Část 1 - Popis rozhraní a základní informace

Než se pustíme do popisování, připomeňme si jednu pasáž ze Zákoníku práce:

§ 101 odst. (3): Plní-li na jednom pracovišti úkoly zaměstnanci dvou a více zaměstnavatelů, jsou zaměstnavatelé povinni vzájemně se písemně informovat o rizicích a přijatých opatřeních k ochraně před jejich působením, která se týkají výkonu práce a pracoviště, a spolupracovat při zajišťování bezpečnosti a ochrany zdraví při práci pro všechny zaměstnance na pracovišti. Na základě písemné dohody zúčastněných zaměstnavatelů touto dohodou pověřený zaměstnavatel koordinuje provádění opatření k ochraně bezpečnosti a zdraví zaměstnanců a postupy k jejich zajištění.

Výše uvedený právní požadavek je obvykle řešen, pokud je vůbec řešen, nějakou rámcovou písemnou dohodou mezi zaměstnavateli, která obsahuje informace o vzájemně působících nebezpečích a stanoveních protiopatřeních.

Vzhledem k tomu, že jde o rámcové dokumenty zpracovávané k určitému datu, nelze ani při nejlepší vůli ve většině případů postihnout všechny situace a nebezpečí, která mohou při interakci zaměstnavatelů hrát výzamnou roli. Stejně tak nelze v rámci procesu identifikace nebezpečí a hodnocení rizik postihnout dopředu všechny situace, které mohou nastat. Takové situace je potřeba tedy řešit až těsně před zahájením příslušné práce (kdy už se ví, co a jak a s čím se bude dělat) tak, aby informace o nebezpečích a konkrétní pokyny ve smyslu protiopatření byly co nejkonkrétnější.

K naplnění tohoto požadavku tak, aby bylo co možná nejlépe zajištěno důsledné informování dočtených osob, vytvořili jsme rozhraní umožňující rychle určit nebezpečí a stanovit základní preventivní opatření a vytisknout tzv. Povolení k práci, které je obvykle onou písemnou dohodou, o níž mluví Zákoník práce. Lze jej využít i na povolení prací prováděných vlastními zaměstnanci. Pro určité druhy prací je písemné povolení vyžadováno dalšími právními předpisy (např. povolení práce s otevřeným ohněm, povolení (de)montáže težkých konstrukčních dílů apod.).

Snažili jsme se, aby obsah i forma vystavovaných Povolení vyhovovala co nejširšímu spektru organizací. Pokud byste našli něco, co by dále mělo být součástí těchto Povolení, kontaktujte nás.

K rozhraní pro systém Povolení k práci se lze dostat z hlavní nabídky volbou /Monitoring/Povolení na práci:

Rozhraní pro systém Povolení k práci je rozdělen na tři hlavní části:

Historie povolení na práci

Tato část umožňuje zobrazení všech povolení, které kdy byly prostřednictvím programu RISCON vystaveny. Umožňuje vyhledávání starších povolení, klonování starších povolení do nových a dodatečný tisk písemné podoby příslušného povolení. Do databáze lze ukládat všechna vystavená povolení a kapacita databáze obvykle vystačí na mnoho let (více než 1300000 vystavených Povolení).

Nové povolení na práci

Tato část umožňuje pomocí průvodce sestavit a vytisknout nové Povolení na práci. Průvodce umožňuje projít bez potíží všemi požadovanými částmi povolení a při jeho vystavování na nic nezapomenout. K vystavení povolení pro vlastní zaměstnance nebo pro zaměstnance jiného zaměstnavatele je potřeba, aby tito zaměstnavatelé byli definováni v rozhraní pro správu dodavatelů. Každé vystavené Povolení obdrží těsně před jeho tiskem unikátní číslo, kterým jsou případně označeny i jeho přílohy, pokud budou vytvářeny. Číslo vždy začíná kalendářním rokem a pak pořadovým číslem. Každý nový rok se pořadové číslo vynuluje a začíná se opět od jedničky. Na konci průvodce je možné určit, zda Povolení v databázi RISCON má být uzavřeno automaticky, anebo se bude čekat na manuální uzavření příslušného Povolení.

Právě otevřená povolení na práci

V této části je možné sledovat právě otevřená (běžící) Povolení. Lze tak velmi snadno zjistit, kde a jaká práce na Povolení momentálně probíhá a jít se na příslušné místo podívat např. za účelem kontroly dodržování podmínek stanovených v příslušném Povolení. V této části lze také platnost Povolení, které se neuzavírá automaticky, prodlužovat.

Výhodou je, že jeden systém pro Povolování práce může na lokální síti využívat více osob s oprávněním taková Povolení vystavovat. A to prakticky bez jakéhokoliv omezení co do počtu takových osob vystavujících Povolení současně.

Historie povolení na práci vypadá takto:

Hlavním objektem této části je tabulka obsahující chronologicky řazený seznam dosud vystavených povolení. Obsah jednotlivých sloupců je následující:

ID

Unikátní číslo vystaveného povolení.

Platnost od

Datum a čas, od kdy příslušné povolení platí.

Hodiny

Počet hodin platnosti povolení (datum a čas konce platnosti - datum a čas začátku platnosti).

Popis povolované práce

Prvních 100 znaků z pole popisu povolované práce uvedeném na příslušném povolení.

Oddělení

Oddělení/Provoz, kde bude je nebo byla povolovaná práce prováděna.

Org. příjemce

Organizace příjemce povolení.

Vystavil

Kdo příslušné povolení vystavil

Objekt

V jakém objektu povolovaná práce probíhala

ID zař.

Identifikační kód zařízení, na kterém se pracovalo, zapsaný do povolení tím, kdo jej vystavil.

Název zařízení

Název zařízení, na kterém se pracovalo.

Pokud se jedná o povolení, které bylo podle pravidel uzavřeno a jeho platnost již skončila, příslušný řádek je v černobílém provedení. Pokud se jedná o povolení, jehož platnost již skončila, ale jeho uzavření nebylo do databáze zaneseno, je příslušný řádek v černočerveném provedení. Pokud se jedná o povolení, jehož platnost již započala ale ještě neskončila, pak je příslušný řádek v černožlutém provedení. Pokud platnost povolení ještě nenastala, je příslušný řádek v černozeleném provedení.

Význam jednotlivých tlačítek umístěných pod tabulkou se seznamem dosud vystavenách povolení je následující:

Hledat

Tímto tlačitkem lze vyhledávat v celé historii vystavených povolení. Hledá se řetězec znaků zadaný do pole vlevo od tohoto tlačítka. Výskyt hledaného řetezce je vyhledáván v popisu povolované práce, v objektu, kde byla práce povolena, v identifiátoru a v názvu příslušného zařízení, na němž byla práce povolena. Do výsledku budou zahrnuta ta povolení, kde se najde alespoň jedna shoda. Velikost písmen při vyhledávání nehraje roli.

Zrušit

Tímto tlačítkem lze vystavené povolení odstranit z databáze. Odstranění je povoleno jen tomu uživateli, který příslušné povolení vystavil.

Tisknout

Tímto tlačítkem lze znovu vytisknout již vystavené povolení. Informace v databázi nelze v uloženém povolení dodatečně upravovat s výjimkou data a času ukončení platnosti. V případě potřeby změny doporučujeme chybně vystavené povolení klonovat, doplnit a upravit a vystavit znovu. Staré chybné povolení následně odstranit.

Klonovat

Tímto tlačítkem lze povolení, které je v tabulce se seznamem dosud vystavených povolení zvýrazněno, klonovat a následně upravovat a vytvořit z něj povolení nové. Vzhledem k tomu, že se často povolují opakovaně tytéž práce na stejných zařízeních, lze klonováním tento proces opakujících se povolení výrazně urychlit. Doporučujeme však vždy detailně zkontrolovat všechny parametry klonovaného povolení a upravit nebo doplnit ty údaje, u nichž to skutečnost nebo nastalá situace vyžaduje. Odpovědnost je vždy na tom, kdo příslušné povolení vystavuje.

Zavřít

Tímto tlačítkem lze rozhraní historie vystavených povolení uzavřít.

Průvodce vytvořením nového povolení vypadá takto:

Pomocí tohoto průvodce lze v několika krocích sestavit podmínky povolované práce včetně přípravy, identifikace možných nebezpečí a stanovení adekvátních protiopatření na dobu platnosti takového povolení. Rozsah kroků, které bude nutné při sestavení povolení na práci projít, je závislý na druhu povolované práce. Pokud je tedy součástí povolované práce manipulace s otevřeným ohněm nebo práce ve výškách bude potřeba stanovit opatření v širším rozsahu ve srovnání se situacemi, kdy tyto druhy prací prováděny nebudou.

Detailní postup sestavení povolení pomocí tohoto průvodce je uvedeno v části 2 této kapitoly.

Rozhraní právě otevřených povolení vypadá takto:

V tomto rozhraní lze sledovat všechna dosud vystavená povolení, jejichž platnost ještě nenastala, jejichž platnost právě běží, případně jejich platnost již skončila, ale ten, kdo je vystavil, nezaznamenal do databáze jejich uzavření (uzavírat lze povolení i automaticky).

Právě běžící povolení jsou provedena černožlutě. Povolení, jejichž platnost teprve nastane, jsou v černozeleném provedení. Neuzavřená povolení s ukončenou dobou platnosti jsou provedena černočerveně. Pokud taková neuzavřená povolení s ukončenou dobou platnosti existují, následující cen je dotčeným vystavovatelům těchto povolení odeslán e-mail s upozorněním na tuto skutečnost (to však jen v případě, že následující den program RISCON někdo spustí a je nastaveno automatické upozorňování na zjištěné skutečnosti, viz základní nastavení).

Hlavním objektem tohoto rozhraní je tabulka obsahující seznam tzv. otevřených nebo běžících povolení. Její sloupce jsou shodná se sloupci v rozhraní pro historii všech vystavených povolení. Pod touto tabulkou jsou umístěna ovládací tlačítka, jejichž význam je následující:

Zrušit

Tímto tlačítkem je možné v tabulce zvýrazněné povolení odstranit z databáze. Odstranění je povoleno jen tomu uživateli programu RISCON, který příslušné povolení vystavil. Odstranění povolení je zapisováno do záznamu systémových událostí.

Tisknout

Pomocí tohoto tlačítka lze dodatečně znovu vytisknout jedno z otevřených povolení, které je v tabulce zvýrazněno. Údaje na vystaveném povolení není možné dodatečně upravovat.

Prodloužit

Toto tlačítko slouží ke změně data a času konce platnosti příslušného povolení. Prodloužení platnosti příslušného povolení je opět vyhrazeno jen uživateli, který jej vystavil.

Ukončit

Tímto tlačítkem se ukončuje platnost povolení, u kterých se jejich platnost neukončuje automaticky. Ihned po dokončení tohoto kroku příslušné povolení ze seznamu právě otevřených pvolení vypadne a zůstane dostupné jen v rámci rozhraní pro historii dosud vystavených povolení.

Zavřít

Tímto tlačítkem lze ukončit práci s rozhraním pro právě otevřená povolení na práci

 

Část 2 - Jak vytvořit písemné povolení k práci

Sestavení povolení na práci pomocí průvodce programu RISCON vyžaduje několik jednoduchých podmínek a předpokladů:

• Povolení na práci by měli vystavovat jen jednotlivci z určené skupiny osob, které jsou v rámci příslušné organzance určeni a vyškoleni tuto úlohu kompetentně zvládnout, čili musí být znalí místa, kde se bude povolovaná práce provádět, a podmínek, za kterých se má nebo bude provádět.
• Předem je potřeba ověřit, zda v rozhraní pro správu dodavatelů je definována organizace (včetně organizace vlastní), ze které pochází příjemce povolení. Povolení nelze vystavit příjemci z organizce, která v tomto seznamu není anebo má vystavení povolení v tomto seznamu zakázáno. Tím lze také zajistit, aby povolení nemohlo být vystaveno osobám zaměstnavatelů, kteří se určeným způsobem pro takovou situaci nekvalifikovali předepsaným seznámením v všeobecně platnými bezpečnostními podmínkami.
• Předem je potřeba zjistit, jaká fyzická osoba bude tzv. příjemcem povolení, a znát tedy její jméno.
• Předem je potřeba zjistit, podpisy jakých dalších osob budou na povolení potřeba, a znát tedy jejich jména.
• I když program RISCON nijak neomezuje dobu platnosti, na kterou lze jednotlivé povolení vystavit, doporučujeme platnost omezit na nejdéle do konce směny vystavovatele nebo příjemce konkrétního povolení. Pokud práce probíhá dělší dobu, než je jedna směna, pak doporučujeme vystavit povolení zvlášť na každou směnu. Pokud povolení vystavujete na delší dobu platnosti, domníváme se, že k tomu máte pádný důvod a víte, co děláte.
• Program RISCON neumožňuje vystavení povolení do minulosti.

Následuje popis kroků vedoucích k vystavení povolení:

1. Otevřete průvodce sestaveným nového povolení z hlavní nabídky následující volbou: /Monitoring/Povolení na práci/Nové povolení na práci. Otevře se následující obrazovka Popis práce:
   





2. Označte kliknutím alespoň jeden druh výkonu povolované práce. Pokud zakliknete Práce s otevřeným ohněm, jiskřením, horkými povrchy nebo Práce ve všce..., pak bude průvodce prožadovat i další informace související s povolením těchto druhů práce. Pokuc kliknete na Jiná práce vyžadující povolení, pak je potřeba vyplnit i pole hned vpravo, aby bylo jasné, o jakou práci se jedná.
3. Vyplňte stručný popis práce. Snažte se s popisem vejít do polem vymezeného prostoru.
4. Můžete vyplnit údaj o čísle obchodní objednávky, na základě které je přslušná povolovaná práce prováděna.
5. Vyberte provoz/oddělení, kde bude povolovaná práce probíhat.
6. Učete/Popište místo, kde bude povolovaná práce probíhat.
7. Vepište označení objektu, ve kterém bude práce probíhat, např. "SO 112, AB1, apod.".
8. Vepište označení zařízení, na kterém bude poovolvaná práce probíhat, je-li tento údaj relevantní. Stejně tak uveďte i název tohoto zařízení. Mějte na paměti, že podle těchto údajů včetně popisu povolované práce lze později příslušné povolení rychle vyhledat. Používjte jen zkratky, které jsou srozumitelné jak vystavovateli, tak i příjemci povolení.
9. Stanovte čas počátku platnosti povolení. Přednastavena je hodnota okamžiku otevření průvodce + 30 minut.
10. Stanovte čas konce platnosti povolení. Přednastavena je hodnota okamžiku otevření průvodce + 8 hod 30 minut.
11. Zkontrolujte vložené údaje a klikněte na tlačítko "Další". Proběhne základní kontrola konzistence vložených údajů. Pokud je vše vpořádku, objeví se obrazovka dalšího kroku Příprava:
    





12. Je-li to pro povolovanou práci relevantní, zaklikněte, co příslušné zařízení obsahovalo nebo obsahuje, případně tyto informace vypište.
13. Zakliknutím všech skutečnosti odpovídajících možnosti určete, v jakém stavu se zařízení příjemci povolení předává, je-li to pro danou práci relevantní.
14. Vyplňte, kudy se má příjemce povolení, případně jím vedená skupina osob, k místu práce dostat. Např.: "Severním vjezdem do haly A".
15. Klikněte na tlačítko "Další". Objeví se obrazovka dalšího kroku Nebezpečí:





16. Zaklikejte všechna nebezpeční o nichž víte, že by příjemci povolení, případně jím vedené skupině fyzických osob, mohla v průběhu platnosti povolení reálně hrozit. V tomto kroku je důležité dostatečné povědomí o místě práce, o dotčeném zařízení, materiálech a technologii, které budou povolovanou prací dotčeny.
17. Pokud víte o dalších nebezpečích, která nejsou přednastavena, vepište je do pole Další výše neuvedená nebezpečí.
18. Pokud z činnosti příjemce povolení, případně z činnosti jemu podléhajících osob, vyvstávají další nebezpečí, která by mohla ohrozit vystavovatele nebo zaměstnance organizace vystavovatele, případně způsobit nějakou významnější škodu, uveďte je podle instrukcí příjemce do pole Další nebezpečí vznikající činností přijemce povolení.
19. Klikněte na tlačítko "Další", čímž se otevře obrazovka dalšího kroku "Opatření":





20. Pozorně zaklikejte relevantní přednastavená opatření. Vycházejte mimo jiné i z nebezpečí, o nichž v sozuvislosti s povolovanou prací víte.
21. Zvlášť zvažte údaj určující minimální nutný počet osob k provedení povolované práce.
22. Pokud vámi stanovené opatření v přednastavených nenajdete, použijte pole Další výše neuvedená opatření k zajištění bezpečnosti.
23. Klikněte na tlačítko "Další". Tím doje k zobrazení dalšího kroku OOPP:





24. Zaklikejte všechny relevantní druhy osobních ochranných pracovních prostředků nebo technických prostředků, o nichž víte, že jsou potřeba s ohledem na nebezpečí, jimž bude příjemce povolení nebo jím řízená skupina osob vystavena.
25. Pokud bude potřeba nějaký druh OOPP, který není přednastaven k použití, vypište jej slovně do pole Další výše neuvedené osobní ochranné prostředky nebo vybavení.
26. Klikněte na tlačítko "Další". Tím se dostaneme k dalšímu kroku Měření:





27. Pokud bude příjemce povolení, případně jím vedená skupina osob, provádět povolovanou práci v prostřdí, která může potenciálně souviset s nebezpečnou atmosférou z pohledu nedostatku kyslíku, hořlavosti nebo zdravotní škodlivosti, stanovte příslušný druh a odpovědnou osobu za příslušná měření. Přitom zvažte, zda např. k úbytku kyslíku v daném prostoru nemůže dojít i prováděním povolené práce příjemcem.
28. Pak klikněte na tlačítko "Další". Pokud se nejedná o práce s ohněm nebo ve výškách, dalším krokem bude Závěr a Tisk. V opačném případě bude dalším krokem doplnění specifických opatření pro práci s ohněm nebo pro práci ve výškách.





29. Určete způsob práce s otevřeným ohněm, který bude pro provedení povolované práce použit.
30. Určete základní požárně-preventivní opatření, která budou před zahájením práce nebo v jejím průběhu provedena, a kdo jejich provedení zajistí, zda vystavovatel povolení nebo jeho příjemce.
31. Určete, jaká požárně bezpečnostní zařízení budou při provádění povolované práce k dispozici, pokud existují.
32. Klikněte na tlačítko "Další", čímž se přeneseme k dalšímu kroku požárně preventivních opatření:





33. Vyplňte, kdo danou práci s otevřeným ohněm bude provádět včetně čísla příslušného průkazu nebo oprávnění k těmto činnostem. Ověřte, zda má dotyčná osoba příslušný průkaz u sebe a zda je platný.
34. Vyplņte, kdo bude dělat požární dohled v průbehu povolované práce.
35. Vyplňte, kdo bude dělat požární dohled po skončení práce s otevřeným ohněm v právním předpisem stanoveném rozhsau (8 hodin).
36. Je-li to pro povolovanou práci relevantní, vyplňte pole Další specifické pokyny, zákazy....
37. Klikněte na tlačíto "Další". Pokud se nejedná o práce ve výškách, dalším krokem bude Závěr a Tisk. V opačném případě bude dalším krokem doplnění specifických opatření pro práci ve výškách.





38. Zaklikejte, případně upřesněte relevantní opatření pro zajištění bezpečnosti při práci ve výšce.
39. Pokud chcete uplatnit opatření, která nejsou mezi přednastavenými možnostmi, popište je v poli Další opatření....
40. Klikněte na tlačítko "Další". Tím se dostaneme k poslednímu kroku Závěr a Tisk:





41. Výběrem z nabídky určete zadavatele podmínek a vystavovatele povolení. Obvykle jde o jednu a tutéž osobu, která je implicitně přednastavena, a to uživatel, který průvodce sestavením povoleni vyvolal.
42. Vypište jméno příjemce povolení.
43. V poli firma výběrem z nabídky určete zaměstnavatele příjemce povolení.
44. Je-li to pro daný případ relevantní, vypište jména dalších osob, jejichž podpis vyžadujete na vystavovaném povolení.
45. Pokud není předpoklad, že by došlo z nějakého důvodu k požadavku na prodloužení platnosti vystavovaného povolení, zaklikněte Povolení uzavřít automaticky.... Tak se z důvodu uzavření vystavovaného povolení již nebudete muset vracet k počítači.
46. Klikněte na tlačítko "Uložení a Tisk". Objeví se požadavek na potvrzení. Kliknete-li na "Ne", bude možné ještě podmínky v povolení upravit.





47. Kliknutím na tlačítko "Ano" bude zobrazen násldující dialog se zobrazeným unikátním číslem povolení:





48. Po kliknutí na tlačítko "OK" vyberte tiskárnu, kam má být povolení směrováno. Podle počtu příloh bude možná nutné tento krok opakovat pro každou přílohu zvlášť.
49. Při určení tiskárny stanovte počet tištěných kopií minimálně na hodnotu 2. Jednu podepsanou kopii obdrží vystavovatel, druhou si ponechá příjemce.
50. Ještě jednou zkontrolujte, zda je na povolení vše podle vašich představ. Pokud ano, je sestavení povolení hotovo.

Vystavené povolení může včetně příloh před vlastním podepsáním vypadat na papíře například takto: