Část 1 - Proč definovat organizační útvary

Ve větších organizacích může vyvstat, a často také vyvstává, pro lepší přehled potřeba zpracovávané činnosti rozdělit podle jednotlivých organizačních útvarů (oddělení, provozů, dílen apod.), nicméně stále zůstává nutnost takto rozdělené činnosti společně udržovat, analyzovat apod.. Defionování organizačních útvarů umožňuje do nich začleňovat zaměstnance, monitorovací nebo kontrolní akce, povolení na práci či jednotlivá pracoviště. Jednoduše řečeno, pomocí programu RISCON lze popsat drtivou většinu organizačních struktur v organizacích libovolného zaměření.

Rozraní pro definování organizačních útvarů a pracovních pozic vypadá takto:

Na levé straně je seznam dosud definovaných organizačních útvarů pro právě zvolenou organizaci. Pod tímto seznamem najdete sadu základních tlačítek pro manipulaci s jednotlivými útvary (tlačítko "Zavřít" slouží k opuštění okna pro práci s organizačními útvary a návrat k hlavní nabídce. Pravá strana obsahuje sadu karet pro související informace. Jde o Pracovní pozice, Bezp. profily, Osoby, Aspekty ŽP, a Statistika. S výjimkou Pracovních pozic se přehledy na ostatních kartách udržují automaticky tak, jak postupně jednotlivé údaje do databáze RISCON vkládáte a/nebo upravujete.
Pracovními pozicemi se budeme detailně zabývat později v této kapitole.

 

Část 2 - Jak vytvořit nový organizační útvar

Nová organizační útvar vytvoříme velmi snadno. Stačí kliknout na tlačítko "Nový" a poté vyplnit pole "Název organizačního útvaru", případně si do pole "Poznámky ke zvolenému organizačnímu útvaru" připsat další potřebné informace. Pak již stačí kliknout jen na tlačítko "Uložit" a je hotovo.

Je-li k dispozici ta možnost, pak je dobré se zamyslet nad názvy jednotlivých organizačních útvarů. To proto, že RISCON jejich názvy třídí podle alfanumerického řazení. V případě, že názvy útvarů začínají číslicemi, což je praxe v nemalém počtu organizací, pak se doporučuje doplňovat tato čísla i neplatnými nulami. Např. 001, 002, 003, 011, 012, 015, 101, 102. Pokud bychom neplatné nuly vynechali, pak budou stejné útvary začínající číslicemi seřazeny v tomto pořadí: 1, 101, 102, 11, 12, 15, 2, 3. Tyto úvahy se vyplatí tím spíše, čím větší počet organizačních útvarů vkládáte.

Pokud v průběhu času dojde ke změně čísla nebo názvu příslušného organizačního útvaru, není nutné starý údaj odstranit a nový vložit. Stačí jen kliknout na jeho původní název v seznamu organizačních útvarů na levé straně a pomocí tlačítka "Úpravy" provést jednou příslušnou korekci. Nový název útvaru se pak bude objevovat automaticky ve všech souvislostech v rámci programu RSICON.

Pokud si přejete nějaký organizační útvar odstranit (pravděpodobně proto, že již ve skutečnosti přestal existovat), pak stačí kliknout na jeho název v seznamu organizačních útvarů a pak na tlačítko "Odstranit". Doporučujeme však před tím zkontrolovat, zde jsou všechny přehledy na kartách se souvisejícími informacemi na pravé straně prázdné.

 

Část 3 - Jak pracovat s přehledy pro jednotlivé útvary

Podívejme se ve větším detailu na karty s přehledy pro jednotlivé útvary na pravé straně rozhraní pro organizační útvary. Tyto karty obsahujé obvykle výčet pracovních pozic, bezpečnostních profilů, osob, aspektů životního prostředí a statistiku. Všechny karty kromě statistiky souvisejí s právě zvoleným organizačním útvarem. Jejich obsah se aktualizuje vždy pod kliknutí na název útvaru v jejich seznamu na levé straně. Kartu s pracovními pozicemi lze navíc ovládat ručně (přidávat/odebírat pozice apod.). Té se budeme věnovat zvlášť v části 4.

Karta s názvem Bezp. profily vypadá takto:

Seznam na této kartě obsahuje výčet bezpečnostních profilů přiřazených organizačnímu útvaru, na který se právě díváme. Pomocí tlačítek pod tímto seznamem si můžeme zobrazit nebo vytisknout bezpečnostní profily v tabulkovém nebo standardním uspořádání. Za zvláštní pozornost stojí tlačítko "Tisk sběrných listů". Pokud začínáme popisovat bezpečnostní aspekty činností, které zpravidla zaměstnanci zpracovávané organizace provádějí, stačí v začátku vložit jen jejich názvy a přiřadit je k organizačním útvarům v části věnované bezpečnostním profilům. Poté pomocí tohoto tlačítka vytiskneme tzv. Sběrné listy, se kterými můžeme vyrazit do terénu a začít si pořizovat strukturované údaje, které pak budeme rovnou vkládat do bezpečnostních profilů po návratu k počítači. Sběrné listy vypadají takto:

Do jednotlivých částí sběrného listu pak přímo v terénu při sledování příslušné činnosti nebo při dialogu s osobami, které konkrétní činnost přímo vykonávají nebo řídí, vpisujeme zjištěné skutečnosti. (Pozn.: na rubovou stranu je možné si napsat další údaje, udělat si náčrtek nebo poznamenat další dokumenty, které s konkrétní činností souvisejí a tuto souvislost bude dobré ve zpracovávaném bezpečnostním profilu uvést.). Vyplatí se mít s sebou několik takových listů pro činnosti, které jsou vykonávány v místě (dílně, provozu, pracovišti), kam máme namířeno.

Karta s názvem Osoby obsahuje seznam osob, které byly přiřazeny ke konkrétnímu oddělení v rozhraní pro práci s daty o zaměstnancích.

Karta s názvem Aspekty ŽP obsahuje seznam environmentálních profilů, které byly přiřazeny ke konkrétnímu oddělení v rozhraní pro definování environmentálních profilů.

Karta s názvem Statistika není závislá na konkrétním zobrazeném organizačním útvaru. Je pro všechny definované útvary společná. Zobrazuje seznam organizačních útvarů seřazených podle průměrné míry rizika vyhodnocených nebezpečí pro činnosti v bezpečnostních profilech přiřazených ke konkrétním organizačním útvarům. Příslušný útvar bude v tomto seznamu zobrazej jen tehdy, pokud je k němu přiřazen alespoň jeden bezpečnostní profil nějaké činnosti a v něm je určeno a vyhodnoceno alespoň jedno nebezpečí.

 

Část 1 - Jak definovat a dále používat pracovní pozice

Karta názvem Pracovní pozice si zaslouží zvláštní pozornost. Pomocí této karty lze v rámci jednotlivých organizačních útvarů definovat konkrétní pracovní pozice. To znamená, že v oddělení "Sklad" můžeme nadefinovat pozici "Skladník" nebo "Vedoucí skladu". Jednak lze takto hlouběji popsat organizační strukturu organizace, ale přináší to i další nemalé výhody. V praxi zcela jistě určité činnosti provádějí konkrétní lidé. Tito lide jsou zpravidla zařazení na určitou pozici. Každou definovanou činnost, resp. bezpečnostní profil, lze s jednotlivými pozicemi jednoduše spojovat. Kupříkladu pozice skladník bude provádět činnosti, jakými mohou být např.: "Příjem zboží do skladu, Řízení motorového vozíku, Rozbalování kartonových krabic, Demontáž dřevěných obalů, Ruční zaskladňování/vyskladňování drobných položek apod.". Pokud takové činnosti spojíme pomocí programu RISCON s konkrétní pozicí, pak můžeme po několika kliknutích myší znát odpovědi na otázky typu: "Jakým nebezpečím bude osoba na pozici Skladník vystavena? Jaké chemické látky budou mít v případě pozice Skladník hygienický význam? Jaké OOPP budou muset být osobě na pozici Skladník příděleny? Jaký výcvik a školení bude muset osoba přijímaná na pozici Skladník absolvovat?"

Karta pro definování pozic vypadá takto:

Tlačíkem "+" se pozice přidávají. Tlačítkem "-" se jednotlivé pozice ubírají (odebrána bude vždy ta pozice, která je v seznamu zvýrazněna po kliknutí myší na její název, a se kterou nejsou spojeny žádné konkrétní osoby - při nesplnění této podmínky budete programem upozorněni). Tlačítkem "?/!" je možné zobrazit/upravit detail pozice, která je v seznamu zvýrazněna po kliknutí myší na její název. Změny lze provádět však jen v případě, že byl konkrétní útvar předtím otevřen pro úpravy tlačítkem "Úpravy".

Pod seznamem pracovních pozic je sada tlačítek. První dvě zleva slouží pro tisk bezpečnostních profilů souvisejících se zobrazeným organizačním útvarem. Poslední tlačítko slouží k zobrazení nebo tisku jednoduchého katalogu pozic. Před tiskem je možné upřesnit, zda mají být zobrazeny/vytištěny jen pozice pro právě zobrazený organizační útvar nebo pro celou organizaci.

Posledním důležitým tlačítkem na této kartě je tlačítko "???". Stisknutím tohoto tlačítka RISCON provede dotaz na data uložená v databázi tak, aby bylo možné vidět související informace s právě zvýrazněnou pozicí, pokud takové informace existují. Výsledek je zobrazen v okně, které vypadá asi takto:

Pokud tedy existují v databázi RISCON potřebné informace, můžeme tedy rovnou vidět, jaká školení nebo OOPP budou pro pozici např. Skladník potřeba. Na kartě OOPP je možné i vytisknout seznam potřebných (poskytovaných) OOPP pro tuto pozici. Tvorba seznamu probíhá tak, že RISCON projde všechny bezpečnostní profily spojené s pozicí Skladník, a zobrazí všechny OOPP, které jsou v těchto profilech uplatněny alespoň jednou.

Tolik k organizačním útvarům a práci s nimi. Pro začátek je důležitá hlavně definice organizačních útvarů, resp. jejich názvů (jejichž součástí může být i číselné nebo jiné označení). K definování pracovních pozic se lze vrátit později.