Pokud to uděláte, budou automaticky odstraněna i všechna zjištění, která byla k dané kontrole, auditu, prověrce apod. zaznamenána. Pokud byla k odstraňované kontrole definována nějaká nápravná a preventivní opatření propojená na plánování, pak tato nápravná a preventivní opatření odstraněna automaticky nebudou. Nicméně po odstranění záznamu kontroly, auditu, prověrky apod. bude možné tato opatření uvažovaným způsobem řídit právě v rozhraní pro plánování.

Zavřít

Tímto tlačítkem dojde k uzavření rozhraní pro kontroly, audity, prověrky apod. Doporučujeme k ukončování práce s rozhraním používat toto tlačítko.

Upravit jednotlivá zjištění

Tímto tlačítkem se otevírá další související rozhraní, kterým lze k příslušné definici kontroly, auditu, prověrky apod. zaznamenávat jednotlivá zjištění, připojovat k nim digitální fotografie, určovat termíny nápravy a stanovovat jednotlivá nápravná a preventivní opatření včetně termínů a odpovědných osob.

Bodování

Tímto tlačítem se dostaneme do rozhraní, které umožňuje vložit výsledky tzv. bodovací kontroly podle předem zpracovaného bodovacího schématu. K bodovací (nebo známkované) kontrole lze opět definovat nápravná a preventivní opatřené se stanovením odpovědných osob a termínů.

Tisk zprávy (pouze text)

Tímto tlačítkem lze ze zaznamenaných zjištění k příslušné kontrole, auditu, inspekci apod. vytisknout papírovou zprávu. Podmínkou je existence alespoň jednoho zjištění. Do zprávy nebudou vloženy digitální obrázky spojené s jednotlivými zjištěními.

Tisk zprávy (včetně fotodokumentace)

Jedná se o stejnou zprávu jako v předchozí definici, v této však bude vložen ke každému zjištění digitální obrázek, byl-li k příslušnému zjištění připojen.

Tisk prezentace (jen obrázky + komentář)

Tímto tlačítkem se vytisknou naležato jen zjištění a jejich popis včetně připojeného obrázku ve větším formátu (1 zjištění = 1 stránka). Do sestavy nebudou zahrnuta zjištění, kterým nebyl přiřazen žádný digitální obrázek.

 

Část 2 - Jak zaznamenávat zjištění z kontrol, auditů a podobných akcí

Pro ilustraci budeme předpokládat, že jsme právě provedli krátkou namátkovou kontrolu v nějakém provozu, a zjištěné (a také nafocené) skutečnosti, které nebylo možné vyřešit na místě, chceme zaznamenat, případně stanovit termíny náprav nebo stanovit nápravná či preventivní opatření. Abychom to mohli prostřednictvím rozhraní pro kontroly, audity a prověrky v software RISCON udělat, je potřeba si předem připravit několik jednoduchostí v souvislosti s pořízenými digitálními snímky:

1. připravit si složku pro uložení digitálních fotografií (pokud mají obrázky vidět i ostatní uživatelé, je nutné je vložit do nějaké sdílené složky,
2. do připravené složky stáhnout pořízené snímky (doporučujeme pro každou akci vytvořit novou složku, neboť při uložení stovek fotek v jedné složce může zdržovat při vyhledávání snímků a jejich spojování s jednotlivými zjištěními.),
3. pomocí vhodného programu stažené snímky optimalizovat co do velikosti, případně korigovat expozici, případně provést jiné úpravy nebo selekci.

K založení záznamu o nové kontrole, auditu, prověrce je potřeba provést následující kroky:

1. V rozhraní pro audity, kontroly, inspekce a prověrky klikněte na tlačítko "Nová" v pravé dolní části.
2. Vyplňte Název akce.
3. Vyplňte Podtitulek. Můžete zde uvést, na základě jakého požadavku (právního) byla akce provedena.
4. Vyplňte Datum akce.
5. Vyberte Zaměření akce kliknutím na šipku směřující dolů na pravém okraji příslušného pole.
6. Vyplňte pole Akce provedena kým.
7. Vyplňte pole Přezkoumávané dokumenty, případně napište, že v rámci předmětné kontroly, prověrky, auditu nebyly přezkoumávány žádné dokumenty.
8. Dále můžete, považujete-li to za potřebné, vyplnit pole pro poznámky, a zaškrtnout případná omezení přístupu k jednotlivým zjištěním pro ostatní uživatele programu RISCON.
9. Klikněte na tlačítko Upravit jednotlivá zjištění.

... poté se otevře rozhraní umožňující do databáze vložit údaje o jednotlivých skutečnostech zjištěných při kontrole, auditu nebo prověrce. Toto rozhraní vypadá takto:

K zaznamenání zjištění ke kontrole, prověrce, auditu postačí následující kroky:

1. Klikněte na tlačítko "Nové".
2. Pokud je ke zjištění k dispozici digitální fotografie, klikněte na tlačítko "..." vpravo od textu "Obr. 1 (tisk)" a nalistujte ve vašich složkách příslušný obrázek.
   





3. Klikněte na příslušný obrázek (jeho název se objeví v poli "Název souboru") a poté na tlačítko "OK". Zmenšenina připojeného obrázku se objeví v příslušném vymezeném prostoru. K jednotlivému zjištění lze připojit až 3 obrázky s tím, že jen obrázek č. 1 bude zahrnut do tiskové podoby výsledné zprávy z kontroly. Pokud na obrázek ve vymezeném prostoru kliknete, objeví se zvětšený tak, aby bylo možné si připomenout potřebný detail a poté formulovat příslušné zjištění.
   





4. Vyplňte Popis zjištění.
5. Vyberte Oblast do které příslušné zjištění patří.
6. Vyberte klasifikaci Závažnosti příslušného zjištění. Na výběr jsou následující možnosti:
   • silná stránka,
   • komentář,
   • slabá stránka
   • neshoda,
   • závažná neshoda.
7. Vyberte Provoz, kde bylo předmětné zjištění shledáno nebo kam zasahuje. Jednotlivé provoze nebo organizační útvary se definují zde.
8. Popište místo, kde bylo zjištění nalezeno.
9. Odkažte se na předpisy, směrnice, řády, které byly shledaným zjištěním porušeny, a to jejich vepsáním do pole Reference, předpisy atd..
10. Popište příčiny, případně je jendoduše analyzujte a výsledek vepište do pole Příčiny & jejich analýza.
11. Definujte výběrem nejvhodnější možnost další postup. Možnosti jsou:
    

    Rozhodne někdo jiný

    Tuto volbu použijete, pokud nebudete umět nebo nebudete dostatečně kompetentní rozhodnout, jak bude na příslušné zjištění reagováno. Rozhodnutí by měl provést obvykle někdo, kdo je kompetentní v dané věci rozhodnout, anebo za daný úsek/provoz/pracoviště/proces odpovídá. Pokud tuto volbu použijete, budete muset v dalším kroku určit, kdo tedy má v dané věci rozhodnout. Vybírat lze z množiny uživatelů programu RISCON, kteří mají povoleno zasahovat do lhůtníku a plánování.

    Bude provedena náprava

    Tuto volbu použijete, pokud k odstranění příslušného zjištění postačí jednoduchá náprava (např. něco uklidit, odstranit, připevnit apod.). K nápravě budete muset v dalším kroku stanovit termín.

    Bude přijato opatření

    Tuto volbu použijete, pokud příslušné zjištění, resp. jeho řešení vyžaduje složitější plánování nebo zapojení většího počtu osob, případně bude k danému zjištění připojeno jedno a více nápravných nebo preventivních opatření. V dalším kroku budete muset tato opatření stanovit a k nim příslušné termíny a odpovědné osoby, případně další osoby na příslušném opatření se podílející.

    Bude provedena náprava i přijato opatření

    Tato volba zahrnuje kombinaci předchozích dvou možností.

    Nebude se dělat nic

    Tuto volbu použijete tehdy, rozhodnete-li se s daným zjištěním dále nepracovat. Doporučujeme rozhodnutí tohoto druhu ponechat na fyzické osobě odpovědné za daný úsek/provoz/pracoviště/proces.

Určení osoby, která má v dané věci rozhodnout, se provádí jejím výběrem po kliknutí na tlačítko "+" vpravo od příslušného pole.

Termín provedení nápravy se vpisuje do pole Napravit do:. Tlačítkem "Napraveno!" lze později do databáze zapsat datum, kdy byla náprava provedena, případně příslušný komentář k nápravě. Zaznamenat nápravu lze i v celkovém přehledu zjištění určených k nápravě, viz níže.

Nápravné nebo preventivní popatření včetně stanovení termínu a odpovědné osoby lze definovat po kliknutí na tlačítko "+" pod tabulkou pro Související náprav./prevent. opatření. Zde definovaná opatření budou automaticky spojena nejen s právě zpracovávaným zjištěním, ale i s kontrolou, prověrkou, auditem, ke kterému příslušné zjištění patří. Všechna stanovená nápravná a preventivní opatření budou tedy viditelná přímo v rozhraní pro kontroly, audity, inspekce nebo prověrky. Tlačítkem "?" lze ke příslušnému zjištění zobrazit detailnější informace - předtím je však nutné příslušné opatření určit kliknutím na příslušný řádek tabulky obsahující jednotlivá definovaná opatření. Řádky s jednotlivými opatřeními jsou automaticky podbarvovány v závislosti na stavu jejich dokončení a stanoveného termínu.

Tlačítkem Uložit se zjištění uloží do databáze a zamkne před neúmyslnými úpravami.

Tlačítkem Úpravy lze detaily příslušného zjištění modifikovat. Před jeho otevřením je provedena kontrola pravidel přístupu k příslušnému zjištění a případným neoprávněným uživatelům jsou změny zamítnuty.

Tlačítkem Odstranit lze příslušné zjištění z databáze odstranit. Související definovaná opatření však automaticky odstraněna nebudou a v případě potřeby je nutné je najít a odstranit ručně v rozhraní pro plánování.

Tlačítkem Zavřít se rozhraní pro zapisování zjištění uzavře a řízení se vrátí zpět do rozhraní pro kontroly, audity, prověrky a inspekce.

 

Část 3 - Bodovací kontroly a bodovací schémata

Audit, kontrola, prověrka nebo inspekce v provozu obvykle probíhá pochůzkovým způsobem a víceméně náhodně zjištěné nedostatky se zaznamenávají, případně fotí. V některých organizacích se však organizují po jednitlivých provozech, pracovištích, halách nebo odděleních kontroly, kdy se posuzují skutečnosti podle předem daného schématu a každému takovému oddělení se za konkrétní specifickou oblast nebo záležitost přidělují body nebo dávají známky. Účelem je po několika opakováních kontroly podle stejného schématu na stejném pracovišti a na stejné směně zjistit, zda se množství nalezených nedostatů snižuje, či zda se dosahuje lepší průměrné známky, čímž se deklaruje mimo jiné i tzv. neustálé zlepšování. Kontroly podle předem daného schématu přispívají k prokazování soustavnosti kontroly tak, jak to vyžadují alespoň v bezpečnosti a ochraně zdraví při práci naše předpisy.

Abychom mohli jako výsledek kontroly zaznamenat přidělené body nebo známky, musíme nejdříve vytvořit tzv. Bodovací schéma. Takové schéma vytvoříme snadno v příslušném rozhraní, k němuž se dostaneme vlbou /Monitoring/Audity, Kontroly, Inspekce/Kritéria bodovacích kontrol.

Zmiňované rozhraní vypadá takto:

Levou horní část rozhraní vyplňuje tabulka se seznamem bodovacích schémat dosud definovaných pro právě otevřenou organizaci. Počet bodovacích schémat není omezen, nicméně doporučujeme jejich počet udžovat na nezbytně nutném minimu. Vpravo je umístěna tabulka se seznamem jednotlivých oblastí nebo posuzovaných témat (kritérií) pro příslušné bodovací schéma. Počet kritérií pro jedno bodovací schéma opět není omezen, nicméně kontrola zahrnující více než 50 kritérií může být časově náročnější a je potřeba s touto skutečností počítat. Pod levou tabulkou je umístěno několik polí, jejichž pomocí můžeme příslušné bodovací schéma popsat. Jde o následující pole:

Název schéma

Toto pole obsahuje název bodovacího schéma. Je zcela na uživateli, jaký název zvolí s ohledem na zvyklosti v dané organizaci.

Výsledkem je

Zde je potřeba zvolit způsob, jakým bude vypočten výsledek bodovací/známkovací kontroly. Pokud bude výsledkem průměr, pak hovoříme o známkování, jako je tomu ve škole. Např. (1) je nejlepší výsledek a (5) je výsledek nejhorší. Pokud bude výsledkem součet, pak hovoříme o bodování. Cílem je dosáhnout maximálního počtu bodů. Podle dosažených výsledků je možné buď v čase provnávat výsledky jednoho oddělení a sledovat vývoj, anebo jednorázově provnávat výsledky jednotlivých oddělení mezi sebou (to lze však v praxi jen v případě, pokud mají jednotlivá oddělení relativně srovnatelné podmínky).

Vytvořeno

Datum, kdy bylo příslušné bodovací schéma vytvořeno. Vyplňuje se automaticky.

Modifikováno

Datum, kdy bylo příslušné bodovací schéma naposledy modifikováno. Vyplňuje se automaticky. Vzhledem k požadavku časové porovnatelnosti výsledků se doporučuje v průběhu používání bodovacího schéma strukturu jednotlivých kritérií neměnit. Pokud to přesto uděláte, pak věříme, že víte, co děláte.

Min. skóre

Minimální povolené skóre. Ověřuje se při zapisování výsledků kontroly podle příslušného bodovacícho schéma.

Max. skóre

Maximální povolené skóre. Ověřuje se při zapisování výsledků kontroly podle příslušného bodovacícho schéma.

Poznámky

Do tohoto pole lze zapsat jakoukoliv poznámku k příslušnému bodovacímu schéma.

V levém spodním rohu je sada základních ovládacích tlačítek. Jejich funkce je podmíněna přidělením oprávnění pořizování záznamů v rámci kontrol, auditů a prověrek v rozhraní pro správu uživatelů. Jejich význam je následující:

Nové

Tímto tlačítkem lze založit nové bodovací schéma.

Úpravy

Tímto tlačítkem lze přepnout do režimu úprav bodovací schéma, které je zvýrazněno v levé horní tabulce se seznamem bodovacích schémat.

Odstranit

Tímto tlačítkem lze odstranit nadefinované bodovací schéma.

Zavřít

Tímto tlačíkem lze ukončit práci s rozhraním pro sestavení bodovacích schémat.

Vertikální sadou tlačítek vpravo od sezamu jednotlivých kritérií lze přidávat, modifikovat nebo odebírat jetnotlivá kritéria pro právě vytvořené nebo upravované bodovací schéma.

Tlačítkem "Sběr. formulář" si lze vytisknout sběrný formulář, který si lze s sebou vzít přímo do terénu a přimo do něho si dělat poznámky a přidělovat jednotlivým kritériím známky nebo body. Sběrný fornulář může vypadt například takto:

A teď zpět rozhraní pro audity, kontroly, inspekce a prověrky.

Chceme-li zapsat výsledky kontroly podle předem stanovaného bodovacího schématu, pak musíme v rozhraní pro audity, kontroly, prověrky a inspekce kliknout na tlačítko "Bodování" namísto tlačítka "Jenodtlivá zjištění". Ihned po kliknutí na uvedené tlačítko se objeví dialog pro výběr pracoviště a bodovacícho schématu:

V tomto dialogu vybereme příslušné bodovací schéma. Nabídnuta budou jen uživatelem předem definovaná bodovací schémata. Pokud žádné bodovací schéma nebude k dispozici, program RISCON tuto skutečnost oznámí a zápis výsledků bodovací kontroly nebude umožněn. Vedle bodovacího schéma je nutné určit, na jakém pracovišti byla bodovací kontrola provedena. Pracoviště lze definovat a dále upracovat pod nabídkou /Organizace/Definice pracovišť. Pokud již bylo pracoviště a bodovací schéma pro příslušnou konkrétní kontrolu jednou vybráno, bude tento krok vynechán.

Poté klikneme na tlačítko Zvolit a otevře se rozraní pro zápis bodovací kontroly, které vypadá následovně:

Pokud je příslušná monitorovací akce (tzn. kontrola, audit, prověrka nebo inspakce) v režimu úprav, pak je možné buď známkování nebo bodování rovnou zapisovat do tabulky jednotlivých kritérií ve sloupci Body/Známka, případně je vpisovat i s případným komentářem pomocí jednoduchého dialogu pod tlačítkem "Detaily". K výsledkům bodování nebo známkování můžeme opět připojit jedno nebo více nápravných či preventivních opatření, u kterých stanovime jejich termín a příslušnou odpovědnou osobu. Odpovědné osoby lze vybírat jen z množiny uživatelů programu RISCON, kteří mají oprávnění úprav ve lhůtníku a plánování. Nové nápravné nebo prevntivní opatření lze přidat tlačítkem "+" nad tabulkou s názvem Související náprav./prevent. opatření.

Jakmile je zápis bodů nebo známek a příslušných komentářů hotov, lze si výsledek vytisknout a založit nebo poslat dotčeným odpovědným osobám. Výsledek lze vytisknout pomocí tlačítka "Tisk" a výsledek může vypadat třeba takto:

 

Část 4 - Tisk zprávy z kontroly, auditu (pouze textové informace)

V tomto okamžiku předpokládáme, že údaje týkající se zjištění z kontroly, auditu, prověrky nebo inspekce jsou založeny v databázi programu RISCON. Nezřídka se stává, že výsledky auditu, kontroly, inspekce nebo prověrky je potřeba někomu prezentovat a samozřejmě je v případě požadavku doložit, že takové kontroly, audity a prověrky probíhají, případně chceme mít od odpovědné osoby podepsáno, že se s výsledky auditu, kontroly nebo prověrky seznámila. K tomu je potřeba přenést výsledky na papír. Asi budete souhlasit, že by bylo nepraktické, kdyby bylo potřeba již jednou napsané skutečností týkající se zjištění z auditu, kontroly nebo prověrky znovu přepisovat do nějaké souhrnné zprávy např. prostřednictvím nějakého textového editoru, jakým je například MS Word. Proto je program RISCON vybaven několiky typy tiskových výstupů, pomocí kterých lze výsledky prověrky, kontroly nebo auditu takzvaně "dostat ven".

První možností je vytisknout zjištění z auditu, kontroly nebo prověrky tak, jak byla zaznamenána, avšak bez doprovodných digitálních ilustrací. Lze to provést velmi snadno:

1. Zvolte v tabulce se seznamem kontrol, prověrek nebo auditů tu, jejíž zjištění chcete vytisknout (stačí kliknout na její název).
2. Klikněte na tlačítko "Tisk zprávy (pouze text)".
3. Vyberte, kam má být tiskový výstup směrován.

Výsledek může vypadat nějak takto:

 

Část 5 - Tisk zprávy z kontroly, auditu (včetně obrázků, fotografií)

Pokud chcete, je možné jednotlivá zjištění z kontroly, auditu, prověrky nebo inspekce vytisknout včetně doprovodných obrázků, které byly k jednotlivým zjištěním připojeny v době jejich zapisování do databáze. Ke každému zjištění je možné připojit až 3 obrázky, nicméně před tiskem nebo během jejich připojování je potřeba počítat s tím, že do tiskového výstupu se dostane jen jeden z nich, a to ten, který je v rozhraní pro zaznamenávání jednotlivých zjištění nejvíce vlevo, a pod nímž naleznete označení Obr. 1 (tisk).

Pokud tisknete z zprávu včetně obrázků, doporučujeme použít barevnou tiskárnu. Černobílý tisk lze samozřejmě použít také, ale na snímcích nemusí být zcela jastě patrné některé detaily. Ověřte si předem, zda máte ve zprávě všechno, co potřebujete, před posláním tisku na papír, abyste jednak zbytečně nespotřebovávali papír a nezvyšovali náklady na tisk, zejména u inkoustových barevných tiskáren levnější provenience. Počítejte s faktem, že nelze tisknout jednotlivé strány, ale vždy celou zprávu vcelku. To lze obejít jen tak, že zprávu pošlete namísto do tiskárny do procesoru, který vyrobí soubor ve formátu PDF, ze kterého lze například tisknout i jen jednotlivé stránky nebo který lze snado odeslat jako příloha e-mailové zprávy. Na internetu lze najít několik zdarma poskytovaných konvertorů výstupních sestav do PDF (stačí chvíli googlit a hledat např. "PDF Creator"). Nicméně komerčně koupený konvertor nabízí ještě jiné funkce pro práci s tiskovými dokumenty (např. Adobe Acrobat).

Vytištění zprávy včetně obrázků je opět velmi jednoduché:

1. Zvolte v tabulce se seznamem kontrol, prověrek nebo auditů tu, jejíž zjištění chcete vytisknout (stačí kliknout na její název).
2. Klikněte na tlačítko "Tisk zprávy (včetně fotodokumentace)".
3. Vyberte, kam má být tiskový výstup směrován.

Titulní stránka zprávy je stejná s předchozí variantou. Stránky s jentolivými zjištěními se liší a mohou vypadat například takto:

 

Část 6 - Vytvoření jednoduché prezentace z uložených fotografií k jedné akci

Někdy je potřeba jednotlivá zjištění někomu prezentovat. Typickou situací je například úvodní přezkoumání stavu nebo prověrka na všech pracovištích, kterou je potřeba alespoň jednou za rok provést, jak velí náš Zákoník práce. Pokud máte čas si s prezentací jednotlivých snímků hrát, určitě existují nástroje, kterými se taková prezentace dá sestavit tak, aby vypadala profesionálně včetně přechodů mezi snímky a jinými funkcemi, které takový prezentační software nabízí.

Pokud však nemáte čas, můžete jednoduchou prezentaci nechat sestavit programem RISCON a vytisknout ji třeba do formátu PDF a dále elektronicky distibuovat nebo po stránkách promítat na zeď. Spolu s jednotlivými snímky se na příslušné stránce zobrazí i popis příslušného zjištění, což usnadňuje prezentátorovi ústní komentář k jednotlivým situacím.

Program RISCON do prezentace zahrne jen ta zjištění, ke kterým byl přiřazen obrázek. Prezentace je hotová během minuty a lze ji vyrobyt opět velmi snadno:

1. Zvolte v tabulce se seznamem kontrol, prověrek nebo auditů tu, jejíž zjištění chcete vytisknout (stačí kliknout na její název).
2. Klikněte na tlačítko "Tisk prezentace (jen obrázky + komentář)".
3. Vyberte, kam má být tiskový výstup směrován.

Výsledek může vypadat třeba takto:

 

Část 7 - Celkový přehled skutečností určených k nápravě

Program RISCON je stavěn tak, že počítá se skutečností, kdy může záznamy z auditů, kontrol, prověrek a inspekcí v rámci jedné organizace pořizovat i více osob současně. Navíc tyto audity, kontroly, prověrky a inspekce nemusí zasahovat jen do oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, ale do téměř jakékoliv oblasti. To s sebou nese skutečnost, že jednotlivých zjištění může být poměrne velký počet, a někdo musí sledovat, že naplánované nápravy neshodných situací nebo skutečností musí termínově někdo tzv. hlídat.

První variantou je, že tyto termíny hlídá ten, kdo záznam z kontroly, inspekce, auditu nebo prověrky pořídil. Odpovědné osoby např. e-mailem nebo telefonicky nahlašují provedení určité nápravy a ten, kdo náprav naplánoval (resp. při zápisu zjištění určil termín nápravy), zapíše do databáze programu RISCON k příslušnému zjištění i datum, kdy byla příslušná neshodná situace napravena.

Druhou možností je umožnit jednotlivým odpovědným osobám zaznamenávat data jednotlivých náprav samostatně. To vyžaduje jejich aktivní účast a práci přímo s programem RISCON, tudíž jim k tomu bude potřeba vytvořit uživatelský účet.

Aby byly obě varianty snadno proveditelné, je program RISCON vybaven rozhraním, které soustřeďuje všechna dosud nenapravená zjištění, která mají být do určitého data napravena, ze všech zaznamenaných auditů, kontrolk, inspekcí a prověrek do jednoho místa. Toto místo najdete v hlavní nabídce pod /Monitoring/Audity, Kontroly, Inspekce/Zjištění z kontrol určená k nápravě:

Vlastní rozhraní pak vypadá takto:

Hlavním objektem tohoto rozhraní se tabulka se seznamem všech zjištění určených k nápravě, jejichž náprava dosud nebyla zaznamenána. Jednotlivá zjištění jsou seřazena podle oddělení/organizačních útvarů/provozů, aby jednotlivé odpovědné osoby za zajištění nápravy měly blízko sebe skutečnosti, které budou potřebovat. Tabulka obsahuje mimo interního kódu zjištění příslušný provoz; oblast, kam příslušné zjištěn zasahuje; zábažnost zjištění; termín nápravy; a prvních 100 znaků z popisu zjištění.

Pod touto tabulkou najdeme pole, kde lze přečíst celý popis příslušného zjištění, tlačítko "Zaznamenat nápravu", a případně připojené digitální obrázky k příslušnému zjištění. Kliknutím na existující obrázek způsobí zobrazení jeho zvětšeniny.

Pokud chceme zaznamenat nápravu, musíme kliknut na tlačítko "Zaznamenat nápravu". Poté se zobrazí následující jednoduchý dialog.

Stačí zaznamenat datum, kdy došlo k nápravě příslušného zjištění, doplnit komentář, je-li to pro daný případě potřeba, a kliknout poté na tlačítko "Uložit".

Uložením nápravy příslušné zjištění zmizí ze seznamu zjištění, ke kterým dosud nebyla provedena naplánovaná náprava.

Tlačítkem "Zavřít" lze ukončit práci s rozhraním pro zaznamenávání naplánovaných náprav zjištení z auditů, kontrol, inspekcí a prověrek.

 

Část 8 - Propojení záznamů z kontrol a auditů a příslušných nápravných a preventivních opatření

Jak bylo již výše uvedeno, v programu RISCON lze k jednotlivým zjištěním z audotů, kontrol, prověrek a inspakcí přirazovat jeno nebo více preventivních a nápravnách opatření. Aby toto definování příslušných opatření nebylo samoúčelné, je pro jejich definování a správu využíván jiný modul programu RISCON, a to lhůtník a plánování. To znamená, že jakmile nápravné nebo preventivní opatření definujeme (tzn. popíšeme, co je jeho předmětem, kdo je za něj odpovědný a do kdy se má realizovat), program RISCON jej automaticky sleduje, hlídá stanovená termín, dokáže dotčeným osobám poslat informativní e-mail, že bylo nějaké opatření naplánováno, nebo že se blíží jeho termín, nebo že jsme s termínem v prodlení apod.

Opatření z auditu, kontroly, inspekce nebo prověrky pak existuje jako jakákoliv jiná naplánovaná akce mezi ostatními již naplánovanými akcemi ve lhůtníku a plánování. Pro bližší představu si prohlédněte následující jednoduché schéma:

Na úrovní kontrol, auditů, inspekcí a prověrek lze sledovat stav všech nápravných a preventivních opatření, která byla definována na základě zjištění náležících příslušné kontrole, auditu, inspekci nebo prověrce.

Na úrovni jednotlivých zjištění lze sledovat stav nápravných a preventivních opatření, která byla definována v souvislosti s právě zobrazeným zjištěním.

Kapacita počtu jednotlivých auditů, kontrol, prověrek a inspekcí, kapacita počtu jednotlivých zjištění či kapacita počtu nápravných a preventivních opatření a propojení mezi nimi navzájem je v běžných podmínkách v databázi programu RISCON plně dostačující. Ve všech případech lze teoreticky nadefinovat statisíce kontrol, jejich zjištění nebo navazujících nápravných či preventivních opatření.

 

Část 9 - Jak ovlivňovat rozhodovací proces založený na zjištěních z kontrol a auditů

Průběh procesu rozhodování o tom, jak bude naloženo s jednotlivými zjištěními z auditů, kontrol, inspekcí a prověrek, je dobré důkladně promyslet a popsat. Zvliště pak, jedná-li se o větší organizace.

Ten, kdo provádí kontrolu, audit, inspekci či prověrku (např.: osoba odborně způsobilá v prevenci rizik, osoba odborně způsobilá v požární ochraně, požární technik, požární preventista, interní auditor pro jakoukoliv oblast řízení, odborář apod.) nemusí být v oklamžiku, kdy zapisuje zjištění a sestavuje zprávu z kontroly, prověrky, auditu nebo inspekce, v pozici, aby mohl kvalifikovaně rozhodnout o tom, jak se s daným zjištěním naloží. Prakticky vzato, pokud např. požární technik nalezne stav, že některý prostor je využíván co do požární bezpečnosti v příkrém rozporu s užíváním, pro které byl daný prostor naposledy kolaudován, není v pozici rozhodnout, co se stakovou situací bude dělat. Tím spíše, pokud je požární technik "jen" najatou službou.

Za takové situace by měl onen požární technik ve výše uvedeném případě vědět, na koho má rozhodnutí v dané věci směrovat.

K tomu je v programu RISCON jasně definovaný aparát umožňující směrování takových rozhodnutí. Pokud ten, kdo zjištění z kontroly, auditu, inspekce nebo prověrky nedokáže v danou chvíli rozhodnout, jak se s příslušným zjištěním naloží, označí někoho jiného z řady uživatelů programu RISCON, kdo má o osudu konkrétního zjištění rozhodnout. Pokud se příslušný uživatel do programu RISCON přihlásí tentýž den, pak je mu ihned po přihlášení zobrazen seznam záležitostí, jejichž další osud je nutné rozhodnout. Pokud se příslušný uživatel ten den nepřihlásí a je nastaveno automatické e-mailové upozorňování, pak příslušnému uživateli bude odeslán e-mail s upozorněním na skutečnosti, o kterých je potřeba rozhodnout. To je signálem přihlásit se do programu RISCON a příslušné rozhodnutí provést.

V praxi se může stát, že bude k provedení rozhodnutí označena osoba (uživatel), která opět není kompetentní v dané věci rozhodovat, avšak kompetentní osobu zná. V tom případě lze v programu RISCON tzv. poslat "horký brambor" dále, a to naprosto shodným výše uvedeným způsobem. Pro ilustraci jednoduchý vývojový diagram (NO = nápravné nebo preventivní opatření):

Celý proces rozhodování o tom, jak se s daným zjištěním naloží, lze v programu RISCON řídit jednoduše při zápisu zjištění z kontroly, auditu, prověrky nebo inspekce, a to volbou stavu jediného prvku:

Obsah pole Kdo má rozhodnout... lze určit tlačítkem "+" pouze v případě, kdy pole Další postup je nastaveno na hodnotu: "Rozhodne někdo jiný".