Část 1 - Proč definovat organizace a organizační jednotky

Program RISCON vychází z předpokladu, že jeho prostřednictvím bude předmětná problematika řešena pro určité organizace (společnosti, firmy, úřady, školy, nemocnice, případně jejich části, jedná-li se o organizace s větším počtem zaměstnanců). K tomu je program vybaven prostředky, které umožňují jednak oddělené zpracování jednotlivých činností pro každou z nich, jednak pro sdílení společných informací tak, aby bylo možné je zadávat je jednou a následně opakovaně využívat bez nutnosti vkládání stejných dat znovu a znovu.

Ihned po instalaci je v programu RISCON definována "Zkušební organizace", na které si lze většinu funkcí programu vyzkoušet. Nicméně v případě, že je nutné začít RISCON smysluplně využívat, bude prvním krokem po zadání sériového čísla definování další organizace, zpravidla té, pro kterou chcete RISCON primárně využívat. Zde je návod, jak to co nejrychleji udělat.

Rozhraní pro definování organizací a organizačních jednotek vypadá přibližně takto:

Prostřednictvím licencí START a NET lze zpracovávat kromě organizace zkušební vždy jen jednu organizaci podle volby vlastníka licence, obvykle jde o organizaci vlastní. V licencích MULTI a PRO není programem RISCON počet zpracovávaných organizací jakkoliv omezen, tudíž se tyto typy licencí hodí buď pro velké podniky nebo pro ty odborníky, kteří se touto činností živí a obhospodařují několik svých klientů co do prevence rizik.

 

Část 2 - Jak vytvořit novou organizaci nebo organizační jednotku

Novou organizační jednotku vytvoříme velmi snadno. Stačí kliknout na tlačítko "Nový" ve sloupci tlačítek na pravé straně okna. Poté se formulář pro vkládání jednotlivých údajů odemkne a můžeme tak do něho vkládat data. Pojďme se podívat na ta nejdůležitější z nich.

Zcela jistě vyplňte název organizace nebo organizační jednotky. Tento název se posléze bude objevovat v horní programové liště, aby bylo na první pohled patrné, s jakou organizací či organizační jednotkou právě pracujeme. Název organizace nebo organizační jednotky, stejně jako další údaje z tohoto formuláře, budou následně využívány v záhlaví témeř všech tištěných nebo generovaných dokumentů. Věnujte tedy pozornost jejich správnosti.

Všimněte si pole OKEČ (CZ-NACE). Toto pole musí být vyplněno, pokud chcete využívat úrazovou evidenci k tištění tzv. Záznamů o úrazu, jejichž formu a obsah definuje určitý právní předpis. Příslušné kódy lze nalézt v číselníku Českého statistického úřadu na internetu.

Jednotlivé bezpečnostní profily mohou být, a je to také žádoucí, transformovány do dokumentů ve tvaru instrukce pro zaměstnance. Typ tohoto výstupního dokumentu resp. jeho všeobecný název je dobré předem určit. Obvyklé názvy používané organizacemi provozujícími program RISCON jsou například:

• Místní provozní bezpečnostní předpis,
• Bezpečnostní instrukce,
• Bezpečnostní charakteristika prováděné činnosti,
• Bezpečnostní předpis.

Zvolte název podle svého uvážení nebo podle místních podnikových zvyklostí případně ten, který je diktován pravidly pro řízení vaší interní dokumentace a vepište jej do pole Vlastní název bezpečnostního pokynu pro zaměstnance. Pokud pravidla řízení vaší interní dokumentace stanoví, že výstupní dokument, resp. jeho forma, musí mít nějaký společný identifikační znak, pak tento znak napište ihned do dalšího následujícího pole.

Mnoho podniků dnes své formuláře a dokumenty opatřuje svým logem. Je-li to i váš případ, můžete téměř na všechny dokumenty automaticky umístit podnikové logo. Je však nutné programu RISCON určit, kde toto logo, resp. příslušný grafický soubor hledat. Cestu k tomuto souboru ve formátu GIF, JPG nebo BMP můžete buď přímo vepsat do pole Cesta na soubor s obrázkovým logem, anebo jej lokalizovat přímo ve vašem souborovém systému kliknutím na tlačítko "Získat" (Po lokalizaci se logo objeví pod sloupcem s ovládacími tlačítky. Logo bude vždy adekvátně proporcionálně zmenšeno). Soubor s obrázkovým logem se do databáze neukládá. RISCON si jen pamatuje umístění tohoto souboru, a pokud jej najde, umístí je do záhlaví tištěných dokumetů. Zejména při provozu na síti je potřeba dávat pozor na to, aby soubor s logem měli přístupný všichni uživatelé programu RISCON (Dobrou praxí v těchto případech bývá umístění kopie tohoto souboru přímo do složky s programovým souborem riscon.exe a do příslušného pole pak stačí jen opsat název tohoto grafického souboru, např.: naselogo.gif.).

Posledním krokem této fáze je volba metody hodnocení rizika. RISCON momentálně umožňuje volit mezi dvěma různými metodami hodnocení rizika na pracovišti. Jejich detailní popis naleznete na příslušné stránce věnované tomuto tématu.

Základní informace pro fungování programu RISCON pro právě definovanou organizaci jsou v tuto chvíli pohromadě. Pokud se nechcete pro tuto chvíli zabývat dalšími detaily, pak klikněte na tlačítko "Uložit" a poté na tlačítko "Zavřít". Pak pomocí nabídky /Organizace/Otevřít jinou organizační jednotku aktivujte vámi definovanou organizaci a můžete začít pracovat.

Pakliže chcete nastavovat další parametry, pokračujte ve čtení.

 

Část 3 - Jak nastavit tzv. Emailový automat

Program RISCON lze nastavit tak, aby v určitých momentech zaslal určenému okruhu osob e-mailovou zprávu z podrobnostmi týkajícími se práve zaznamenané události nebo zjištěného stavu. Chování e-mailového automatu se nastavuje kombinací hodnot jednak na kartě "E-mail automat", jednak dále na kartě "Možnosti" a dále musí být správně nastaven server pro odesílání elektronické pošty, což lze provést v části základního nastavení programu RISCON.

Okruhy osob pro jednotlivé typické situace lze nastavit právě na kartě "E-mail automat". Jde o tyto situace:

• koho informovat v případě, že je zaznamenám úraz
• koho informovat v případě, že je zaznamenána nová chemická látka nebo přípravek,
• koho informovat v případě, že není fyzickou osobou zastávána určitá definovaná odpovědnost,
• komu zasílat pravidelné měsíční hlášení.

Pro vytvoření nebo úpravu příslušného okruhu osob klikněte (v režimu úprav viz tlačtko "Změnit") na rozbalovací políčko nad tabulkou těchto osob

... a vyberte jeden z nabízených okruhů osob. Jednotlivé osoby pak můžete přidávat pomocí tlačítek "+" a "-" v pravo od tabulky jednotlivých okruhů osob. Jedinou podmínkou je, že přidávané osoby musí mít vytvořen uýživatelský účet v části Základní nastavení programu RISCON a v tomto uživatelském účtu měli vyplněnou adresu elektronické pošty.
Pokud dojde v budoucnu ke změnám adres elektronické pošty u některého z uživatelů programu RISCON, je potřeba tuto změnu promítnout jen do nastavení účtu v programu RISCON, odkud se tyto adresy čerpají v okamžiku, kdy má být konkrétní uživatel o nějaké skutečnosti informován.

V případě, že je váš podnik rozlehlý anebo má geograficky vzdálené pobočky jako např. řetezec hypermarketů, pak má bezpečnostní technik jen malou šanci nahlížet do knih úrazů, kam se zapisují i drobná poranění případně signalizující potenciální závažnější problém. Vzhledem k tomu, že evidenci úrazů a nehod lze využít pro evidování jakýchkoliv typů takových událostí, můžete si nechat zasílat informace o těchto událostech přímo do své e-mailové schránky, případně až do mobilního telefonu, pokud je vybaven správně nastaveným e-mailovým klientem.

Pokud se ve vašem podniku používá široký sortiment látek a přípravků, případně pokud váš podnik opět patří mezi ty větší, můžete určit okruh osob, které mají být iformovány, objeví-li se v podniku nová chemická látka nebo přípravek. O nakupovaných položkách má obvykle šanci mít nejlepší předhled oddělení nákupu. Pokud nákupčí zaznamená do katalogu chemických látek a přípravků v programu RISCON novou položku včetně odkazu na bezpečnostní list, automaticky může být upozorněn bezpečnostní technik, ekolog, technologové případně další osoby v rámci podniku, které by to mohlo zajímat.

Pokud si prostřednictvím programu RISCON povedete přehled o tom, jaké fyzické osoby zastávají jaké odpovědnosti, pak můžete určit okruh osob, které mají být zprávou elektronické pošty upozorněny v případě, že z podniku odešla nějaká fyzická osoba, po které zbyla nenaplněná odpovědnost např. za elektrická zařízení, za jeřáby a zdvihadla, za motorové vozíky, za tamto či tohle... . Tím se pak nemůže stát, že v návalu práce zapomeneme onu odpovědnost delegovat na jinou vhodnou kompetentní osobu.

Věříme, že většina bezpečnostních techniků či osob odborně způsobilých v preveci rizik zpravidla jednou měsíčně dává dohromady zprávu za právě uplynulý měsíc, kterou je potřeba někomu doručit. Tato zpráva obvykle obsahuje shrnutí informací z úrazové evidence za předchozí období, informace o nových nebo pozměněných právních předpisech, informace o provedených prověrkách a kontrolách a o počtu a závažnosti s nimi souvisejících zjištěních apod. Pokud chcete ušetřit drahocenný čas, pak můžete určit okruh osob, který má být takové hlášení odesláno automaticky programem RISCON. Pokud v programu RISCON vedete průběžně příslušné agendy, pak lze nastavit, aby v určený den v měsíci program RISCON sestavil z informací v něj vložených takové měsíční hlášení a na příslušná místa jej odeslal. Takové hlášení může vypadat například takto:

Tato zpráva obsahuje souhrnné automatické hlášení založené na údajích vložených v programu RISCON.
Důvodem je vaše zařazení do skupiny osob, které mají být v souvislosti s organizací XYZ, a.s., závod Louka informovány.
============================================================================
Hlášení je sestaveno za období od: 01.11.2009 do 30.11.2009.
============================================================================
Na zprávu neodpovídejte, byla zaslána automaticky programem RISCON.


### Úrazy, nehody, poranění, nemoci #################################

Evidované úrazy/drobná poranění (recordable accidents): 1

Výpis zaznamenaných událostí:

- 23.11.2009 Vilém SLÁMA Pohmoždění levého boku trupu

### Měsíčně sledované ukazatele #####################################

- Fatal (smrtelné úrazy): 0
- LTI (úrazy s PN >= 1 den): 0
- RWA (úrazy s dočasným převedením na jinou práci): 0
- MI (úrazy bez PN s ošetřením u lékaře): 0
- FA (drobná poranění se základním ošetřením): 1
- OA (ostatní úrazy): 0
- LD (dny pracovní neschopnosti): 0
- WH (odpracované hodiny): 12835,5
- Počet zaměstnanců: 100

Náklady na osobní ochranné prostředky

- Ochrana těla: 0,00
- Ochrana rukou: 23626,68
- Ochrana sluchu: 0,00
- Ochrana kůže: 947,70
- Ochrana nohou: 3632,71
- Ochrana hlavy: 0,00
- Ochrana dých. orgánů: 10996,00
- Ochrana očí: 1846,80
- Technické pomůcky: 0,00

### Měsíčně sledované ukazatele agregované od začátku roku ##########

Součet hodnot za rok: 2009, měsíce: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11

- Fatal (smrtelné úrazy): 0
- LTI (úrazy s PN >= 1 den): 0
- RWA (úrazy s dočasným převedením na jinou práci): 0
- MI (úrazy bez PN s ošetřením u lékaře): 4
- FA (drobná poranění se základním ošetřením): 8
- OA (ostatní úrazy): 0
- LD (dny pracovní neschopnosti): 0
- WH (odpracované hodiny): 194408,0
- Průměrný počet zaměstnanců: 130

Vypočítané bezpečnostní ukazatele z agregovaných údajů za příslušný rok

- FR (Frequency rate): 0,0000
- GR (Gravity/Severity rate): 0,0000
- IR (Incidence rate): 0,0000

Součet nákladů na osobní ochranné prostředky

- Ochrana těla: 98071,08
- Ochrana rukou: 216791,95
- Ochrana sluchu: 5940,00
- Ochrana kůže: 18799,72
- Ochrana nohou: 59095,84
- Ochrana hlavy: 19161,86
- Ochrana dých. orgánů: 100779,72
- Ochrana očí: 8987,84
- Technické pomůcky: 0,00

### Audity, kontroly, monitorování ##################################

Zaznamenaný počet monitorovacích akci: 2

Provedené monitorovací akce:

- 19.11.2009 Pravidelná kontrola BOZP
- 27.11.2009 Preventivní prohlídka PO

Výpis počtu zjištění podle typu:

- Bezpečnost a ochrana zdraví: 21
- Požární ochrana: 8

Výpis počtu zjištění podle závažnosti:

- Komentář: 12
- Neshoda: 17

### Obecně závazné právní předpisy ##################################

Nové nebo ještě neúčinné právní předpisy:

- 29.12.2009 Nařízení vlády č. 176/2008 Sb., o technických požadavcích na strojní zařízení
- 01.01.2010 Zákon č. 266/2006 Sb., o úrazovém pojištění zaměstnanců
- 01.07.2010 Zákon č. 305/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 379/2005 Sb.

Změny v právních předpisech za posledních 90 dní:

- 14.09.2009 Zákon č. 262/2006 Sb., Zákoník práce (2007)
- 19.09.2009 Zákon č. 185/2001 Sb., o odpadech a o změně některých dalších zákonů,ve znění pozděj.předpis
- 21.09.2009 Vyhláška č. 341/2002 Sb., o schvalování tech.způsob. a o tech.podmínkách prov.vozidel

### Interní směrnice, předpisy, instrukce, řády, ... ################

Nové vnitřní předpisy:

- 18.11.2009 TOP-4.5.3-5 Manipulačně provozní řád čistírny odpadních vod

Aktualizované vnitřní předpisy:

- 01.11.2009 TOP-4.5.4 Monitorování a měření v BOZP
- 01.11.2009 TOP-4.2.2-1 Systém údržby
- 01.11.2009 TOP-4.2.2-2 Opravy a služby

### Činnosti, nebezpečí, rizika ... #################################

- Počet definovaných činností (bezpečnostních profilů): 128.
- Počet činností (bezpečnostních profilů) ve verzi 1 a dalších: 128.
- Počet identifikovaných nebezpečí: 822.
- Počet vyhodnocených nebezpečí: 815.
- Průměrné riziko: 5,56564.

- Poměr nebezpečí s mírou rizika 12: 2,21%.
- Poměr nebezpečí s mírou rizika 9: 7,85%.
- Poměr nebezpečí s mírou rizika 8: 10,92%.
- Poměr nebezpečí s mírou rizika 6: 35,09%.
- Poměr nebezpečí s mírou rizika 4: 34,60%.
- Poměr nebezpečí s mírou rizika 3: 4,42%.
- Poměr nebezpečí s mírou rizika 2: 4,91%.

### Povolení k práci ################################################

Počet povolení k práci vystavených prostřednictvím sw RISCON: 4

***** KONEC AUTOMATICKÉHO HLÁŠENÍ *****


Aby do takového hlášení mohla být zahrnuta i data týkající se nákladů na osobní ochranné prostředky, odpracovaných hodin a průměrného počtu zaměstnanců, je potřeba před termínem odeslání automatického hlášení tyto údaje do programu RISCON vložit, a to prostřednictvím rozhraní pro měsíčně sledovaná data.

 

Část 4 - Jak nastavit parametry chování programu specifické pro konkrétní organizaci

Na dalších kartičkách "Chem. látky" a "Možnosti" najdete další nastavení, kterými lze upravit chování programu RISCON ve specifických případech. Jde o následující nastavení:

Volba Generovat HTML katalog včetně položek označených -nenabízet- způsobí, že v okamžiku, kdy dáte programu RISCON příkaz k vytvoření HTML stránky se seznamem chemických látek a přípravků, budou do tohoto seznamu vloženy i ty položky katalogu, které byly dočasně deaktivovány zakliknutím zaškrtávacího políčka s názvem "Nenabízet".

Volba Nové chem. látky automaticky označovat jako -nenabízet- způsobí, že při přidání nové chemické látky nebo přípravku do katalogu bude zaškrtávací políčko "Nenabízet" automaticky zaškrtnuto. To znamená, že záznam v katalogu lze vyplnňovat postupně s tím, jak budeme zjišťovat potřebná data, ale chemickou látku nebo přípravek můžete pro zbytek systému aktivovat odškrtnutím tohoto políčka až v okamžiku, kdy budete mít vše pohromadě podle vašich představ. Tato volba má vliv i na ty chemické látky nebo přípravky, které se do jejich katalogu dostanou automaticky z nadřazeného RISCONa (propojování na nadřazenou instanci programu RISCON je vysvětleno v pasáži věnované nastavení.)

Volba Vypnout automatický email při nové chem. látce nebo přípravku zajistí, že nikomu nebude odeslána emailová zpráva o tom, že byla nějaká nová chemická látky či přípravek přidána do katalogu, a to ani v případě, že máte v emailovém automatu (viz výše) uveden okruh osob, jimž má být tato informace zaslána.
Další nastavení jsou na kartě "Možnosti".

Volba Určeným osobám zasílat informace o plánovaných akcích zapne a zasílání automatických emailových zpráv osobám, které byly zařazeny do seznamu notifikovaných osob ke konkrétní plánované akci nebo úkolu. Emailová zpráva je těmto osobám, byly-li určeny odeslána při vytvoření úkolu, při změně stavu jeho PDCA ukazatele, při změně úkolu, při posunutí jeho termínu, při jeho dokončení a nebo eventuálně při zrušení úkolu nebo termínované akce. Automatická upozornění na blížící se nebo prošlé termíny nejsou touto volbou dotčena.

Volba Při vstupu do seznamnu zaměstnanců automaticky skrýt propuštěné způsobí, že při vstupu do rozhraní pro správu osob (zaměstnanců) budou všechny osoby s vyplněnným datem propuštění nebo zaškrtnutým tlačítkem "Přerušeno" skryty. Jejich opětovného zobrazení docílíte odškrtnutím políčka "Skrýt propuštěné" v horní části tohoto rozhraní.

Volba Vypnout automatický email při novém úrazu nebo nehodě způsobí, že v případě zaznamenání těchto událostí v příslušné evidenci nebude nikomu zasláno emailové upozornění, a to ani v případě, že máte v emailovém automatu (viz výše) uveden okruh osob, jimž má být tato informace zaslána.

Volbou Výchozí příznak PDCA pro nové položky v plánování (lhůtníku) můžete ovlivnit, jaký příznak PDCA bude přiřazen novým položkám lhůtníku. Implicitně je tímto příznakem "P" = Plan. Někdy je však vhodné zařadit tyto nové položky rovnou do kategorie "D" = Do. Rozhodnutí je zcela na Vás. Pokud PDCA stav plánovaných úkolů nesledujete, není nutné si tohoto nastavení všímat. V tom případě budou všechny nově pořízené položky plánování zařazeny do stavu "P" a po jejich dokončení do stavu "A" bez jakéhokoliv vašeho zásahu.

Volba Určeným osobám zasílat automatické měsíční hlášení způsobí zasílání tohoto hlášení, je-li pro konkrétní organizaci stanoven okruh osob, které mají tuto informaci obdržet.

Volba Do automatických hlášení zahrnout i společné vnitřní předpisy způsobí, že do automatického hlášení podle předchozího odstavce budou zařazeny i ty vnitřní předpisy, které konkrétní organizaci nebo organizační jednotce prvotně nepatří, ale byly v systému pro správu dokumentace označeny jako společné, resp. jejich zaškrtávací políčko "Platí jen v této org." není zaškrtnuto. Tuto volbu doporučujeme ponechat zaškrtnutou zejména v případech, kdy je příslušná instance programu RISCON propojena s instancí nadřazenou, pomocí které se mohou řídit všechny společné vnitřní předpisy.

Volbou Den v měsíci pro odeslání automatického hlášení můžete ovlivnit kalendářní den, kdy je proveden pokus o odeslání automatického hlášení za předchozí měsíční období. Doporučujeme tuto hodnotu nastavit tak, aby bylo možné reálně stihnout doplnit měsíčně sledovaná data pro uplynulé období, která nelze automaticky zjistit z průběžných evidencí nebo tabulek. Implicitní hodnota pro toto pole je 5, což znamená, že případná automatická hlášení budou určenému okruhu osob zaslána pátý den následujícího měsíce za měsíc předchozí.