Část 1 - Popis rozhraní a základní informace

Po léta se mezi odbornou i laickou veřejností vedou diskuse o tom, jaký způsob zaznamenávání školení je lepší. Zda jsou to tzv. Průkazy bezpečnosti práce, kde jsou příslušné záznamy týkající se určitého zaměstnance pěkně pohromadě, anebo Prezenční listiny, jejichž použití je z časového hlediska nesrovnatelně lepší než v případě průkazů. Obě řešení mají své výhody i nevýhody. Vyplňování záznamů od jednoho typu školení do několika desítek průkazů může být pro jednoho noční můrou. Pokud chceme zjistit, z čeho všeho jsme někoho školili, pokud jsou podpisy jen na prezenčních listinách, může to znamenat pěkně dlouhé přehrabování se v papírech, případně mohou být tyto prezenční listiny rozesety v rámci podniku na mnoha místech, čímž může dojít snadno k jejich nenalezení v okamžiku, kdy je právě potřebujeme. RISCON má rozhraní pro správu informací o zaměstnancích, které, spojuje výhody obou těchto řešení, jak jistě uznáte, budete-li pokračovat ve čtení. Příslušné rozhraní vypadá takto:

Toto rozhraní si lze snadno představit jako Průkaz bezpečnosti práce, do které se postupně zaznamenávají informace spjaté nejen se školeními, ale i s lékařskými preventvními prohlídkami, přestupy a ostatními informacemi. Výhoda je ta, že některé informace lze zapsat jedním krokem i libovolnému počtu osob najednou, čímž zcela odpadá zásadní nevýhoda průkazů, totiž postupné zaznamenávání jedné akce do jednotlivých průkazů. Další výhodou je možnost zobrazení plánovaných akcí (školení, prohlídky), které se terve stanou, nebo se měly stát, ale nějakou shodou okolností (nemoc, dovolená, opomenutí, apod.) k nim nedošlo. Nespornou výhodou oproti papírovému průkazu je možnost automatické změny informací v čase, tj. například údaj o věku anebo podbarvení plánovaných akcí v závislosti na tom, zda jsou prošlé, blíží se, anebo tzv. mají čas. Školení tedy můžeme fyzicky zaznamenávat s originálními podpisy na prezenční listiny, a ty pak přenášet pomocí určeného rozhraní do programu RISCON tak, aby se automaticky plnily záznamy v elektronickém průkazu bezpečnosti práce.

Co tedy rozhraní pro správu údajů o zaměstnancích obsahuje? Pojďme se na to podívat podrobněji.

Levou horní část zaplňuje seznam zaměstnanců obsahující vždy příjmení, jméno, titul a osobní číslo, v dalších sloupečcích pak údaj o útvaru a pozici, datu narození a věku. To vše samozřejmě v případě, že byly tyto údaje vyplněny.

Pravá část rozhraní umožňuje zobrazit nebo upravovat údaje vážící se k jednomu zaměstnanci. Postup si projdeme za chvíli. Obdélníkový útvrar s úhlopříčným proškrtnutím tvaru X je místem pro zobrazení fotografie/podobenky, pokud s konkrétním záznamem zaměstnance spojíme odpovídající grafický soubor obsahující příslušnou digitální fotografii anebo naskenovanou fotografii podobenky.

Vpravo dole jsou umístěna ovládací tlačítka, kterými lze zaměstnance přidávat, ubírat, či případně modifikovat již vložené údaje.

Ve spodní levé části najdete sadu karet, které obsahují další informace související s práve zobrazeným zaměstnancem. Jejich bližší popis a použití najdete níže na této stránce.

Přidání nového zaměstnance

Před zahájením přidávání nového zaměstnance doporučujeme se ujistit, že byly již definovány organizační útvary a případně i pracovní pozice, do kterých budeme nově zapisované zaměstnance zařazovat. Přidání nového zaměstnance zahájíme kliknutím na tlačítko "Nový".

Poté vyplníme potřebné údaje, počinaje příjmením, jménem apod. podle uvedených názvů jednotlivých polí. Mezi jednotlivými poli se lze pohybovat kliknutím myší na příslušné pole nebo použitím klávesy Tab která způsobí posun o pole vpřed v určeném pořadí. Zaškrtávací políčko "Přerušeno" označíme jen tehdy, pokud dotčený zaměstnanec je tzv. "ve stavu", nicméně je na přechodnou dobu mimo a není nutné pro něho plánovat školení a lékařské preventivní prohlídky (důvodem může být například mateřská dovolená). Po návratu zpět do zaměstnání stačí toto políčko odškrtnou, čímž se RISCON začne dožadovat provedení naplánovaných školení, která dotčené osobě mezitím propadla.

Do pole Bydliště 1 se obvykle vpisuje bydliště trvalé, a do pole Bydliště 2 přechodné.

Podle Oddělení a Pozice se nevyplňují. Oddělení, případně i pozici je potřeba vybrat z nabídky, která se zobrazí po kliknutí na tlačítko "Určit".

Pole Přísluš.: slouží k zaznamenání státní příslušnosti dotčeného zaměstnance a pole Zdr poj.: pak k zaznamenání zdravotní pojišťovny, u které je příslušný zaměstnanec pojištěn.

Do pole Foto: lze vepsat cestu na grafický soubor (bmp, jpg nebo gif) obsahující podobenku dotčeného zaměstnance. Mnohem pohodlnější je však na příslušný soubor přímo ve stromové struktuře vašich složek ukázat prostřednictvím kliknutí na tlačítko "...". Odkaz na podobenku lze odstranit kliknutím na tlačítko "x". Pokud chcete, aby podobenky byly viditelné i pro ostatní uživatele programu RISCON na vaší síti, pak grafické soubory s podobenkami nemohou být fyzicky uloženy ve vašem PC nebo pracovní stanici. Je nutné je umístit do sdílené složky na vašem serveru a příslušným osobám zajistit do této složky alespoň oprávnění ke čtení souborů. Uživatelům, kteří nemají přístup k těmto souborům, nebudou podobenky zobrazeny.

Posledním základním krokem k přidání zaměstnance je určení kategorie, kam podle organizačního zařazení patří. Kategorie jsou k dispozici tři, a to Management, Technici a Dělníci. Stačí kliknout na příslušnou volbu, kterou naleznete vpravo v rámečku nad ovládacími tlačítky.

Pokud v danou chvíli nejsou k dispozici informace, které bychom ke vkládanému zaměstnanci chtěli připsat, pak klikneme na tlačítko "Uložit" a s vložením zaměstnance jsme hotovi. Nicméně pokud chcete vkládat informace o např. o již dokončených školeních, použijeme k tomu ovládací prvky na příslušné kartě ze sady karet umístěné v levé dolní části rozhraní. Jednotlivé karty jsou popsány v dalších kapitolách na této stránce.

Vkládání zaměstnanců může být poměrně zdlouhavá činnost, pokud jich jsou stovky. Vkládání tak může trvat postupně i několik dní v závislosti na času, který je pro to k dispozici. Data o zaměstnancích však lze v rámci doprovodných služeb naimportovat z již existujících kompatibilních datových zdrojů vašeho podniku. Je to mnohem rychlejší a nakonec i levnější. Jsou-li kompatibilní informační zdroje vhodně uspořádány, může být vše naimportováno během jediného dne, a to kromě údajů o zaměstnancích i třeba kompletní plán školení nebo lékařských prohlídek. Je-li to i váš případ, podrobnosti najdete v sekci doprovodných služeb.

Za zmínku zcela jistě stojí tlačítko Detaily prac. pozice. Pokud máme příslušného zaměstnance přiřazeného ke konkrétní pozici, příslušné pozice pak k jednotlivým bezpečnostním profilům, pak můžeme jediným kliknutím na toto tlačítko zjistit např. jakým nebezpečím bude tento zaměstnanec vystaven včetně případné konkretizace chemickýl látek, přípravků nebo škodlivin, jaké ochranné prostředky bude potřebovat (... a tudíž jaké má "nafasovat"), případně jaké veškerý výcvik bude nutné absolvovat, aby mohl na příslušné pozici bezpečně pracovat. Po kliknutí se tedy objeví zhruba toto:

Výčet potřebných OOPP lze pak ve formě seznamu vytisknout.

Pokud bude potřeba některé informace konkrétního zaměstnance upravit, pak je nutné jej vyhledat v seznamu, a poté (jsou-li na pravé straně data vyhledávané osoby) kliknout na tlačítko "Úpravy". Tím dojde k odemčení záznamu pro úpravy a lze příslušná pole upravit. Odemčení se však provede jen uživatelům, kteří jsou k tomu v rozhraní pro správu uživatelů oprávněni. Po dokončení úprav klikněte na tlačítko "Uložit".

K odstranění záznamu zaměstnance lze použít tlačítko "Odstranit". Tímto tlačítkem dojde po potvrzení správnosti uvažovaného kroku k vyjmutí záznamu z databáze. Doporučujeme však záznamy o zaměstnancích neodstraňovat, pokud se nejedná o odstranění chybně vloženého záznamu. Odstraněním zaměstnance se odstraní i všechny další vazby na jeho plánovaná nebo absolvovaná školení a prohlídky, přestupky apod. Tyto záznamy nelze obnovit prostým přidáním nového záznamu se stejným osobním číslem.

Tlačítko "Zavřít" slouží stejně jako v ostatních částech programu RISCON k ukončení práce s rozhraním pro informace o zaměstnancích.

 

Část 2 - Vyhledávání zaměstnance

Pokud máme v seznamu deset zaměstnanců, vyhledání konkrétního z nich nám asi nebude dělat zásadní potíž (seznam v levém horním může zobrazit 14 osob). Pokud jich však je v seznamu několik tisíc, navíc se do toho mohou zaplétat záznamy již propuštěných osobách (mají vyplněno datum propuštění), může být ruční vyhledání tohoto záznamu za pomocí rychlých očí a ovládacího kolečka myši poměrně nepříjemný úkol.

Pro účely vyhledávání bylo tedy implementováno několik pomůcek. První z nich je změna pořadí záznamů. Kliknutím na záhlaví sloupce v seznamu zaměstnanců můžete změnit pořadí, ve kterém jsou záznamy zobrazeny (abecedně podle jména, podle oddělení).

Další pomůckou je zaškrtávací políčko Skrýt propuštěné:. Jeho zaškrtnutím ze seznamu dočasně zmizí všechny osoby, které mají vyplněno datum propuštění. Odškrtnutím skryté záznamy opět vrátíme zpět.

Poslední a nejúčinnější pomůckou je tzv. "hledátko", které najdete vlevo nad seznamem zaměstnanců. Do pole pro text napište třeba i jen část jména nebo příjmení nebo osobního čísla třeba takto:

Po kliknutí na tlačítko "Hledat" se zobrazí seznam zaměstnanců, jejichž příjmení, jméno nebo osobní číslo vyhovují zadaným podmínkám, a to takto:

Pokud chcete zobrazit záznam některého ze zaměstnanců, který je v seznamu výsledků hledání, pak klikněte na příslušné jméno a poté na tlačítko "OK".

 

Část 3 - Jednotlivé vkládání absolvovaných školení

Pro zobrazení seznamu absolvovaných školení, případně pro vložení jednotlivého záznamu o absolvovaném školení pro právě zobrazeného zaměstnance slouží karta s názvem Školení dokončená. Pokud chcete jednu a tutéž akci zapsat více zaměstnancům najednou, je mnohem pohodlnější využít příslušná funkční tlačítka v Plánu školení, nicméně jednotlivosti je možné řešit z této karty. Ta vypadá takto:

Zobrazená tabulka slouží pro zobrazení seznamu všech školení, které dotčený zaměstnanec absolvoval, pokud jsou prostřednictvím programu RISCON zaznamenávána. Tabulka se ovládá čtvercovými funkčními tlačíky na pravé straně, z nichž některá jsou dostupná jen v režimu úprav záznamu příslušného zaměstnance, případně v závislosti na stavu tohoto režimu mění svou funkci (např. pokud není záznam zaměstnance v režimu úprav, budou některá zobrazená data jen pro čtení.

Tlačítkem "+" lze přidat absolvované školení, tlačítkem "?/!" lze zobrazit nebo modifikovat záznam o absolvovaném školení, který je v tabulce zrovna zvýrazněn. Tlačítko "-" slouží k nevratném odstranění záznamu o absolvovaném školení. Tlačítkem s obrázkem tiskárničky můžeme celý chronologicky seřazený seznam absolvovaných školení pro právě zvoleného zaměstnance vytisknout, je-li to potřeba. Tlačítko s lupou slouží k zobrazení seznamu zaměstnanců, kteří mají podpis na téže prezenční listině.

Číslování prezenčních listin si zaslouží podrobnější vysvětlení.
Aby systém číslování prezenčních listin spolehlivě fungoval, je dobré zavést jejich systematické číslování. V ideálním případě je v daném podniku nebo organizaci za školení a vzdělávání odpovědná nějaká osoba, u které se prezenční listiny za celou organizaci scházejí (stejně jako jiné záznamy o školení a vzdělávání). Tato osoba každému příchozímu záznamu o školení nebo výcviku přiřadí unikátní číslo, které na něj napíše. Například 2010-0001 by mohlo být číslo první v řadě pro rok 2010. Volba druhu číselné řady je však zcela na vás, RISCON nebude tento údaj povinně vyžadovat. (Pokud však prezenční listiny nebo záznamy o školení nebudete číslovat a příslušný údaj v programu RISCON tak zůstane nevyplněn, pak namísto seznamu osob podepsaných na téže prezenční listině zobrazí seznam všech osob bez vyplněného čísla záznamu o školení, což zajisté není ideální.) Po zápisu školení pro všechny osoby, jejichž podpis je na příslušném dokumentu, zmíněná osoba spolehlivě založí do nějaké složky (šanonu), odkud by byl k dispozici, pokud by bylo z nějakého důvodu nutné vyhledat originál. Každý záznam o o absolvovaném školení v programu RISCON pak s sebou nese číslo prezenční listiny nebo jiného dokumentu dokládajícího příslušné školení, na kterém je k nalezení originální podpis. Toto číslo je vždy ve sloupečku ID Záznamu. Pokud je na to čas a jsou k dispozici prostředky, je možné každou takovou prezenční listinu nebo jiný dokument dokládající absolvované školení naskenovat, uložit do vhodné složky a propojit s příslušným záznamem o absolvovaném školení v programu RISCON. I když budete tyto dokumenty skenovat a propojovat s příslušnými záznamy, velmi doporučujeme opatrovat originál skenované prezenční listiny. Proto je dobré počet osob, které mají na starosti záznamy o školení a výcviku, snížit na nezbytně nutné minimum. Jedna pracovní síla stihne v průměrném výrobním podniku zaznamenávat školení a výcvik i pro 1000 zaměstnanců, a to ještě vedle svých povinností s organizováním školení, zpracováváním přehledů apod. Tolik naše zkušenost.

Jak tedy zaměstnanci připsat nové absolvované školení. Zjistíme, zda vidíme zaměstnance, jemuž chceme záznam připsat (viz pole: Přijmení, Jméno, Osobní číslo apod.). Ověříme, zda jsme v režimu úprav (Pokud ne, klikneme na tlačítko "Upravit"). Poté klikneme na tlačítko "+" vpravo od seznamu absolvovaných školení na kartě Školení dokončená. Objeví se následující dialog:

Do příslušných polí vepište název absolvovaného školení, případný komentář, datum školení nebo výcviku, identifikaci (číslo) záznamu, na kterém je originální podpis školeného zaměstnance, délku výcviku v hodinách (údaj slouží pro souhrnnou statistiku), případně náklady spojené s absolvováním školení nebo výcviku pro tohoto konkrétního zaměstnance (údaj slouží pro souhrnnou statistiku). Pokud jste si pořídili naskenovanou kopii prezenční listiny nebo jiného relevantního záznamu, pak jej nalistujte v příslušné složce pomocí tlačítka "...", poté lze naskenovaný a propojený soubor zobrazit pomocí tlačítka "Zobrazit".

Pokud budete stejný výcvik zaznamenávat v rozhraní pro správu informací o zaměstnancích v programu RISCON ještě jinému zaměstnanci, pak zaškrtněte políčko Pamatovat si stejná data pro další osobu, abyste je znovu nemuseli vyplňovat (Pro záznam školení pro více osob jedním krokem lze využít příslušná funkční tlačítka v Plánu školení). Vyplnění některých z výše uvedených údajů je povinné. Pokud bude něco chybět, program na tuto skutečnost upozorní.

Pokud je to pro danou chvíli vše a nechcete se zabývat problematikou hodncení výcviku účastníkem, pak klikněte na tlačítko "OK" a záznam o absolvovaném výcviku pro daného zaměstnance je hotov. Pokud nebude te pokračovat záznamem jiného školení pro téhož zaměstnance, klikněte na tlačítko "Uložit" v pravé dolní části rozhraní pro správu informací o zaměstnancích.

 

Část 4 - Hromadné vkládání informací o nákladech

Občas se stane, že informace o nákladech na jednoho účastníka nějakého školení není k dispozici v okamžiku, kdy je pořizován záznam o absolvovaném školení. Pokud tato situace nastane a je potřeba náklady dopsat dodatečně, bylo by otevíránía zavírání každého zaměstnance, který předmětné školení absolvoval, velmi zdlouhavé. Náklady lze dodatečně zapsat pohodlně všem osobám, jejichž podpis byl na jedné a téže prezenční listině. Ukažme si, jak na to.

Prvním předpokladem je skutečnost, že disponujeme oprávněním pro změny v části věnované školení a výcviku. Oprávnění lze případně nastavit jinde. Poté v rozhraní pro správu informací o zaměstnaních vyhledáme (viz výše) příslušného zaměstnance. Poté klikneme na záznam absolvovaného školení, ke kterému chceme zapsat náklady (v seznamu na kartě Školení dokončená). Dalším krokem je kliknutí na čtvercové tlačítko s lupou, které zobrazí následující přehled:

V tomto přehledu lze rovnou vpisovat náklady na účastníka do sloupce Náklady. Po dokončení zápisu(zápisů) klikněte na tlačítko "Zpět" a dodatečný záznam nákladů je hotov.

 

Část 5 - Tisk kartiček o absolvovaném školení

Některé organizace svým zaměstnancům nad rámec jejich podpisu na prezenční listině tisknou kartičky jako doklad o absolvování příslušného školení nebo výcviku. Častým příkladem je třeba kartička s údaji o absolvování výcviku řidičů tzv. referentských vozidel. Pokud nemáte se čas se s výrobou takových kartiček zabývat, lze využít informací již jednou do programu RISCON vložených. Stačí lokalizovat jednoho ze zaměstnanců a poté příslušné školení jako v předchozí části 4. Pak klikněte na tlačítko s lupou na kartě Školení dokončená.. V přehledu, který se poté zobrazí, klikněte na tlačítko "Tisk kartiček". Tím můžete na zvolenou tiskárnu odeslat příslušné kartičky těchto osob. Kartičky vypadají přibližně takto:

Na závěr již jen stačí vytištěné kartičky z rubové strany orazítkovat (dobrá zkušenost) razítkem zaměstnavatele, podepsat, zalaminovat, rozstříhat a rozdat dotčeným zaměstnancům. Podobě lze postupovat pro jakékoliv zaznamenané školení nebo výcvik.

 

Část 6 - Jednotlivé vkládání a úpravy plánovaných školení

Rozhraní pro správu informací o zaměstnancích však umí mnohem více než jen obyčejný průkaz bezpečnosti práce nebo průkaz kvalifikace nebo jiné podobné souhrnné dokumenty. Jedou z funkcí, kterou zde najdete navíc, je možnost plánování jednotlivých druhů školení pro každého zaměstnance. Chcete-li jednorázově některému ze zaměstnanců naplánovat nějaké školení, případně upravit jeho osobní plán školení, pak si zcela jistě všimněte karty Školení plánovaná. Vypadá takto:

Jsou-li naplánována, uvidíte na této kartě seznam školení naplánovaných právě zobrazenému zaměstnanci, a to včetně termínu, login identifikátoru uživatele, který naplánování provedl, lhůtu opakování naplánovaného školení v měsících, jedná-li se o školení pravidelně se opakující, a počte dnů, kolik zbývá do určeného termínu. Záznamy jsou také podle stavu termínu barevně označena, a to tak, že červenou barvou naplánovaná školení s prošlým termínem, žlutě školení s blížícím se termínem a zeleně naplánovaný školení, jejichž termín je v budoucnosti dále než 30 dní.

Vpravo od toho seznamu je skupina čtvercových ovládacích tlačítek. Tlačítkem "+" lze do plánu přidat položku, tlačítkem "?/!" lze příslušný záznam o naplánovaném školení upravit anebo zobrazit detail, tlačítkem "-" lze příslušné školení z individuálního plánu odstranit. Tlačítko s obrázkem tiskárničky umožňuje individuální plán pro konkrétního zaměstnance vytisknout a tlačítkem s obrázkem lupy lze zobrazit seznam osob, které jsou v plánu stejného školení spolu se zobrazeným zaměstnancem.

Pokud hodláte do plánu k jednomu a témuž školení nebo výcviku přiřadit více osob najednou, lze to provést i zde, ale určitě bude rychlejší a pohodlnější využít funkci pro naplánování školení jednotlivým zaměstnancům v rozhraní pro správu školení a výcviků.

Pro naplánování školení je potřeba si uvědomit, že naplánovat lze jen ta školení nebo výcvik, která byla již předtím definována v příslušném rozhraní. Pokud školení, které chcete naplánovat, není k dispozici, je potřeba jej nejprve do příslušné tabulky přidat.

Postup přidání nové položky do individuálního plánu výcviku jednotlivce začíná ověřením, zda máme otevřen záznam příslušné osoby, jíž chceme předmětné školení do plánu přidat (viz pole Příjmení, Jméno, Osobní číslo apod.). Po tomto ověření klikneme na kartu Školení plánovaná a na této kartě pak na čtvercové tlačítko "+". Poté se otevře následující dialog:

Pole Název školení není žádoucí jakkoliv vypisovat "ručně". Stačí kliknout na šipku směřující dolů na pravém konci tohoto pole a rozbalí se seznam dostupných školení pro naplánování. Vyberte příslušné školení kliknutím na jeho název v seznamu.

Poté lze vyplnit případný komentář k naplánovanému školení a následuje důležitý údaj, a to termín. Poté následuje pole Lhůta opakování školení nebo výcviku. Tomuto poli je potřeba věnovat chvilku pozornost. Program RISCON v okamžiku, kdy vyberete nějaké školení ze seznamu, vloží do tohoto pole implicitní lůtu v měsících, která je uložena v příslušné tabulce. Pokud tam žádná lhůta není definována, pak bude toto pole s hodnotou 0. Stav tohoto pole má pro plánování následující důsledky. Zůstane-li toto pole nulové, pak po zápisu o absolvování tohoto školení program RISCON neprovede naplánování nového termínu v nové lhůtě. Pakliže bude toto pole obsahovat libovolnou kladnou hodnotu, pak po zápisu o absolvování tohoto školení provede program RISCON jeho naplánování jeho opakování, a to ve lhůtě rovnající se počtu měsíců z tohoto pole od data absolvování příslušného školení/výcviku. Např. bude-li toto pole obsahovat hodnotu 12, bude nové školení naplánováno přesně za rok od data jeho posledního absolvování.

Chcete-li stejné školení naplánovat i jiné osobě, pak zaškrtněte políčko Pamatovat si stejná data pro další osobu. Nebudete tak muset stejné údaje pro další osobu vypisovat. Program RISCON si tyto údaje pamatuje, dokud s ním neskončíte práci.

Nakonec klikněte na tlačítko "OK" a nový záznam do individuálního plánu školení pro příslušného zaměstnance je přidán. Příslušný záznam se také automaticky objeví na všech místech, kde je to potřeba, a to v celkovém plánu školení a v rozhraní pro definování školení a výcviků na kartě Plán budoucích účastníků.

 

Část 7 - Jednotlivé vkládání absolvovaných lékařských preventivních prohlídek

Rozhraní pro správu informací o zaměstnancích v programu RISCON umožňuje zapisovat a nadále i zobrazit informace o absolvovaných lékařských preventivních prohlídkách. K tomu je určena karta LPP dokončené, ketrá vypadá následovně:

V tabulce umístěné na této kartě je zobrazen seznam lékařských prohlídek, které dotčený zaměstnanec absolvoval a byly mu do databáze programu RISCON připsány. Názvy jednotlivých sloupců tabulky naznačují jejich obsah. Sloupec ID záznamu obsahuje unikátní identifikační značku (číslo) záznamu, na kterém je razítko příslušného závodního lékaře nebo specializovaného zdravotnického zařízení. V pravo od této tabulky je umístěna sada čtvercových ovládacícg tlačítek. Tlačítkem "+" lze jendnotlivé lékařské prohlídky příslušnému zaměstnanci zaznamenávat, tlačítkem "?/!" lze modifikovat příslušný záznam o lékařské preventivní prohlídce, který jsme předtím označili kliknutími myší na příslušném řádku v tabulce. Tlačítkem "-" lze nevratně záznamy z tabulky o dokončených lékařských prohlídkách dotčeného zaměstnance odstranit (to doporučujeme dělat jen v případě, pokud je nutné odstranit např. chybně vložený záznam. Tlačítkem s tiskárničkou lze vytisknout chronologický přehled zaznamenaných dokončených lékařských prohlídek.

Po kliknutí na tlačítko "+" (s údaji o zaměstnanci v režimu úprav) se objeví následující dialog:

Do pole Název LPP vepíšeme název resp. druh absolvované lékařské prohlídky, např. "Vstupní preventivní prohlídka". Do pole komentář lze zapsat jakýkoliv komentář. Tímto komentářem může být např. informace o výsledku prohlídky, jako např. "Schopen bez omezení", "Schopen s omezením > bez práce ve výškách" apod.. Do pole Datum LPP se vepíše datum, kdy dotčený zaměstnanec příslušnou prohlídku absolvoval. Do pole Identifikace záznamu, na kterém je stanovisko lékaře vepíšeme unikátní číslo tohoto záznamu. Pozn.: Ze zkušenosti můžeme doporučit (většina podniků to tak provádí) shromažďovat záznamy o lékařských preventivních prohlídkách na jednom místě resp. u jedené osoby, která má příslušnou evidenci na starosti. Tato osoba pak přiřazuje jednotlivým záznamům evidenční čísla v nějaké účelně navržené číselné řadě. V případě potřeby to pak usnadňuje nalezení příslušného originálu, na který konkrétní číslo ukazuje. V programu RISCON je možné i záznamy o jednotlivých lékařských preventivních prohlídkách skenovat a tuto naskenovanou kopii poté propojit s příslušným záznamem v databázi. Nicméně je potřeba dávat pozor na citlivé osobní údaje, které zcela jistě na těchto záznamech jsou. Skenované kopie těchto záznamů je potřeba ukládat jen do složek, které jsou ostatním neprivilegovaným uživatelům zcela nepřístupné.

Pokud máte k dispozici naskenovanou kopii záznamu o lékařské preventivní prohlídce, pak jej můžete s právě vytvářeným záznamem spojit tak, že příslušný soubor vyhledáte ve stromové struktuře složek po kliknutí na tlačítko "...". Jakmile tento soubor lokalizujete, lze jej zobrazit kliknutím na tlačítko Zobrazit.

Jsou-li veškeré potřebné údaje zapsány, klikněte na tlačítko "OK". Tím dojde k uložení nového záznamu do tabulky.

Výše uvedeným způsobem lze libovolnému zaměstnanci připsat vlastně jakoukoliv lékařskou prohlídku. Tedy nejen ty, které jsou plánované, ale i prohlídky specializované, mimořádné apod.. Pokud chcete zapsat plánovanou preventivní prohlídku, pak, je-li prostřednictvím programu RISCON naplánována, využijete spíše možnost přidat jednomu zaměstnanci jedním krokem více typů prohlídek v rozhraní pro plánování těchto prohlídek. Příkladem je třeba jedna návštěva závodního lékaře, který při ní provede kroky k ověření zdravotní způsobilosti pro profesi řidič a jeřábník najednou včetně způsobilosti pro práci v noci.

 

Část 8 - Jednotlivé vkládání plánovaných lékařských preventivních prohlídek

Další součástí rozhraní pro správu informací o zaměstnancích v programu RISCON je možnost plánování budoucích preventivních prohlídek. K tomu souží karta LPP plánované, která vypadá takto:

Tato karta obsahuje seznam lékařských prohlídek (zpravidla preventivních), které má dotčený zaměstnanec absolvovat. Jednotlivé řádky v seznamu představují jednotlivé druhy lékařských prohlídek. Řádky jsou podbarveny v závislosti na stavu termínu příslušné prohlídky, a to tak, že červeně jsou zvýrazněny prohlídky s prošlým termínem (což může být normální stav pro případy, že se jedná o zaměstnance delší dobu nemocného nebo např. na mateřské dovolené), žlutě jsou zvýrazněny prohlídky s blížícím se termínem a zeleně prohlídky s termínem v budoucnosti vzdálenější než 30 dní.

Vpravo od tohoto seznamu je sada čtvercových ovládacích tlačítek. Tlačítkem "+" lze do individuálního plánu prohlídek konkrétního zaměstnance přidat novou položku. Tlačítkem "?/!" lze zobrazit detail, případně záznam o konkrétní naplánované prohlídce modifikovat (např. posunout její termín) a tlačítkem "-" lze příslušnou naplánovanou prohlídku z plánu odstranit. Odstraněna bude ta prohlídka, kterou jsme před tím označili kliknutím na příslušný řádek seznamu. Tlačítkem s tiskárničkou lze vytisknout individuální plán lékařských prohlídek s příslušnými termíny. Tlačítko s lupou umožňuje zobrazit, jací všichni zaměstnanci mají ještě naplánovánu tutéž prohlídku a na kdy.

Pokud chcete naplánovat jeden a tentž druh lékařské preventivní prohlídky více zaměstnancům, lze to provést i odsud, ale mnohem rychlejší a pohodlnější bude použítí funkce Naplánovat jednotlivým zaměstnancům v rozhraní pro správu lékařských preventivních prohlídek.

Chceme-li tedy přidat příslušnému zaměstnanci (ověříme přijmení, jméno, osobní číslo apod. v pravé horní části rozhraní), přepneme záznam zaměstnance tlačítkem "Upravit" do režimu úprav. Potom klikneme na kartu LPP plánované a na ní na tlačítko "+". Pokud jsou v rozhraní pro správu lékařských preventivních prohlídek definovány prohlídky, jejichž druh ješte konkrétní zaměstnanec nemá v plánu, otevře se následující dialog:

Pole Název LPP se nevyplňuje, ale příslušný druh/typ lékařské preventivní prohlídky je nutné vybrat z rozbalovacího seznamu kliknutím na šipku směřující dolů na pravém okraji tohoto pole. Dále je možné vyplnit případný komentář k plánované prohlídce. Do pole Termín LPP vepíšeme termín, do kdy má být příslušná prohlídka absolvována. RISCON implicitně nabízí předvyplněné dnešní datum. Mále-li vše pohromadě, klikneme na tlačítko "OK" a preventivní prohlídka je naplánována. Příslušný záznam se automaticky objeví i v celkovém plánu preventivních prohlídek.

 

Část 9 - Přehled poranění, úrazů a nemocí

Součástí rozhraní pro správu informací o zaměstnancích v programu RISCON je i přehled o poraněních, úrazech nebo nemocích souvisejících s prací, ke kterým za dobu jeho pracovního poměru u konkrétního zaměstnance došlo. Tato součást je představena kartou Úrazy, nemoci, která vypadá takto:

Karta obsahuje seznam všech těchto událostí, ke ketrým došlo a které byly prostřednictvím programu RISCON zaznamenány včetně data začátku a konce pracovní neschopnosti a evidenčního čísla příslušné události, které se využívá při komunikaci s orgány a institucemi ve věci konkrétního případu. Tato karta má jednu velkou výhodu. Aby se v ní záznamy objevovaly, nemusíme pro to navic nic dělat. Seznam se aktualizuje a doplňuje automaticky tak, jak jsou přidávány nebo aktualizovány příslušné záznamy v úrazové evidenci programu RISCON.

 

Část 10 - Vkládání/Zobrazení informací o přestupcích

Prostřednictvím rozhraní pro správu informací o zaměstnancích lze shromažďovat informace o případných přestupcích, a to nejen na úseku bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Opakovaně zaznamenané případy mohou v mezích definovaných Zákoníkem práce být podnětem pro něco jako kárné řízení, snížení mimořádných odměn nebo k podání výpovědi ze strany zaměstnavatele. K evidenci takových událostí (přestupků) slouží karta Přestupky, která vypadá takto:

Jádrem karty je seznam s dosud zaznamenanými přestupky příslušného zaměstnance s uvedením druhu a data těchto přestupků. Vpravo od seznamu je sada čtvercových ovládacích tlačítek. Tlačítkem "+" lze přidat nový záznam, tlačítkem "?/!" lze zobrazit detail nebo v režimu úprav modifikovat údaje konkrétního přestupku, který jsme předtím vybrali kliknutím na příslušný řádek v seznamu. Analogicky lze tlačítko "-" použít k odstranění záznamu o přestupku. Tlačítko s obrázkem tiskárny lze využít k vytištění chronologického přehledu přestupků konkrétního zaměstnance.

Po kliknutí na tlačítko "+" (v režimu úprav) se zobrazí následující díalog:

V tomto dialogu vyplníme příslušná pole a poté, máme-li vše potřebné zapsáno, klikneme na tlačítko "OK". Tím bude nový záznam o přestupku zaznamenán.

Záznamy o přestupcích nejsou automaticky po uplynutí nějaké lhůty odstraňovány (zahlazovány). Pakliže je to váš zájem, je nutné to provést "ručně" nalezením záznamu příslušného zaměstnance a použítím tlačítka "-" na kartě Přestupky.

 

Část 11 - Vkládání/Zobrazení ostatních se zaměstnancem souvisejících informací

Ke každému zaměstnanci lze přidávat další specifické záznamy. Jednak jakýkoliv volně psaný text nebo záznamy spojené s nějakou událostí, ke které konkrétního dne došlo. K těmto datovaným záznamům může například patřit událost typu Provedena zkouška na přítomnost alkoholu - výsledek: negativní.. K účelu zaznamenávání těchto dalších informací slouží karta Ostatní v rozhraní pro správu informací o zaměstnancích. Karta vypadá takto:

Významnou část zabírá seznam nebo soupis zaznamenaných skutečností/událostí, který lze ovládat pomocí čtvercových tlačítek vpravo od tohoto seznamu. Tlačítkem "+" přidáváme (v režimu úprav) nové záznamy, tlačíkem "?/!" lze stávající záznamy modifikovat nebo zobrazit jejich detail a tlačítkem "-" lze záznamy ze seznamu odstranit. Odstraněn bude ten záznam, na který jsme předtím kliknutím myší nad příslušným řádkem ukázali. Tlačíko s obrázkem tiskárny slouží k vytištění seznamu zaznamenaných skutečnostní/událostí.

Pole Poznámky: slouží k poznamenání libovolného textu souvisejícího s konkrétním zaměstnancem.

Klikneme-li tedy na tlačítko "+", objeví se následující jednoduchý dialog:

Do pole Stručný popis stručně popíšeme zaznamenávanou událost nebo skutečnost, do pole pro datum napíšeme datum, ke kterému se zaznamenávaná skutečnost váže. Pole Detaily poskytuje dostatek prostoru pro zaznamenání detailních informací popisujících danou skutečnost. Pokud se vám text do vymezeného pole nevejde, začne se po jeho zaplnění text automaticky posouvat s tím, že bude aktivován svislý posuvník na pracé straně pole pro záznam detailů.

Jakmile bude vše vyplněno k vaší spokojenosti, stačí kliknout na tlačítko "OK" a nový záznam je hotov. Na závěr klikneme na tlačítko "Uložit" v pravé dolní části rozhraní pro správu informací o zaměstnancích.