Část 1 - Popis rozhraní a základní informace

Program RISCON je vybaven komplexním rozhraním pro definování a správu nejrůznějších druhů školení a výcviků. Lze jím definovat a plánovat školení, jejichž náplň pokrývá nejen oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a požární ochrany, ale také jiné oblasti, např. kvalitu, životní prostředí, informační technologie, či jiná specifická školení jakým je třeba školení a výcvik k programování a nastavení průmyslových robotů. Pomocí tohoto rozhraní lze efektivně připravovat i tzv. osnovy nebo programy výcviku či velmi rychle zjistit, kdo ze zaměstnanců společnosti ma momentálně platnou kvalifikaci na specifickou práci (např. řízení motorového vozíku určité kategorie). Že je ve společnosti přitom evidováno tisíce zaměstnanců, nehraje roli. Informace jsou k dispozici za běžných podmínek hned. Rozhraní pro definování a správu školení vypadá takto:

Povšimněme si hlavních součástí tohoto rozhraní. V levé horní části je umístěn seznam dosud definovaných školení a výcviků. Seznam je řazen abecedně a obshuje položky definované pod právě otevřenou organizací. Navíc se zde mohou objevit položky, které byly označeny (viz níže) tak, že jsou platné pro všechny organizace, které jsou v konkrétní instalaci programu RISCON definovány. Nad tímto seznamem je umístěno tzv. "hledátko" umožňujcí rychle lokalizovat podle části názvu nebo kódového označení libobolný výcvik bez ohledu na jejich počet. Na pravé straně jsou umístěny jednotlivé údaje vážící se k jednomu konkrétnímu výcviku nebo školení (dále jen školení).

Pole Název školení není třeba více představovat. Do pole Kódové označení je možné vkládat katalogová čísla nebo identifikační zkratky patřící jednotlivým školením tak, aby byla snáze jednoznačně identifikovatelná. Toto označení je přenášeno na prezenční listiny spojené s konkrétním školením. Pravidla pro kódové označení nejsou stanovena a je tedy zcela na vás, jaké označení si do tohoto pole vložíte.

Pole Oblast slouží jako pomocný údaj pro začlenění příslušného školení. Oblastmi mohou být například BOZP, PO, KVALITA, ŽP, IT či libovolné další. Oblast se pak také zobrazuje jako vedlejší informace v plánu školení.

Pole Školitel umožňuje uchovat identifikaci nejčastějšího nebo typického školitele pro dané školení, je-li znám. Může to být školící organizace nebo fyzická osoba.

Pole Prezentace umožňuje propojit konkrétní definované školení s nějakou např. powerpointovou prezentací, v niž je uložen obsah tohoto školení. Pole lze vyplnit ručně, ale mnohem pohodlnější je kliknout na tlačítko "..." vpravo od tohoto pole a příslušný soubor s prezentací tzv. nalistovat. Poté lze přímo z programu RISCON příslušnou prezentaci kdykoliv otevřít kliknutím na tlačítko "?" vpravo od tohoto pole a cestu k ní si tak již není třeba déle pamatovat. Podmínkou k tomu, aby se příslušná prezentace otevřena, je sama existence souboru, na který vložený odkaz směřuje a právo pro čtení do příslušné složky. Další výhodou je, že prezentace může být uložena kdekoliv v rámci internetu nebo podnikového intranetu. V tom případě je však potřeba do tohoto pole vepsat, nebo lépe zkopírovat, příslušné url odkazující na příslušnou prezentaci. Toto url (Uniform Resource Locator) je běžnou adresou dokumentu na internetu a může vypadat například jako http://www.nasefirma.cz/skoleni/prezentace_xyz.pps.

Pole Domovská stránka slouží k uložení odkazu na domovskou (vstupní) stránku e-learningového kurzu souvisejícího s příslušným školením. Pokud je tato domovská stránka umístěna v nějaké sdílené složce lokální počítačové sítě, pak lze pomocí tlačítka "..." vpravo od tohoto pole příslušnou stránku nalistovat. Pokud je tato vstupní stránka uložena na někde v rámci podnikového intranetu nebo internetu, pak je potřeba přístupnou adresu (url) vepsat ručně anebo zkopírovat z odkazového řádku vašeho internetového prohlížeče v okamžiku, kdy se na tuto vstupní stránku právě díváte. Je-li odkaz platný, lze vstupní stránku ihned zobrazit kliknutím na tlačítko "?" vpravo od tohoto pole.

Zaškrtávací políčko Školení/výcvik zajištěn externě s cenou: slouží k indikaci toho, že školitelem je někdo (fyzická osoba nebo agentura) externí vůči zpracovávané organizaci. Do pole vpravo od tohoto zaškrtávacího políčka lze zadat orientační cenu za jednoho účastníka takového školení. Tato orientační cena pak bude v rámci celkového plánu školení použita k výpočtu odhadu nákladů na školení plánovaná v určitém období.

Zaškrtávací políčko Školení/Výcvik se periodicky opakuje slouží k označení skutečnosti, že způsobilost úspěšným absolvováním předmětného školení získaná se musí periodicky obnovovat, jinak pozbyde platnosti. Vpravo od tohoto zaškrtávacího políčka je u takových školení nutné vyplnit periodu, po jaké je potřeba příslušnou způsobilost obnovit. Tato perioda je udávána v měsících. Pokud je tato perioda nulová resp. není vyplněna vůbec, automatický plánovač opakování příslušných školení nebude opakované školení plánovat. Perioda u opakovaných školení tedy musí být zpravidla celé kladné číslo, např. perioda=12 znamená, že příslušnou způsobilosti je potřeba obnovit opakováním školení po jednom roce.

Další zaškrtávací políčko Školení/Výcvik je dostupný bude asi obvykle zaškrtnuto. Pokud není, pak to pro program RISCON znamená, že příslušné školení nelze dalším osobám plánovat. Důvody pro tento stav můžete mít jakékoliv.

Zaškrtávací políčko Školení/Výcvik nenabízet při sestavování profilů při zaškrtnutí způsobí, že příslušné školení nebude nabízeno k propojení s bezpečnostními profily činností. Takových školení, která nebudou přímo souviset s nějakou specifickou činností, může být celá řada. Například: Školení vedoucích o požární ochraně nebo Odborná příprava zaměstnanců zařazených do preventivních požárních hlídek. (I když lze teoreticky zpracovat bezpečnostní profil pracovní náplně preventivní požární hlídky.)

Zaškrtávací políčko Školení/Výcvik společný pro všechny organizace v systému má specifickou roli. Pokud jej zaškrtnete, příslušné školení bude v seznamu dostupných školení vidět vždy, nezávisle na tom, s jakou organizací definovanou ve vaší instalaci programu RISCON budete pracovat. Na jednu stranu to může být výhodou - stejné školení není nutné znovu a znovu definovat pro každou organizaci zvlášť. Má to však i svá úskalí. Pokud toto políčko odškrtnete pod organizací, pod kterou nebylo příslušné školení prvotně definováno, zmizí ze seznamu. To se stane i ve všech ostatních organizacích s výjimkou jediné, a to té, pod kterou bylo školení prvotně definováno. Pokud však v mezidobí došlo k odstranění této organizace (určitě z nějakého dobrého důvodu), pak definice školení včetně související osnovy apod. nenávratně zmizí. Postupujte proto v souvislosti s tímto zaškrtávacím políčkem uvážlivě a pokud je to možné, ponechávejte jej nezaškrtnuté.

Pole Datum vytvoření a Datum aktualizace nelze ručně vyplnit. Vyplňují se automaticky tak, že je do obou polí přidáno stejné datum dne, kdy záznam příslušného školení vznikl. Po dalších úpravách, je-li úprava provedena jakýkoliv pozdější den, je systémem při ukládání nabízeno posunutí data aktualizace na dnešní datum. Datum aktualizace se automaticky přenáší i do prezenčních listin tak, aby byla zajištěna nezpochybnitelná spojitost prezenční listiny a příslušné osnovy (programu) školení, na kterou se prezenční listina odkazuje.

Údaje Vytvořil, Schválil, Vydal vyplňte podle skutečnosti a podle zásad stanovených vaším řízením dokumentace. Osnovy školení obyvkle vždy někdo vytvoří, někdo je ověří a schválí a někdo je nakonec vydá jako platný vnitřní dokument. V některých případech (otázkou je pak potenciální střet zájmů) může být ve všech třech polích stejné jméno.

Do pole Další podrobnosti si lze poznamenat jakoukoliv poznámku související s předmětným školením.

V pravé dolní části rozhraní pro definování a správu školení jsou umístěn hlavní ovládací tlačítka, kterými lze přidávat nová školení, upravovat je a případně i odsraňovat.

V levé spodní části je umístěna sada karet obsahujících další informace související s příslušným školením.

 

Část 2 - Definice nového školení/výcviku

Přidání neboli definice nového školení není nijak složitá. Pokud v rámci programu RISCON disponujeme příslušným oprávněním, stačí ve výše zobrazeném rozhraní kliknout na tlačítko Nový a postupně odshora dolů vyplnit údaje na pravé straně. Aby bylo možné se školením v rámci programu RISCON dále pracovat, plně postačí zapsat jeho název. Ostatní údaje včetně související osnovy školení apod. můžeme doplnit kdykoliv později, a to tak, že najdeme příslušné školení v seznamu v levé horní části rozhraní, případně pomocí hledátka nad tímto seznamem (vepsat kousek názvu hledaného školení a kliknout na tlačítko Hledat) a použitím tlačítka Úpravy.

Pokud uděláme chybu, je možné záznam nebo definici určitého školení odstranit tlačíkem Odstranit. Podaří se to jen v případě, že disponujeme potřebným oprávěním pro úpravy ve školeních a současně není s tímto školením spojena žádná osoba jak v plánovaných tak i v dokončených školeních. Pokud tato podmínka není splněna, program RISCON zobrazí příslušné hlášení.

Máme-li základní informace o školení vepsány, můžeme přistoupit k dalším dílčím krokům souvisejícím s tímto školením. Tyto dílčí kroky lze realizovat pomocí karet v levé dolní části rozhraní pro definici a správu jednotlivých školení.

Karta Program/Osnova umožňuje tvorbu a tisk osnovy (programu) pro příslušné školení. Karta Historie školení umožňuje pracovat s množinou účastníků, které příslušné školení již absolvovaly (u nově založených školení bude tato množina zcela jistě zatím prázdná). Karta Plán budoucích účastníků umožňuje zejména velmi rychle příslušné školení naplánovat libovolnému počtu osob z řad zaměstnanců právě otevřené organizace. Karta Bezpečnostní a environmentální profily zobrazuje bezpečnostní profily nebo environmentální profily, pro jejichž bezpečnost nebo ochranu životního prostředí je potřeba příslušné školení absolvovat. Karta Další související soubory umožňuje s příslušným školením propojit další související digitální soubory, které pak není nutné složitě hledat. Může jít například o pozvánky, typizovaná osvědčení, videosoubory atd..

 

Část 3 - Tvorba osnov a školících programů

Aby bylo vše pěkně pohromadě a snadno dostupné, umožňuje program RISCON vytvářet a tisknout osnovy (programy) jednotlivých školení. Veškerou práci spojenou s tímto úkolem lze provést pomocí karty Program/Osnova, která vypadá takto:

Karta obsahuje seznam bodů osnovy (kroků programu) příslušného výcviku s uvedením názvu, pořadového čísla (ovlivňujícího pořadí bodů na tištěné variantě osnovy) a pole umožňujícího určitý bod do tiskové varianty nezahrnovat. Vpravo od tohoto seznamu najdete sadu čtvercových ovládacích tlačítek. Tlačítkem "+" lze přidat nový prvek (bod) osnovy. Tlačítkem "?/!" je možné již definovaný prvek upravovat, případně zobrazit příslušný detail. Tlačítkem "-" lze již definovaný prvek z osnovy odstranit. Tlačíko s obrázkem tiskárny slouží k vytištění osonovy nebo programu školení na tiskárně. Zajímavým tlačítkem, které může ušetřit mnoho času, je tlačíko "++". Tímto tlačítkem lze do osnovy právě otevřeného školení naimportovat prvky osnovy jakéhokoliv jiného již definovaného školení vaší instalace programu RISCON.

Chcete-li tedy přidat nový prvek osnovy, kliknutím na tlačítko "+" (v režimu úprav) se objeví následující dialog:

Do pole Název prvku vepíšeme výstižný název prvku. Tento prvek pak dostatečně rozvedeme včetně uvedení souvisejících školených předpisů nebo jejich částí v poli Popis zobrazený v osnově nebo programu školení/výcviku. Přitom je potřeba mít na mysli, že se stále jedná o osnovu (program) nikoliv doslovný přepis školeného výkladu. Osnovy by pak byly příliš dlouhé a nepřehledné. Doslovné znění, případně příklady je dobré čerpat přímo z dotčených předpisů anebo například powerpointové prezentace sestavené pro tento účel.

Do pole Jakýkoliv komentář k tomuto prvku si lze poznamenat jakoukoliv poznámku. Tato poznámka se do výsledné osnovy nebo programu na papír nepřenáší.

Pole Pořadové číslo slouží k ovlivnění pořadí vkládaného prvku na tištěné variantě osnovy. Proto je dobré jednotlivým vytvářeným prvkům přiřazovat čísla např. po desítkách (10, 20, 30 apod.). Jakmile potřebujeme vložit nový prvek mezi první a druhý, přiřadíme mu pořadové číslo 15.

Pokud nechceme, aby se právě vkládaný prvek zatím v tištěné podobě osnovy neobjevil, zaškrtneme políčko Netisknout. To může být užitečné v případech, kdy musíme uložit rozpracovaný nedokončený prvek, k jehož dokončení se chceme pozdějí vrátit. Přitom by nebylo vhodné, aby někdo jiný osnovu vytisknul s nedodělaným prvkem.

Jakmile máme vše hotovo, kliknutím na tlačítko "OK" přidáme nově vkládaný prvek do osnovy (programu). Poté můžeme tlačíkem s tiskárničkou vyzkoušet, jak bude výsledná osonova s novým prvkem vypadat v tištěné podobě. Ta může vypadat například takto:

Některá školení mohou být podobná, a tak mohou být podobné i jejich osnovy nebo programy. Pokud řešíte takový případ, lze si naimportovat již hotovou osnovu z jiného školení a tu pak doupravit, což zabere podstatně méně času. Ještě účinnější je importování stejných školení mezi různými organizacemi založenými ve vaší instalaci programu RISCON. Importování je velice jednoduché. Po kliknutí na tlačítko "++" se objeví dialog s možností lokalizace školení, jehož osnovu chcete naimportovat. Vypadá nějak takto:

V horním rozbalovacím poli vyberte organizaci, pod kterou je definováno školení, jehož osnovu chcete importovat. Poté ve spodním rozbalovacím poli vyberte příslušné školení, ze něhož chcete osnovu importovat. Pak již jen stačí kliknout na tlačítko "OK". Všechny prvky osnovy budou zkopírovány ze zdrojového školení do cílového, jehož osnovu právě upravujeme. Pokud v cílovém školení již nějaké prvky existovaly, import nové prvky připojí na jejich konec. Nedojde k jejich přepsání.

 

Část 4 - Historie školených

Karta Historie školených umožňuje pohodlnou práci se sadou osob, které předmětné školení již absolvovaly. Karta vypadá takto:

Obsahuje seznam osob, které kdy školení absolvovaly. U opakovaných školení se může jedna osoba objevit i více něž jedenkrát. Záznamy do historie není nutné ručně vkládat. Přidávají se do seznamu automaticky tak, jak jsou jednotlivá plánovaná školení zapisována jednotlivým osobám, což lze nejpohodlněj provést v plánu školení a výcviku.

Pod seznamem osob, které školení již absolvovaly, najdete sadu ovládacích tačítek. První z nich "Seznam osob s platným školením" zobrazí seznam osob, které mají v tuto chvíli školení platné, a kolik času (v měsících) jim zbývá do konce platnosti, resp. do nutnosti příslušné oprávnění opakovaným školením obnovit. Tuto funkci nejčastěji využijeme, pokud potřebujeme rychle vědět, kdo má momentálně oprávnění k určité činnosti, abychom mohli nahradit zaměstnance, který náhle onemocněl, anebo je zrovna na dovolené apod.

Tlačítkem s obrázkem symbolizujícím kopírování můžeme prostřednictvím schránky přenést do tabulkového kalkulátoru (Excelu) údaje o účastnících, kteří absolvovali příslušné školení v období vymezeném dvěma datumy. Doporučuje se, aby byl tabulkový kalkulátor spuštěn dříve, než tuto funkci využijete (jeho spuštění totiž v některých verzích včistí schránku a akci je nutné opakovat). Postup je tedy následující:

1. Spustíme Excel
2. Přepneme se zpátky do programu RISCON
3. Na kartě Historie školených klikneme na tlačítko se symbolem kopírování
4. V následujícím dialogu vyplníme datum začátku a konce požadovaného období
5. Po kliknutí na tlačítko "OK" budou vyhledána potřebná data a uložena do schránky. Pokud nebudou v zadaném období nalezeny žádné vyhovující záznamy, program tuto skutečnost oznámí a do schránky se neuloží nic.
6. Poté se přepneme do programu Excel
7. Klikneme na buňku, od které bude zahájeno vkládání nalezených záznamů
8. Použijeme oblíbenou klávesovou kombinaci CTRL+V anebo klikneme na volbu "Vložit" v nabídce "Úpravy", případně na ikonu se symbolem pro vložení.
9. Přenesená data se objeví v jednotlivých buňkách programu Excel.

Tlačítkem Tisk lze určitou podmnožinu osob, které školení absolvovaly, v závislosti na zadaném období vytisknout na tiskárně. Postup výběru požadovaného období je shodný jako při kopírování do schránky a poté do tabulkového kalkulátoru - viz předchozí odstavec.

Tlačítko Statistika umožňuje projít všechny záznamy v historii účastníků a zobrazit souhrn měsíc za měsícem co do počtu školení, hodin spotřebovaných účastí na školení a případně souvisejících nákladů spojených s účastí na příslušném školení. Údaje jsou zobrazeny v obráceném chronologickém pořadí od nejmladšího měsíce k nejstaršímu. Vypadá to přibližně takto:

Pokud chceme se souhrnnými údaji dále pracovat, lze je snadno přenést přes schránku do programu Excel, a tam můžeme dále pokračovat tvorbou grafů, komentářů, popisek apod. a poté vše vložit do případné prezentace nebo zprávy. Tabulku uložíme do schránky kliknutím na tlačítko se symbolem kopírování vpravo od statistického souhrnu. Poté, co program RISCON ohlásí, že data byla uložena do schránky, lze se přepnout do programu Excel a kombinací kláves CTRL+V je vložit do příslušného sešitu programu Excel. Okno se statistickým souhrnem lze uzavřít kliknutím na tlačítko "OK".

 

Část 5 - Plán budoucích účastníků

Karta Plán budoucích účastníků slouží k velmi rychlému naplánování předmětného školení osobám z řad zaměstnanců zpracovávané organizace. V podstatě lze jedním krokem naplánovat školení třeba i všem zaměstnancům této organizace bez ohledu na jejich počet. Zmiňovaná karta vypadá takto:

Centrálním objektem této karty je tabulka obsahující seznam osob, jimž je předmětné školení naplánováno, včetně příslušného termínu a osoby (resp. účtu uživatele), který naplánování pro příslušnou osobu provedl. Jednotlivé řádky seznamu jsou podbarveny v závislosti na tom, v jakém stavu je příslušná termín. Pokud je podbarvení červené, jedná se o naplánované školení s prošlým termínem. Je-li podbarvení žluté, pak je termín školení blíže než 30 dní v budoucnosti. Pokud je podbarvení zelené, je na zajištění potřebného školení pro tyto osoby relativně čas, neboť termín je v budoucnosti dále než 30 dní.

Pokud chceme příslušné školení naplánovat některým zaměstnancům, pak stačí kliknout na tlačítko Naplánovat jednotlivým zaměstnancům. Poté program RISON zobrazí následující dialog:

V seznamu na levé straně je zobrazen posuvný seznam zaměstnanců, kterým předmětné školení ještě nebylo naplánováno. Seznam je řazen abecedně podle organizačních útvarů (oddělení) a v rámci těchto útvarů pak podle přijmení a jména. Chceme-li tedy některým z nich školení naplánovat, podržíme klávesu CTRL a myší klikáme na jména příslušných budoucích účastníků.

Do pole Komentář je možné připsat libovolný komentář k naplánovanému školení. Komentář bude stejný pro všechny tímto krokem naplánované účastníky.

Do pole Termín školení nebo výcviku napíšeme datum, do kdy má být předmětné školení absolvováno. Toto datum se nemusí krýt s termínem provedeného školení. Obvyklá praxe je, že školení prakticky probíhá o několik dní dříve, než toto vpisované datum. Program RISCON implicitně do tohoto pole vkládá dnešní datum, případně jej tedy upravte.

Pole Lhůta opakování školení nebo výcviku slouží k dodatečné specifické lhůty opakování příslušného školení, je-li třeba jej opakovat. Lhůta je implicitně přenesena z definice příslušného školení a v drtivé většině případů ji není nutné měnit. Občas však nastávají případy, že některý výcvik chceme pro určité osoby opakovat s jinou periodou, než je standartně nastaveno. Pak je tedy potřeba lhůtu v tomto poli přizpůsobit.

Máme-li vše připraveno, kliknutím na tlačítko "OK" přidáme označené osoby do plánu s uvedeným termínem. Všechny přidané osoby se automaticky ihned objeví v centrálním plánu školení. Dialog pro přidání osob se poté automaticky zavře.

Pokud uděláme chybu v plánování, pak je možné ji napravit, a to v zásadě dvěma způsoby. Již naplánované účastníky postupně z plánu příslušného školení odstraníme použitím tlačítka "-" na kartě Plán budoucích účastníků a provedeme jejich naplánování znovu s jiným termínem, případně jiných osob. Upravit termín konkrétnímu účastníku lze také na kartě Školení plánovaná v rozhraní pro správu informací o zaměstnancích programu RISCON.

Určitou množinu plánovaných účastníků omezenou obdobím, ve kterém mají příslušné školení absolvovat, lze zkopírovat do schránky a poté vložit do programu Excel nebo do jiného tabulkového kalkulátoru. Ke zkopírování do schránky postačí kliknout na tlačítko se symbolem kopírování, vyplnit data vymezující potřebné období a kliknout na tlačítko "OK" pod těmito daty. Po oznámení o tom, kolik záznamů bylo vloženo do schánky lze pomocí klávesové kombinace CTRL+V tyto záznamy vložit na místo v sešitu tabulkového kalkulátoru podle vašeho uvážení.

Podobnou funkci má tlačítko Tisk. Tím lze určitou množinu plánovaných účastníků omezenou určitým obdobím vytisknout. Oba způsoby lze využít např. při sestavování pozvánek.

Kliknutím na tlačítko "?" lze zobrazit souhrnnou informaci pro právě zobrazené školení sdělující, kolik osob v plánu je po termínu, kolik jich je v časovém horizontu 30-ti dní a kolik jich je plánováno v časovém horizontu delším. Souhrnná informace vypadá takto:

 

Část 6 - Další s výcvikem související informace

Další s výcvikem související informace lze nalézt, případně vkládat, na kartách Bezpečnostní a environmentální profily a Další související soubory. Na kartě Bezpečnostní a environmentální profily je zobrazen seznam těch profilů, ke kterým bylo právě zvolené školení v příslušných částech týkajících se BOZP nebo ochrany ŽP přiřazeno. Kartu není nutné manuálně vyplňovat, aktualizuje se sama automaticky na základě informací obsažených databázi programu RISCON. Pravý sloupec seznamu profilů uvádí, v jaké části (BOZP nebo Envi) je umístěn příslušný profil. Vypadá to následovně:

Karta Další související soubory je malinko složitější, ale může v případě využití snížit míru frustrace způsobenou obtížným nalézáním souvisejícího souboru, který jsem "určitě před rokem a půl dělal, jen nevím, kam jsem jen tenkrát uložil". Na této kartě lze s příslušným školením spojovat nejrůznější digitální soubory, ať jsou ve vašem počítači, na podnikové síti, na podnikovém intranetu či kdekoliv na internetu. Lze si tak ke školení připojit pro pozdější snadné nalezení třeba soubor obsahující graficky vyvedené osvědčení o absolvování, nebo internetovou stránku školící agentury anebo třeba Facebookový profil lektora. Lze tedy propojit, cokoli vás napadne a shledáte v souvislosti s předmětným školením za užitečné. Karta vypadá takto:

Karta obsahuje seznam s příslušným školením dosud propojených souborů nebo informačních zdrojů. Pravý sloupec seznamu vždy obsahuje tlačítko "Ukázat". Pokud na něj kliknete, otevře se informační zdroj, na který vede uložený odkaz z příslušného řádku seznamu. Podmínkou je to, že jako uživatel MS Windows musíte mít v danou chvíli k odkazovaném souboru nebo informačnímu zdroji přístup. To znamená adekvátní přístupová práva v rámci PC nebo podnikové sítě a otevřený a funkční přístup k podnikovému intranetu nebo internetu.

Nový odkaz na související soubor nebo informační zdroj přidáme kliknutím na čtvercové ovládací tlačítko "+" umístěné vlevo pod seznamem. Poté se otevře následující dialog:

Do pole Obsah souboru vepíšeme stručný popis připojovaného souboru nebo informačního zdroje. Do pole Cesta na soubor vložíme plnou cestu k souboru nebo informačnímu zdroji, který chceme připojit. Pokud je připojovaný soubor ve vašem počítačí nebo v dostupných složkách na vaší podnikové síti, pak není nutné cestu ručně vypisovat, ale je snazší ji ve stromové struktiře složek nalistovat po kliknutí na tlačítko "...". Pokud jde o informační zdroj umístěný na podnikovém intranetu nebo kdekoliv jinde na internetu, nejsnazší cestou je zkopírovat odkaz z odkazové řádky vašeho internetového prohlížeče a vložit jej klávesovou kombinací CTRL+V přímo do pole Cesta na soubor, jak je to na výše naznačeném příkladu (uvedený facebookový profil je smyšlený). Pro kontrolu můžeme připojovaný soubor nebo informační zdroj zobrazit kliknutím na tlačítko "Zobrazit" v pravo od pole pro cestu na soubor. Kliknutím na tlačítko "OK" se do seznamu související souborů toto nové propojení přidá.