Standardní součástí řízení dokumentace je udržovat přehled o všech dokumentech používaných v organizaci, které byly označeny za důležité, ať už se jedná o právní předpisy a normy, vnitřní postupy a směrnice, záznamy nebo formuláře, či ostatní dokumenty, o nichž chceme vědět, jak vypadají a zajistit jejich správné použití resp. použití správného dokumentu.

Mezi takové ostatní soubory mohou patřit různé seznamy, recepruty, výkresy, schémata, video nebo audio soubory či prezentace, které nemají atributy postupu, formuláře nebo záznamu. K řízení takových dokumentů bylo do programu RISCON zabudováno rozhraní pro ostatní dokumenty, které vypadá takto:

K rozhraní pro ostatní dokumenty se dostanete klinutím na volbu hlavní nabídky: /Dokumentace/Ostatní dokumenty/Přehled ostatních řízených dokumentů, jak je naznačeno na následujícím obrázku:

Centrálním objektem rozhraní pro ostatní dokumenty je opět tabulka obsahující na každém řádku jeden definovaný ostatní dokument. Jednotlivé sloupce tabulky obsahují vždy název dokumentu, jeho označení, datum počátku platnosti dokumentu, datum poslední změny (aktualizac) dokumentu, datum konce platnosti dokumentu, oblast, do které svým obsahem dokument zasahuje, a druh dokumentu. Pokud chcete změnit pořadí ostatních dokumentů v tabulce, pak zkuste kliknout na záhlaví příslušného sloupce, podle kterého se mají řádky v tabulce seřadit.

Nad tabulkou můžete najít vyhledávací pole, do kterého lze zapsat část názvu nebo část označení hledaného dokumentu a vybrat po kliknutí na tlačítko "Hledat" příslušný dokument z mnohem užší a cílenější nabídky. Zcela vpravo najdete údaj uvádějící počet dokumentů v databázi. Pro počet evidovanýc dokumentů není žádný limit. Jen velikost tabulky je omezena na 2GB, což znamená, že evidovat lze bez problémů desítky či stovky tisíc dokumentů, cožje pro drtivou většinu zamýšlených aplikací programu RISCON zcela jistě s rezervou dostačující počet.

Zcela vpravo dole naleznete ovládací tlačítka pro rozhraní ostatních dokumentů. Tlačítkem "Nový" se přidávají nové položky do tabulky, tlačítkem "Úpravy" lze změnit či doplnit již existující položku v tabulce ostatních dokumentů, tlačítkem "Odstranit" je možné příslušný řádek z tabulky odstranit. Tlačítkem "Zavřít" lze práci s rozhraním pro ostatní dokumenty ukončit a řízení předat hlavní nabídce.

Pokud s řízením dokumentace prostřednictvím programu RISCON začínáte, a dokumentů k umístění do tabulky je hodně, řádově desítky, stovky nebo i více a jejich seznam již v nějaké elektronické podobě máte (např. ve Wordu nebo v Excelu), zvažte možnost doprovodné služby importu dat ze stávajících datových zdrojů.

Zbytek prostoru rozhraní pro ostatní dokumenty pod tabulkou s jejich seznamem vyplňují jednotlivá pole obsahující podrobnosti ke každé uložené definici ostatního dokumentu.

Do pole Označení se obvykle vepisuje unikátní identifikační značka řízeného ostatního dokumentu. Program RISCON kromě omezení délky identifikační značky na 15 znaků nestanovuje žádná další omezení. Identifikační značku může tvořit jakékoliv kombinace písmen, číslic nebo speciálních znaků podle pravidel a zvyklostí uživatelovy organizace.

Pole pro název dokumentu není třeba zvlášť popisovat. Jen je dobré při volbě názvu dokumentu pamatovat na abecední řazení dokumentů podle jejich názvu, kdy se jeví výhodou, kdy název postupuje zleva doprava od obecnějšího ke specifičtějšímu popisu.

I u ostatních dokumentů lze vyplnit data počátku jejich platnosti, data poslední změny nebo aktualizace a data konce platnosti. Výhodou u ostatních dokumentů je poměrně široké pole k zapsání poznámek, které jsou uživatelům ihned na očích bez nutnosti hýbat vertikálním posuvníkem poznámkového pole. Místo pro text je dostačující - cca 64kB.

Do pole Cesta na další elektronický dokument... lze vložit odkaz na již existující elektronický dokument, který lze po kliknutí na tlačítko "Zobrazit" ihned otevřít, pokud k němu má momentální uživatel fyzicka zajištěn přístup. Odkazovaný elektronický dokument může být umístěn v lokálním PC nebo ve sdílené složce podnikové sítě, na intranetu nebo kdekoliv na internetu. Chcete-li se odkázat na dokument umístěný na vašem pevném disku nebo ve sdílené složce podnikové sítě, můžete tento dokument nalistovat po kliknutím na tlačítko "...". Pokud je odkazovaný elektronický dokument umístěn na podnikovém intranetu nebo na internetu, lze odkaz vložit tak, že příslušný dokument nejprve prohlížečem na intranetu nebo internetu najdete, z odkazového řádku v horní části prohlížeče zkopírujete příslušné URL a poté jej kombinací kláves CTRL+V vložíte do pole pro cestu na další dokument. Cesta na intranetový dokument pak může vypadat například takto: http://intranet.nasefirma.cz/vykresy/v177_20100115_zakazka009.dwg. (Pro otevření méně běžných druhů souborů je nutné mít v prohlížeči k dispozici adekvártní plug-in.)

Poznámka: Důležitou funkcí je možnost vygenerovat seznam dokumentace včetně odkazů na ostatní dokumenty do interaktivního HTML dokumentu, který lze použít ke zpřístupnění ostatních dokumentů i bez nutnosti k nim přistupovat prostřednictvím programu RISCON. Podrobnosti najdete v rozhraní pro vnitřní postupy a směrnice v části Jak vygenerovat seznam dokumentace ve formátu HTML.

Pro snazší orientaci lze vybrat jednu z možností druhů dokumentů.

Dále je možné zaškrtnout políčka podle toho do jakých oblastí řízení definovaný ostatní dokument patří. Pokud chcete, aby definice ostatního dokumentu byla viditelná ve všech organizacích, které máte ve vaší instanci programu RISCON definovány, pak zaškrtněte i políčko Platí ve všech OJ.

Pokud chcete vidět, jaký uživatel si příslušný ostatní dokument kdy prostřednictvím programu RISCON otevřel, pak zkuste kliknout na tlačítko "?"