Část 1 - Popis rozhraní a základní informace

Program RISCON je vybaven jednoduchým nástrojem pro řízení vnitřní dokumentace v rámci určitého podniku nebo organizace. Mezi tuto dokumentaci počítáme vnitřní směrnice a postupy (těm je věnována tato stránka), dále pak záznamy a formuláře a nakonec ostatní řízené dokumenty (např. výkresy, schémata apod.).

Řízením dokumentace však v programu RISCON není jen udržovat přehled o podnikových dokumentech, ale zejména využití již jednou vložených informací na dalších místech, odkazované dokumenty z programu RISCON rovnou otevíraz bez nutnosti pátrat po složkách a souborech nebo brouzdat po strukturovaných nabídkách podnikového intranetu nebo internetu.

Rozhraní pro správnu vnitřních předpisů a směrnic vypadá jednoduše takto:

... a dostanete se k němu kliknutím na následující volbu nabídky:

Rozhraní pro práci s vnitřními postupy a směrnicemi je podobné rozhraní pro právní předpisy a normy. Centrálním objektem je tabulka obsahujícími na každém řádku jeden definovaný vnitřní postup nebo směrnici. V různých podnicích jsou dokumenty, jejichž obsahem je nějaký postup kroků nebo podmínek, podle nichž se má postupovat, nazývány různými způsoby. Může jít mimo postupy a směrnice napřílad o direktivy, TOP, PP, SOP, procedury apod. RISCON toto názvosloví nijak neurčuje ani neomezuje. V tabulce je tedy vždy uveden název tohoto postupu nebo směrnice, jeho označení (označování dokumentace je opět zcela na podnikových zvyklostech a RISCON je limituje jen počem znaků - 20) a automatické připojení znaků označujících verzi příslušného dokumentu, dále pak data začátku platnosti, data poslední aktualizace nebo změny, data konce platnosti a tabulku uzavírá pětice kategorií, do kterých příslušný vnitřní předpis případně zasahuje. Q = kvalita, E = životní prostředí, S = bezpečnost, I = informatika, O = organizace.

Nad tabulkou s vnitřními postupy a směrnicemi lze najít údaj o jejich počtu, vyhledávací pole, které umožňuje podle části názvu nebo části označení lokalizovat po kliknutí na tlačítko "Hledat" zadaným znakům vyhovující položky v seznamu vnitřních postupů a směrnic. Dále pak je zde možnost ovlivnit pořadí, v jakém jsou vnitřní postupy a směrnice v tabulce zobrazeny.

Levá dolní část rozhraní pro vnitřní směrnice a postupy je věnována detailům, které lze pro každý vnitřní postup nebo směrnici do databáze uložit.

Pravá dolní část obsahuje ovládací tlačítka rozhraní a tabulku bezpečnostních profilů, se kterými byl konkrétní vnitřní postup nebo směrnice propojena.

Za pozornost stojí tlačítka "Zobrazit" a "?". Prvním z nich lze otevřít dokument, pokud je vlev od tohoto tlačítko vyplněna cesta ke konkrétnámi souboru obsahující tento dokument. Druhým z nich je možné zobrazit seznam uživatelů, kteří kdy příslušný dokument prostřednictvím programu RISCON otevřeli, nebo se o to alespoň pokusili. Může to vypadat i takto:

Tlačítkem "Zavřít" ukončíte práci s rozhraním pro vnitřní postupy a směrnice a řízení se vrátí zpět hlavní nabídce programu RISCON.

 

Část 2 - Zaznamenávání jednotlivých vnitřních předpisů

Ihned po definování vaší organizace v příslušném rozhraní bude seznam vnitřním postupů a směrnic prázdný. Je to zcela logické, neboť nemůžeme dopředu tušit, jaké vnitřní postupy a směrnice jsou vaší organizací vydány, jak se jmenují, jak jsou označeny a kdy byly vydány. Pokud je takových vnitřních postupů a směrnic několik, nebude asi žádný problém níže uvedeným způsobem naplnit tabulku vnitřních předpisů a směrnic příslušnými údaji. Pokud by však takových vnitřních postupů a směrnic byly stovky, což ve větším podniku není ojedinělý problém, zvažte možnost doprovodné služby spočívající v importu dat do databáze programu RISCON.

Pokud tedy budete nové definice vnitřních postupů a směrnic pořizovat sami, postup je následující:

1. V rozhraní pro vnitřní postupy a směrnice klikněte na tlačítko "Nový".
2. Vyplňte označení předpisu.
   Označení by mělo odpovídat podnikovým zvyklostem nebo normativům. Způsobu označování (identifkace) dokumentů v rámci systémů řízení bývá věnována významná část podnikových předpisů pro řízení dokumentace. Označení může obsahovat písmena, číslice, pomlčky, lomítka, mezery či jiné speciální znaky a jejich kombinace tak, aby označení předpisu bylo v rámci daného podniku unikátní. Dobrou volbou bývá do označení předpisu vsunout znak, podle kterého lze snadno odhadnout, do jaké oblasti příslušný předpis patří. Na další pole se přesunete buď kliknutím myš anebo lépe stisknutím klávesy TAB na klávesnici.
3. Vyplňte název předpisu.
4. Vyplňte příslušnou verzi předpisu.
   Program RISCON ponechává číslování verzí zcela na uživateli (s příslušným oprávněním). Jako označení verze mohou sloužit čísla a znaky nebo jejich kombinace například takto: "a)", "1)", "v.001", "R-01T", apod.. Je dobré pamatovat, že uložíte-li novou verzi odkazovaného dokumentu, upravit příslušným způsobem i číslo verze v tomto políčku.
5. Vyplňte datum, kdy příslušný předpis poprvé začne nebo začal platit.
6. Vyplňte datum poslední změny - resp. toto datum se poprvé vyplní automaticky shodně s datem, kdy předpis poprvé začal platit.
7. Pokud nevyplňujete data i do minulosti, přeskočte pole Účinnost do:
8. Pokud nechcete, aby se příslušný předpis objevoval v nabíce při sestavování bezpečnostních profilů, zaklikněte políčko Nenabízet.
9. Pokud chcete, aby byl předpis v seznamu zvýrazněn červeným písmem, zaklikněte políčko Zvýraznit.
10. Vyplňte jméno tvůrce předpisu.
11. Vyplňte jméno osoby, která ověřila správnost příslušného dokumentu.
12. Vyplňte jméno osoby, která uvolnila dokument k používání (obvykle správce dokumentace).
13. Pokud potřebujete, vyplňte poznámky k příslušnému dokumentu, které si má RISCON pamatovat.
14. Pokud potřebujete, vyplňte cestu na soubor obsahující příslušný dokument.
    Propojit lze jakýkoliv dokument uložený ve vašem počítači, ve sdílené složvce podnikové sítě, na podnikovém intranetu nebo kdekoliv na internetu. Podmínkou kromě fyzického přístup k dotčenému dokumentu je jeho možnost otevření v internetovém prohlížeči.
    Pokud je příslušný soubor ve vašem pc nebo ve sdílené složce, stačí jej nalistovat pomocí tlačítka "...".
    Pokud je příslušný soubor na intranetu nebo na internetu, nejsnazším způsobem je jeho otevření v prohlížeči, zkopírováním cesty na dokument v odkazovém řádku prohlížeče a jejím vložením přímo do pole Cesta na elektronický dokument....
    Otevíráte-li tedy soubory, které nejsou běžnou součástí např. MS Office, pak může být nutné nainstalovat do prohlížeče příslušný plug-in. Odkazované dokumenty nejsou programem RISCON ukládány do databáze, pouze odkaz na ně. Otevíráte-li tedy odkazované dokumenty prostřednictvím programu RISCON, měli byste otevřít vždy poslední podobu příslušného dokumentu. Pokud se odkazujete na soubory na internetu, odkazy by měl čas od času někdo zkontrolovat, neboť správce příslušného www serveru může dokumenty a cesty k nim případně modifikovat nebo rušit - záleží na vašem vztahu k němu.
15. Zaklikejte zaškrtávací políčka jednotlivých oblastí, kam příslušný dokument zasahuje.
16. Pokud chcete, aby byla příslušná definice dokumentu viditelná ve všech organizacích definovaných ve vaší instalaci programu RISCON, pak odklikněte zaškrtávací políčko platí jen v této OJ.
17. Klikněte na tlačítko "Uložit".

 

Část 3 - Propojování definic s existujícími soubory

Jak nastavit propojení definice vnitřního postupu nebo směrnice s existujícím souborem obsahujícím příslušnou sadu instrukcí, kroků nebo podmínek, jsme si ukázali v předchozí části pod bodem 14. Toto propojování má však svá drobná úskalí, o kterých je dobré vědět a které si v následujících několika bodech vysvětlíme.

Pokud provozujete RISCON v některé z jeho síťových variant, pravděpodobně bude žádoucí, aby i všichni uživatelé bez rozdílu měli možnost odkazované soubory vždy stejným způsobem otevírat. Jednou z podmínek je adekvátní programové vybavení stanice, ze které se uživatelé přihlašují, což může být např. internetový prohlížeč s případně potřebnými plug-iny k otevírání méně obvyklých typů souborů. Stejně důležité je však konrétní soubory resp. přístup k nim popisovat tak, aby byl tento popis (cesta) pro každou stanici shodný.

Pokud se na přsíslušný soubor odkážete tzv. absolutní cestou typu např.: c:\dokumenty\novak\smernice\SM-001.doc, kde "c:" je pevný disk vašeho PC, pak pravděpodobně jiný uživatel na síti pravděpodobně odkazovaný soubor vůbec neuvidí, neboť na svém disku "c:" nebude mít složku \dokumenty\novak.

Spolehlivá řešení jsou v podstatě tři:

1. Využití tzv. shodně mapovaného disku
   jde o situaci, kdy například podnikové směrnice jsou uloženy na síti ve složce, která je kažému uživateli podnikové sítě při přílášení tzv. mapována jako další virtuální disk počítače; může mít označení např. "i:", takže cesta napsaná jako i:\smernice\SM-001.doc bude pro všechny uživatele stejná.
   
   
2. Využití relativních odkazů
   jde o situaci, kdy pro uložení dokumentů vytvoříme ve sdílené složce, kde je nainstalován program RISCON složku, která bude obsahovat odkazované dokumenty, a do které všem ostatním uživatelům kromě správce dokumentace přidělíme ve Windows oprávnění pouze pro čtení (aby jiný uživatel nemohl např. nechtěným zásahem modifikovat původní obsah těchto souborů); pro odkaz pak lze použít tzv. relativní odkaz, který je opět pro všechny uživatele stejný a navíc je velmi krátký a lze jej zapsat např. takto: .\smernice\SM-001.doc; pak je navíc úplně jedno, jak uživatel příslušnou instanci programu RISCON spouští, zda z mapované složky nebo s použitím zástupce s definovanou absolutní cestou; (v tomto případě však mohou nastat potíže, pokud seznam dokumentace budeme převádět do HTML stránky (viz další část), kde prohlížeč nebude vědět, jakou složku brát jako výchozí pro sestavení úplné cesty k příslušnému souboru.
   
   
3. Využití absolutní cesty k souboru
   jde o situaci, kdy jako odkaz na soubor použijeme tzv. absolutní odkaz, který obsahuje i jméno serveru, kde se příslušný soubor nachází; může to vypadat např. takto: \\nasserver01\privatni\smernice\SM-001.doc. Výhodou této varianty je, že dokud nezměníme název souboru nebo název některé z nadřazených složek či název serveru, dostaneme se vždy s jistotou k témuž souboru; není pak nutné hlídat, jak si konkrétní uživatel momentálně mapuje síťové složky, pokud toto mapování tedy není pod centrální správou.
   
   

Ideální řešení, které však nemusí být k dispozici v každém podniku, je umisťovat dokumenty na tzv. intranetový server. Ten je pak odpovědný za nalezení a dodání příslušného souboru ze struktury jeho souborového systému. Důležité je jen vědět, jak se na příslušný soubor odkázat, což může vypadat např. takto: http://intranet.naspodnik.cz/smernice/SM-001.doc; Odkaz je opět stejný pro všechny uživatele intranetu a navíc máme jistotu, že tito uživatelé nebudou mít možnost tento dokument fyzicky upravit, pokud tedy nebudou vyloženě nevhodně a špatně nastavena přístupová oprávnění.

 

Část 4 - Jak vygenerovat seznam dokumentace ve formátu HTML

V některých podnicích se velmi snadno může stát, že počet uživatelů, kteří potřebují snadno najít potřebný vnitřní postup nebo směrnici, je podstatně více než počet uživatelů, pro něž máme lincenci, anebo pro jsou jiné, např. technické, komplikace, které některé skupině uživatelů brání v efektivnímu přístup k programu RISCON (typickým důvodem je nízká kapacita přenosových linek mezi některými pobočkami).

V těchto situacích můžeme pro tyto handicapované skupiny uživatelů velmi snadno připravit seznam dokumenatace v HTML formátu, který s sebou nese nesporné výhody:

1. lze jej vygenerovat z informací obsažených v programu RISCON bez jakéhokoliv dalšího psaní,
2. vznikne jeden poměrně malý soubor s aktivními odkazy na dokumenty,
3. výsledný HTML seznam lze umístit kamkoliv nebo poslat elektronickou poštou,
4. k otevření odkazovaných dokumentů není nutné program RISCON spouštět,
5. uživatelům stačí sdělit, kde tento seznam najdou.

Předpokladem pro vznik seznamu dokumentace s aktivními odkazy je to, že budeme mít v rozhraní pro vnitřní postupy a směrnice, případně v rozhraních pro záznamy a formuláře nebo ostatní dokumenty vyplněny správné a funkční odkazy na příslušné dokumenty.

K vygenerování seznamu dokumentace použijte následující volbu z hlavní nabídky (/Dokumentace/Vnitřní směrnice a postupy/Vytvořit HTML index interních dokumentů):

Generování HTML seznamu dokumentace lze tedy provést v následujícíh jednoduchých krocích:

1. v hlavní nabídce klikněte na výše uvedenou volbu,
2. v následujícím dialogu vyberte výstupní složku, kam má být generovaný soubor uložen, a klikněte na tlačítko "Select",

   
   
   

3. poté RISCON provede sestavení HTML souboru a jeho uložení do zvolené složky; ukončení akce bude oznámeno následujícím dialogem:





4. v cílové složce internetovým prohlížečem vyhledejte a otevřete soubor docindex.html a vyzkoušejte, zda jsou funkční aktivní odkazy na příslušné dokumenty.

Výsledek by mohl vypadat třeba takto, i když v reálných situacích bude tento seznam mnohem delší a bohatší, než na zobrazeném vzorku.

Výsledný soubor docindex.html lze v rámci podnikové sítě distribuovat a zveřejnit nejrůznějšími postupy. Uživatelům pak stačí dát na vědomí jen odkaz na tento dokument, např.: http://intranet.naspodnik.cz/docindex.html.

 

Část 5 - Jak sledovat počet otevření jednotlivých předpisů

Pokud své uživatele naučíte přistupovat k vnitřním postupům a směrnicím prostřednictvím programu RISCON, můžete sledovat, kdo a kdy příslušný dokument otevřel. K tomu slouží tlačítko se symbolem otazníku "?" v dolní části rozharní pro vnitřní postupy a směrnice.

Pokud potřebujete vidět souhrnný přehled o tom, jaký dokument byl kolikrát prostřednictvím programu RISCON za příslušné období otevřen, můžete k získání tohoto přehledu použít v hlavní nabídce volbu /Dokumentace/Vnitřní směrnice a postupy/Statistika používání dokumentů:

Po kliknutí na tuto volbu zadejte v následujícím dokumentu počáteční a koncové datum období, za které chcete souhrnný přehled získat, a poté klikněte na tlačítko "OK". Výsledkem bude souhrnný přehled dokumentů, které byly prostřednictvím programu RISCON otevřeny. Jejich soupis bude seřazen sestupně podle počtu otevření.

 

Část 6 - Tisk přehledu vnitřních předpisů

K tisku přehledu nebo seznamu vnitřních postupů a směrnic použijte z hlavní nabídky volbu /Dokumentace/Vnitřní směrnice a postupy/Tisk přehledu vnitřních předpisů:

V dalším dialogu zvolte, zda chcete výstupní sestavu poslat rovnou na tiskárnu, případně si ji předtím prohlédnout jen na obrazovce.
Doporučujeme předem zvážit, zda je jakoukoliv sestavu nutné tisknout. Pokud je ve vašem seznamu vnitřních postupů a směrnic mnoho položek, může být vytištěna poměrně dlouhá sestava, jejíž platnost může v důsledku četnějších změn v databázi rychle stárnout.