Část 1 - Popis rozhraní plánu školení a výcviku

Možná to není váš případ, ale podle našich zkušeností mnoho organizací, pokud školení sledují a plánují, používají k tomu jednoduchou excelovou tabulku se jmény zaměstnanců v jednotlivých řádcích a s duruhy školení a datem posledného absolvování v jednotlivých sloupcích. Ti šikovnější si pomocí podmíněného formátování dokáží zobrazit, které z těchto školení má prošlý nebo blížící se termín. Pokud je těchto zaměstnanců řádově nejvýše několik desítek, pak se v takovém plánu dá snadno zorientovat. Potíže však na sebe nedají dlouho čekat, pokud:

• stoupne počet zaměstnanců tak, že je nelze najednou zobrazit, nebo
• je potřeba rychle připravit prezenční listinu a jména je nutné přepisovat nebo v lepším případě kopírovat, nebo
• je nutné absolvované školení zapsat a musíme to udělat pro každou osobu zvlášť, čímž lze z důvodu nedostatku času nasekat poměrně dost chyb, nebo
• je potřeba rychle zjistit, kdo má kdy jít na jaké školení, nebo
• je-li třeba rychle zjistit, jaké náklady budou potřeba na školení a výcvik v nejbližším půl roce, nebo
• chceme-li zajistit, aby si prezenční listinu mohl vytisknou sám každý vedoucí, který má něco školit,
• atd.

Podobných problémů bychom našli ještě určitě několik. Navíc vedení plánu školení v excelu má svá další technická omezení. Excelový plán školení může v jednom okamžiku upravovat jen jedna osoba, ostatním je excelový soubor na síti otevřen jen pro čtení, pokud k němu vůbec mají přístup. Další potíže mohou nastat, pokud vedení plánu školení dostane na starost jiná osoba, která má o vedení takového plánu jiné předtavy nebo zvyklosti.

Z toho důvodu jsme v závislosti na mnoha různých požadavcích našich zákazníků sestavili inteligentnější plán školení, který by měl řešit nejen výše uvedené potíže, anebo se jim alespoň snažit předejít. Cílem mimo jiné bylo, aby plánování školení zvládla vedle svých ostatních povinností pokud možno jediná osoba, i když se plán týká několika tisíc osob.

Rozhraní pro celkový plán školení je propojen s rozhraním pro definování školení a výcviků a jeho ovládání je, jak za chvíli zjistíte, velice jednoduché a intuitivní. Vypadá takto:

Největší plochu rozhraní zabírá posuvná tabulka zobrazující seznam všech dosud naplánovaných osob a školení. Pokud budeme mít například 100 zaměstnanců a každému budou naplánována 4 školení, pak bude tato tabulka mít 400 řádků. V prvním sloupci je příjmení, jméno a osobní číslo konkrétní osoby, v dalším organizační útvar, kam byl dotčený zaměstnanec v programu RISCON naposledy zařazen. Třetí sloupec s názvem Termín obsahuje datum, do kdy má dotčená osoba absolvovat příslušné školení nebo výcvik (Nejedná se o termín, kdy bude školení organizováno). Další sloupec obsahuje název plánovaného školení. Poslední dva sloupce obsahují název účtu uživatele, který naplánování příslušného školení v programu RISCON zaznamenal, a oblast, do které bylo příslušné školení zařazeno uživatelem s oprávněním definovat nebo modifikovat jednotlivé druhy školení.

Pravá strana obsahuje ovládací tlačítka. Tlačítkem "Prezenční listina (PL)" lze během několika vteřin vytvořit prezenční listinu k plánovanému školení s předem vyplněnými jmény účastníků. Tlačítkem "Prázdná PL" lze vytvořit prezenční listinu k plánovanému školení bez jmen účastníků (resp. není předem jasné, kdo všechno se zúčastní s ohledem na směnnost apod.). Tlačítkem "PL na cokoliv" během několika okamžiků vytvoříme prezenční listinu na jakékoliv neplánované školení, kde potřebujeme mít jména účastníků z řad zaměstnanců předvyplněná. Tlačítko "Prázdná PL na cokoliv" lze použít k vytvoření prezenční listiny na jakékoliv neplánované školení bez jmen účastníků. Tato poslední varianta je vhodná, pokud potřebujeme prezenční listinu pro školení, kde školenými osobami nejsou zaměstnanci vlastní organizace, ale např. zaměstnanci externích firem před vstupem do areálu apod.

Tlačítko "Zapsat plán. výcvik" slouží k tomu, abychom byly schopni v jednom kroku systému podat informaci o tom, kdo konkrétní plánované školení absolvoval a kdy, na což program RISCON zareaguje zápisem příslušných záznamů do rozhraní pro správu informací o zaměstnancích a následně provede, je-li známa lhůta opakování příslušného školení, naplánování nových termínů, do kdy má být toto opakování realizováno. Ve srovnání např. s excelovou tabulkou při zápisu školení 20-ti osobám se dostáváme co do času nutného na provedení akce z cca 40-ti minut na minuty 2 až 3, přičemž většinu z těchto několika málo minut spotřebujeme na důsledné ověření správnosti zaznamenávaných údajů. Mnohdy lze tuto akci provést za méně než 1 minutu, čímž strmě roste produktivita práce osob spravujících záznamy o školení.

Tlačítko "Zapsat neplán. výcvik" umožňuje určeným osobám podepsaným na příslušné prezenční listině zapsat absolvování jakéhokoliv neplánovaného nebo jendorázového školení. Opět lze takové neplánované školení připsat v jednom kroku všem osobám podepsaným na prezenční listině.

Prázdné pole s dvěma vyhledávacími tlačítky slouží k vyhledávání osob podle části jejich jména nebo názvu oddělení, případně podle části jména nebo kódového označení hledaného školení či výcviku.

Čtvercové tlačítko se symbolem kopírování vedle pravého dolního rohu tabulky umožňuje do tabulkového kalkulátoru přenést souhrnné informace z celkového plánu školení a provádět tam poté s nimi další operace.

Tlačítkem "Zavřít" ukončíme práci s plánem školení.

Záznamy v zobrazené tabulce jsou implicitně seřazeny podle sloupce Termín. Pokud chcete tabulku seřadit podle některých jiných sloupců, klikněte na záhlaví příslušného sloupce:

 

Část 2 - Jak vyhledávat osoby a školení

Pokud je v tabulce zobrazující osoby a jejich školení menší počet (co se vejde na obrazovku), pak je vyhledávání tzv. "okometrické" celkem snadné a příslušný řádek dokážeme lokalizovat hned. Pokud je však takých záznamů kupříkladu 12000, pak nejen, že se na obrazovku nevejdou, ale i procházení takového seznamu je značně problematické. Proto byla do plánu školení implementována vyhledávací funkce založena na SQL (structured query language) umožňující během zlomku vteřiny lokalizovat záznam v tabulce vyhovující určitým podmínkám. Celé vyhledávání v plánu školení je tedy skryto v tomto bloku funkčních prvků.

Pokud chceme v plánu školení lokalizovat určitou osobu, pak do pole nad vyhledávacími tlačítky vepíšeme část příjmení vyhledávané osoby, nebo část jejího křestního jména nebo část jejího osobního čísla a klikneme na tlačítko "Hledat osobu/útvar". Čím více znaků do vyhledávacího pole napíšete, tím přesnější bude vhledávání. Je třeba však pamatovat na to, že vyhledávání je nastaveno tak, že se zvlášť prohledává příjmení a zvlášť prohledává křestní jméno a zvlášť osobní číslo. Proto pokud do vyhledávacího pole napíšeme "Novák Jan", program RISCON nemusí danou osobu najít. Proto do vyhledávacího pole vpisujte pouze příjmení nebo jeho část anebo křestní nebo jeho část - nikdy však společně.

Pokud chceme v plánu školení lokalizovat osoby, které patří do určitého oddělení, pak do pole nad vyhledávacími tlačítky vepíšeme část názvu příslušného oddělení a klikneme na tlačítko "Hledat osobu/útvar". Opět čím více znaků napíšeme, tím je vyhledávání přesnější. Doporučujeme si s vyhledáváním chvilku hrát. Tak nejsnáze během několika minut přijdete na to, jak to funguje.

Je-li vyhledávání úspěšné, program RISCON zobrazí osoby, které vyhovují hledanému dotazu v následujícím dialogu. V opačném případě oznámí, že hledaná osoba nebyla nalezena.

Zobrazeny budou ty osoby, včetně oddělení, vyhovující zadanému dotazu. Pokud chceme konkrétní osobu lokalizovat v rámci plánu školení, pak je nutné kliknout na její jméno a poté na tlačítko "OK". Poté RISCON přepne pořadí záznamů v tabulce plánu školení podle jmen a ukazovátko nastaví na první záznam osoby, kterou jsme požadovali. Případné následující řádky v tabulce pak patří téže osobě, pokud měla v plánu více než jedno školení.

Hledáme-li v plánu příslušné školení, pak do pole nad vyhledávacími tlačíky musíme vepsat část názvu nebo kódového označení hledaného školení nebo výcviku, a poté kliknout na tlačítko "Hledat školení/výcvik". Opět čím více znaků zadáme, tím přesnější je vyhledávání. Pokud je nalezen alespoň jeden vyhovující záznam, pak je zobrazen následující dialog. V opačném případě program RISCON oznámí, že hledaná hodnota nebyla nalezena.

Zobrazena budou ta školení, která vyhovují zadanému dotazu. Pokud chceme konkrétní školení v plánu lokalizovat, pak je nutné kliknout na příslušný název školení a poté na tlačítko "OK". Poté program RISCON přepne pořadí záznamů podle jednotlivých plánovaných školení a ukazovátno nastavi na první vyhovující záznam. Pokud je plánu k příslušnému školení více než jedna osoba, budou další osoby umístěny pod tímto záznamem.

 

Část 3 - Jak rychle získat prezenční listinu na plánované školení včetně jmen účastníků

Z nemálo podniků, kde používají prezeční listiny, máme bohužel bohaté negativí zkušenosti, co do tvorby prezenčních z nejrůznějších školení. Nejčastější chybou je vynechání někdy i základních právních náležitostí, které by prezenční listina (jako dokument/záznam právně dokládající nějakou skutečnost) měla mít. Jedná se tedy o vynechání popisu předmětu školení, vynechání data školení či dokonce vynechání hlavičkové informace, podle které lze příslušný dokument spojit s příslušným zaměstnavatelem. Plán školení v programu RISCON je vybaven nástroji, které umožňují velmi rychle pripravit prezenční listinu včetně jmen vybraných zaměstnanců, a to se všemi právními náležitostmi tak, aby záznam na předmětné prezenční listině nepostrádal žádné formální náležitosti.

Pokud tedy potřebujeme prezenční listinu se jmény zaměstnanců k nějakému plánovanému školení, stačí postupovat v několika následujících krocích:

1. Najdeme první záznam příslušného školení, například pomocí vyhledávací funkce popsané v předchozí části, tak, aby byl tento záznam zvýrazněn (příslušný záznam je od odstatních odlišen tenkou modrou linkou ohraničující řádek shora a zdola).
   
   
2. Klikneme na tlačítko "Prezenční listina (PL)". Pokud je v plánu osoba, která má propadlý termín školení anebo je tento termín v určeném počtu dní ode dneška do budoucnosti, bude zobrazen další dialog spojený s údaji na prezenční listině. Pokud v tomto časovém rozmezi žádná osoba není, bude to programem RISCON oznámeno. Počet dní ode dneška do budoucnosti pro výběr osob do prezenční listiny lze ovlivnit v základním nastavení programu RISCON na kartě Vlastnosti. Doporučená hodnota je 60 dní.
   Pro příklad uvedeme, že je 1.2.2010 a v plánu příslušného školení je účastník, jehož naplánovaný termín, do kdy má školení absolvovat, je 2.3.2010. Pokud je počet dní do budoucnosti nastaven na 60, pak RISCON nabídne do prezenční listiny všechny osoby, které mají termín propadlý nebo které jej mají naplánován nejpozději na 1.2.2010 + 60 dní, tj. 2.4.2010. Protože 2.3.2010 je dříve než 2.4.2010, pak i jméno našeho účastníka bude nabídnuto do prezenční listiny. Pokud chcete do prezenční listiny zahrnout i osoby, termín jejichž školení je naplánován dále do budoucnosti. pak budete muset uvedený počet dní do budoucnosti nastavit na větší hodnotu.
   

   
   
   

3. V seznamu na lévé straně vybereme z nabídnutých jmen osoby, které se mají příslušného školení zúčastnit. Pokud jich chceme vybrant více, stačí držet klávesu CTRL a postupně klikat na příslušná jména.
   
   
4. Dále pak klikneme na pole Datum školení/výcviku a upřesníme datum, kdy bude příslušný výcvik probíhat. Implicitní datum je dnešek. Pokud datum z tohoto pole odstraníme, vznikne přímo na výsledné prezenční listině sloupec pro zápis tohoto datumu, a to pro každého účastníka zvlášť, aby bylo možné na jednu prezenční listinu postupně zístkat podpisy účastníků např. na různých směnách.
   
   
5. Dalším polem je Školitel a zkoušející. Do tohoto pole vypíšeme jméno osoby, která bude působit jako lektor, školitel, trenér apod. Pokud je takových osob více, pak je potřeba dávat pozor na omezený prostor a místo jejich křestních jmen psát např. jen iniciály.
   
   
6. Poté přejdeme k poli Text do záhlaví prezenční listiny. Pokud vyrábíme pro předmětné školení první prezenční listinu, pak je do tohoto pole importován implicitní text do záhlaví prezenční listiny, který lze modifikovat v základním nastavení programu RISCON na kartě Vlastnosti. Pokud tento text bude jakkoliv modifikován, program RISCON si jeho poslední znění spojí s příslušným školením a zapamatuje si jej pro příští prezenční listinu. Pokud tedy budeme vyrábět další prezenční listinu, text do záhlaví již bude připraven včetně poslední modifikace.
   
   
7. Dalším důležitým polem je pole Text do zápatí prezenční listiny. Opět vychází z implicitního textu pro zápatí prezenčních listin a pro jeho modifikace platí stejné pravidlo jako pro text do záhlaví prezenční listiny. Pozn.: Znění textu do záhlaví nebo zápatí prezenční listiny upravujte s rozvahou tak, aby nepozbyla smyslu právní váha těchto formulací.
   
   
8. Posledním políčkem v řadě můžete rozhodnout, jaký údaj se zobrazí na prezenční listině jako údaj blíže identifikující účastníka předmětného školení. Implicitně program RISCON vkládá do prezenčních listin datum narození účastníka (je-li v čase vytváření prezenční listiny vloženo v databázi). Zaškrtnutím tohoto políčka můžeme datum narození na prezenční listině nahradit osobním číslem.
   
   
9. Nakonec sestavené údaje pro prezenční listinu zkontrolujeme a je-li vše vpořadku, můžeme kliknout na tlačítko "OK". V následujícím kroku určíme, kam má být prezenční listina směrována. Zda na obrazovku nebo na tiskárnu, případně na jakou tiskárnu. Po vytištění je prezenční listina připravena k použití.
   

Výsledná prezenční listina může tedy vypadat nějak takto:

 

Část 4 - Jak rychle získat prezenční listinu na plánované školení bez jmen účastníků

V některých případech nelze předem přesně určit, kdo ze zaměstnanců se bude příslušného školení v daný termín účastnit. Zejména pak v případech, kdy se jedná o nějaké školení prováděné jednorázově pro všechny zaměstnance nejrůzněji rozprostředné po jednotlivých směnách nebo pracovištích. V tom případě je organizačně i administrativně jednodušší připravit prezenční listinu s potřebnými záhlavími, avšak bez vyplněných jmen zaměstnanců.

Postup je v podstatě stejný jako v předchozí části, nicméně je potřeba použít jiné tlačítko pro aktivaci procesu tvorby prezenční listiny, a tím je tlačítko "Prázdná PL". Rozhraní pro určení podrobností pro vyráběnou prezenční listinu vypadá následovně:

Levé pole se seznamem zaměstnanců není aktivní a tudíž nelze vybrat žádnou osobu. Pokud v danou chvíli není jasné, kdo bude školitelem, nebo bude vždy jiný školitel např. podle jednotlivých pracovišť, pak toto pole necháme prázdné, a příslušným školitelům předáme informaci, aby tento údaj vyplnili ručně před zahájením příslušného školení. Výsledá prezenční listina může vypadat například takto:

Jednotliví účastníci pak musí nutně vyplnit všechny své údaje (příjmení, jméno, osobní číslo a samozřejmě podpis) sami.

 

Část 5 - Jak rychle získat prezenční listinu na neplánované školení včetně jmen účastníků

Nezřídka vznikají situace, kdy je potřeba vytvořit prezenšní listinu na školení, které plánovat nelze, anebo je jeho plánování zbytečné, nicméně o jeho abslvování je zcela bezpochyby nutné vytvořit nějaký doklad. Příkladem může být například triviální seznámení zaměstnanců s příčinami úrazu jejich spolupracovníka a s přijatými opatřeními proti opakování podobného úrazu. To je typický příklad školení, které nelze plánovat, a které bude zcela jistě školeno jenom jednou, neboť příslušná protiopatření organizačního charakteru by se pak měla stát standardní součástí periodicky opakovaných instruktáží.

V daný moment však rychle potřebujeme vytvořit prezenční listinu se jmény zaměstnanců, nicméně název a náplň školení budeme muset specifikovat až těsně před vytištěním prezenční listiny, neboť tyto informace nelze čerpat z nějakého plánu resp. již definovaného výcviku.

Postup je obdobný jako v části 3, nicméně tento krát postup přípravy prezenční listiny spustíme tlačítkem "PL na cokoliv". V tomto okamžiku program RISCON načte informace o všech momentálně dostupných zaměstnancích z rozhraní pro správu informací o zaměstnancích a zobrazí v procesu přípravy podrobností pro tvořenou prezenční listinu, a to takto:

Ze seznamu zaměstnanců na lévé straně vybereme ty, které se mají jako účastníci objevit na prezenční listině. Stačí držet klávesu CTRL a klikat myší na jednotlivá jména nebo kliknout na první a poté přidávat další jména pod ním tak, že držíme na klávesnici kurzorovou šipku směrem dolů.

Na pravé straně jsou oproti dvěma předchozím způsobům dvě pole navíc k vyplnění. Jsou jimi Název školení / výcviku a Náplň školení. Do prvního z nich vepíšeme stručný název školení, do druhého pak popis náplně včetně odkazů na školené dokumenty nebo jejich části, případně na zpracovanou osnovu nebo program školení. Výsledná prezenční listina může vypadat například takto:

 

Část 6 - Jak rychle získat prezenční listinu na neplánované školení bez jmen účastníků

Poslední ze čtyřech druhů prezenčních listin je prezenční listina na libovolné neplánované školení bez předvyplněných jmen účastníků. Hodí se zejména pro situace, kdy jednorázově školíme např. osoby, které nejsou zaměstnanci vlastní nebo zpracovávané organizace. Typickým příkladem může být školení zaměstnanců externího dodavatele před zahájením akce, jedná-li se všeobecností, jakými mohou být například pravidla pro pohyb a pobyt v areálu, seznámení s typickými nebezpečími v areálu vlastní organizace či seznámení s všeobecnými pravidly pro externí dodavatele.

Pro tvorbu takové prezenční listiny se použije tlačítko "Prázdná PL na cokoliv". Dialog pro určení podrobností pro takovou prezenční listinu vypadá takto:

Po vyplnění všech náležitostí (polí) dostaneme následující prezenční listinu, klikneme-li na tlačítko "OK".

Možná to na první pohled vypadá trochu složitě, ale po několika minutách experimentování zcela jistě přijdete na to, že pomocí programu RISCON vytvoříte prezenční listinu k libovolnému školení velmi rychle. Jakmile to zvládnete, dosáhnete mnohem větší účinnosti tím, když stejnou dovednost rozšíříte mezi všechny vedoucí zaměstnance a školitele vašeho podniku tak, aby byli sami schopni si prostřednictvím programu RISCON připravit vlastní prezenční listinu.

Důležité je však pamatovat na to, že nejen podpisy na prezenční listině vše končí. Doporučuje se určit místo (nebo osobu), kde se budou vyplněné prezenční listiny za příslušnou organizační jednotku (nebo za celou organizaci) shromažďovat a údaje na nich obsažené bude někdo zapisovat příslušným osobám do databáze programu RISCON tak, aby bylo ihned jasné, co kdo absolvoval, kdy to absolvoval a na jakém dokumentu najdeme originální podpis. Zapisování údajů z prezenčních listiv věnujeme níže další kapitoly.

 

Část 7 - Jak snadno zapsat absolvování plánovaného školení více zaměstnancům najednou

Aby systém fungoval, kruh se uzavřel a bylo vše ohledně školení nebo výcviku, jak má být, je třeba v hrubých rysech dodržet následující kroky.

1. Určit potřebu výcviku
   
   
2. Určit vhodného školitele
   
   
3. Sestavit osnovu školení nebo jeho program
   
   
4. Podle osnovy sestavit obsah školení
   
   
5. Zorganizovat/Naplánovat školení (termín, místnost, čas, prostředky,...)
   
   
6. Připravi prezenční lisinu
   
   
7. Provést vlastní školení včetně případného ověření znalostí, je-li to potřeba
   
   
8. Zajistit podpisy účastníků na příslušné prezenční listině
   
   
9. Originál prezenční listity doručit na určité místo nebo zajistit její doručení
   
   
10. Zapsat údaje z prezenční listiny do databáze (včetně naplánování případného opakování)
    
    
11. Originál prezenční listiny bezpečně uložit
    
    

Následující dvě kapitoly se budou zabývat předposledním krokem, tedy zápisem údajů z prezenční listiny do datbáze.

Nástrojů (softwarových) pro evidenci školení je na trhu celá řada a obvykle jsou spojeny s nějakým personalistickým balíčkem. Mnoho z nich obsahuje potřebné nástroje, nicméně většina z nich vyžaduje, aby se školení nebo výcvik zaznamenávala osoba za osobou, případně se navíc zvlášť zaznamenávala a zvlášť plánovala jejich opakování. Pokud je zaměstnanců několik, nijak to nevadí. Pokud je počet zaměstnanců v řádu desítek, stovek nebo tisíců, pak zaznamenávání školení může představovat seriózní administrativní zátěž. Program RISCON byl navržen tak, aby školení nebo výcvik bylo možné zaznamenat pro více osob najednou, přičemž se v tomtéž kroku provede naplánování opakování, jedná-li se o periodické školení.

Takto lze práci osob zaznamenávjících a plánujících školení velmi zefektivnit.

Prvním důležitým momentem je udělat si pořádek v evidenci prezenčních listin. Prezenční listiny jsou z praktického pohledu nejrychlejším prostředkem k zaznamenání příslušného školení. Ideální je, pokud prezenčním listinám dáváme jednoznačné identifikační značky, na které se lze později odkázat a vyhledat tak velmi rychle originál prezenční listiny.

Pro účely číslování prezenčních listin je každá, která byla vytvořena a vytištěna programem RISCON, vybavena polem, do kterého se identifikační značka nebo číslo vpisuje. Jedná se o toto pole, umísěné vždy v pravé horní části prezenční listiny:

Identifikační značku nebo číslo do tohoto pole vpisuje osoba, která příslušné školení zapisuje jednotlivým účastníkům do databáze, a to v okamžiku, než se případně tato prezenční listina naskenuje a hlavně před tím, než dojde ke zmiňovaného zápisu. Program RISCON bude toto číslo požadovat při zapisování takového školení.

Doporučuje se pro číslování prezenčních listin zvolit vhodnou číselnou řadu. Jednou z takových, která se osvědčila a je navíc velmi jednoduchá, je řada s formátem YYYY-PPPP, kde "YYYY" znamená rok, ve kterém byla provedeno školení, a "PPPP" je pořadové číslo v daném roce včetně neplatných nul. Příklad může vypadat takto: 2010-0024. Způsob číslování je však zcela na vás a může být závslé na číslování záznamů stanovené vaší organizací.

Jakmile máme k dispozici prezenční listinu včetně očíslování, případně i její naskenovanou kopii, můžeme přistoupit k zápisu školení.

Nejprve je potřeba rozlišit, o jaké školení se jedná. V podstatě jde z tohoto pohledu jen o dva druhy školení, a to plánované (tj. v plánu školení v programu RISCON je k tomuto školení přiřazena alespoň jedna osoba) anebo neplánované (v pláni školení v programu RISCON neexistuje ke konkrétnímu provedenému školení adekvátní záznam). Jedná-li se o školení plánované, pak jeho zápis zahájíme kliknutím na tlačítko "Zapsat plán. výcvik". Předtím je však potřeba příslušné školení v plánu školení najít, k čemuž lze využít vyhledávací funkce. Po kliknutí na uvedené tlačítko se objeví následující dialog:

V levém sloupci se objeví seznam osob, které mají v tuto chvíli předmětné školení naplánováno. To znamená, že den, kdy nejpozději měli nebo mají toto školení absolvovat, je již v minulosti anebo v budoucnosti nejvíce takový počet dní, jaký je nastaven v základním nastavení programu RISCON na kartě Vlastnosti. Z tohoto seznamu je nutné při držení klávesy CTRL klikat na ty osoby, jejichž podpise je na předmětné prezenční listině, z níž zápis provádíme. Pokud máme aktivni funkci hodnocení výcviku, více viz. zde, pak v rozbalovacím poli vybereme příslušnou agenturu nebo školitele, aby jim bylo možné později přiřadit hodnocení práve zaznamenávanými účastníky. Pokud funkci hodnocení výcviku aktivní nemáme, pak toto pole můžeme s klidem vynechat.

Do pole Datum školení nebo výcviku zapíšeme datum, kdy školení skutečně proběhlo. Měli bychom jej najít přímo na prezenční listině. Pozn.: Pokud byly datumy na prezenční listinu dopisovány zvlášť ke každému účastníkovi (např. v případě školení prováděných postupně v pracovním týdnu), pak je potřeba krok zápisu školení v tomto dialogu provádět vždy jen pro ty účastníky, kteří mají shodné datum.

Dalším polem je Identifikace záznamu, na kterém je originální podpis. Do tohoto pole vypisujeme unikátní číslo prezenční listiny, které jsme ji předtím přiřadili a vepsali jej ručně do horního pravého rámečku, případně jinam, nejde-li o prezenční listinu připravenou programem RISCON.

Do pole Délka školení nebo výcviku zapisujeme, kolik hodin z pracovního fondu školení pro jednoho účastníka představovalo. V případech, kdy se jedná o vícedenní školení nebo výcvik, sečteme počet pracovních hodin, které by jinak příslušní účastníci jednotlivě odpracovali. Například dvoudenní školení bude mít hodnotu 16. Pokud je nutné vkládat zlomky hodin, např. 90 minut, bude tento údaj zapsán jako 1,5 hod.

Pole Náklady na účastníka lze zaznamenat náklady na jednoho účastníka, jsou-li v čase zaznamenávání školení do databáze tyto údaje k dispozici. Náklady je možné případně později připsat jednotlivým účastníkům zaznamenaným na téže prezenční listině. Funkci zobrazení osob podepsaných na téže prezenční listině lze najít v rozhraní pro správu informací o zaměstnancích.

Pole Scan prezenční listiny lze využít k uložení cesty na soubor obsahující naskenovanou kopii prezenční listiny. Naskenovaná kopie musí být k dispozici dříve, než zaznamenáváme školení do databáze. Umístění souboru lze ve stromové struktuře složek nalistovat tlačítkem "...". Tlačítko "Zobrazit" slouží k zobrazení takto propojeného souboru. Pokud chcete, aby naskenované prezenční listiny byly viditelné i pro ostatní uživatele programu RISCON na vaší síti, pak je potřeba tyto naskenované kopie ukládat do složky, kam tito uživatelé mají oprávnění alespoň ke čtení. Doporučujeme je ukládat mimo strukturu složek programu RISCON, neboť tam musí mít všichni uživatelé oprávnění ke čtení i zápisu, čímž mohou mimo program RISCON libovolný soubor odstranit. Nezapomínejte proto program RISCON včetně souvisejících datových složek uvnitř i vně pravidelně zálohovat.

Pole Detaily k zaznamenávanému výcviku lze použít k vepsání jaýchkoliv jiných informací souvisejících se zaznamenávaným školením. Údaje budou k dispozici v hostorii školení u každého zaznamenaného účastníka předmětného školení.

Máme-li všechny údaje zapsány, zkontrolujeme vizuálně jejich správnost, zejména pak datum školení a identifikaci záznamu, na kterém je originální podpis. Poté můžeme kliknout na tlačítko "OK", čímž zaznamenání školení fakticky provedeme do databáze. Pokud má předmětné školení nenulovou opakovací lhůtu, pak program RISCON zaznamenávaným účastníkům provede naplánování nového data, do kdy mají předmětné školení opakovat. Vše zcela automaticky. V případě, že je opakovací lhůta nulová, pak dojde kromě zápisu do historie školení jen vyjmutí příslušných účastníků z tabulky plánu školení.

 

Část 8 - Jak snadno zapsat absolvování neplánovaného školení více zaměstnancům najednou

Jak je z výše uvedeného patrné, v praxi se setkáme nejen s plánovanými školeními. Některá školení je potřeba provést jen jednou, nárazově, a navíc třeba ze zvláštních důvodů, které se nebudou nikdy opakovat. Příkladem nechť je typické seznamování s návody na obsluhu různých přístrojů nebo elektromechanického ručního nářadí. Pro takové školení si v části 5 nebo v části 6 připravíme příslušnou prezenční listinu, provedeme školení, a pak je potřeba toto neplánované školení zapsat do databáze jednotlivým účastníkům. Lze to provést pomocí následujícího dialogu, který vyvoláme klinutím na tlačítko "Zapsat neplán. výcvik":

V levém sloupci se objeví seznam zaměstnanců z rozhraní pro správu informací o zaměstnancích. Samozřejmě jsou odfiltrováni zaměstnanci s vyplněným datem propuštění a zaměstnanci, jejichž pracovní poměr je označen jako přerušený. Seznam je setříděn podle oddělení a následně podle příjmení a jména zaměstnance. V tomto seznamu zaklikneme při držení klávesy CTRL všechny osoby, jejichž podpis najdeme na zaznamenávané prezenční listině neplánovaného školení.

Do pole Název absolvovaného neplánovaného výcviku opíšeme název školení z prezenční listiny nebo jiného zdrojového záznamu.

Je-li aktivní hodnocení výcviku, pak výběrem v poli Agentura/Lektor/Školitel vybereme příslušný školící subjet, chceme-li pro něho později hodnocení zaznamenávat. V opačném případě lze toto pole bez potíží vynechat.

Do pole Datum školení nebo výcviku zapíšeme datum, kdy školení skutečně proběhlo. Měli bychom jej najít přímo na prezenční listině. Pozn.: Pokud byly datumy na prezenční listinu dopisovány zvlášť ke každému účastníkovi (např. v případě školení prováděných postupně v pracovním týdnu), pak je potřeba krok zápisu školení v tomto dialogu provádět vždy jen pro ty účastníky, kteří mají shodné datum.

Dalším polem je Identifikace záznamu, na kterém je originální podpis. Do tohoto pole vypisujeme unikátní číslo prezenční listiny, které jsme ji předtím přiřadili a vepsali jej ručně do horního pravého rámečku, případně jinam, nejde-li o prezenční listinu připravenou programem RISCON.

Do pole Délka školení nebo výcviku zapisujeme, kolik hodin z pracovního fondu školení pro jednoho účastníka představovalo. V případech, kdy se jedná o vícedenní školení nebo výcvik, sečteme počet pracovních hodin, které by jinak příslušní účastníci jednotlivě odpracovali. Například dvoudenní školení bude mít hodnotu 16. Pokud je nutné vkládat zlomky hodin, např. 90 minut, bude tento údaj zapsán jako 1,5 hod.

Pole Náklady na účastníka lze zaznamenat náklady na jednoho účastníka, jsou-li v čase zaznamenávání školení do databáze tyto údaje k dispozici. Náklady je možné případně později připsat jednotlivým účastníkům zaznamenaným na téže prezenční listině. Funkci zobrazení osob podepsaných na téže prezenční listině lze najít v rozhraní pro správu informací o zaměstnancích.

Pole Scan prezenční listiny lze využít k uložení cesty na soubor obsahující naskenovanou kopii prezenční listiny. Naskenovaná kopie musí být k dispozici dříve, než zaznamenáváme školení do databáze. Umístění souboru lze ve stromové struktuře složek nalistovat tlačítkem "...". Tlačítko "Zobrazit" slouží k zobrazení takto propojeného souboru. Pokud chcete, aby naskenované prezenční listiny byly viditelné i pro ostatní uživatele programu RISCON na vaší síti, pak je potřeba tyto naskenované kopie ukládat do složky, kam tito uživatelé mají oprávnění alespoň ke čtení. Doporučujeme je ukládat mimo strukturu složek programu RISCON, neboť tam musí mít všichni uživatelé oprávnění ke čtení i zápisu, čímž mohou mimo program RISCON libovolný soubor odstranit. Nezapomínejte proto program RISCON včetně souvisejících datových složek uvnitř i vně pravidelně zálohovat.

Pole Detaily k zaznamenávanému výcviku lze použít k vepsání jaýchkoliv jiných informací souvisejících se zaznamenávaným školením. Údaje budou k dispozici v hostorii školení u každého zaznamenaného účastníka předmětného školení.

Máme-li všechny údaje zapsány, zkontrolujeme vizuálně jejich správnost, zejména pak datum školení a identifikaci záznamu, na kterém je originální podpis. Poté můžeme kliknout na tlačítko "OK", čímž zaznamenání školení fakticky provedeme do databáze. Zápis bude potvrzen například taktovýmto oznámením:

Pokud se poté podíváme do dokončených školení příslušných účastníků, pak tam musíme právě zaznamenané školení objevit. Vše jde rychle a jedním krokem tak lze neplánované školení připsat libovolnému počtu zaměstnanců.

 

Část 9 - Jak získat souhrnné informace o plánu školení na určité období

V praxi nastávají situace, kdy je potřeba vědět, kolik školení bude potřeba provést v určitém následujícím období, či kolik bude odhad na náklady těchto školení v uvažovaném období. Abychom to mohli snadno zjistit, spustíme tabulkový kalkulátor, např. Excel. Poté se přepneme zpět do programu RISCON a v rozhraní pro plán školení klikneme na tlačítko se symbolem kopírování:

V následujícím dialogu určíme počáteční a koncové datum období, za které chceme získat přehled, a klikneme na tlačítko "OK". V uvedením příkladu je celý rok 2010:

Poté se ukáže oznámení o počtu nalezených agregovaných souhrnných záznamů. Pokud by žádný takový záznam v uvedeném období neexistoval, zobrazí program RISCON příslušné upozornění. Oznámení může vypadat takto:

Poté se můžeme přepnout do tabulkového kalkulátoru a do zvoleného místa pomocí kombinace klávec CTRL+V vložíme výsledek, který program RISCON připravil a vložil do schránky. S údaji lze v tabulkovém kalkulátoru dále pracovat. Náklady budou uvedeny jen u těch školení, kde je v příslušném rozhraní u konkrétního školení uvedena orientační hodnota nákladů na jednoho účastníka. Vypadá to zhruba takto:

Do výsledku nejsou zahrnuta školení, jejichž naplánovaný termín je datován před datem počátku sledovaného období.