Standardní součástí podnikové dokumentace bez ohledu na velikost organizace je důsledná péče o záznamy. Jednak z pohledu toho, aby zaznamenané skutečnosti měly všechny požadované právní náležitosti, a také z pohledu toho, aby s dokončenými záznamy bylo správně nakládáno, aby byla zajištěna jejich identifikovatelnost a čitelnost včetně nezpochybnitelných právních spojitostí.

K základnímu zajištění obou těchto požadavků bylo v programu RISCON vytvořeno rozhraní pro záznamy a formuláře, které vypadá takto:

K rozhraní se lze dostat z hlavní nabídky volbou /Dokumentace/Záznamy a formuláře/Databáze jednotlivých vedených záznamů a formulářů:

Centrálním objektem rozhraní pro záznamy a formuláře je opět tabulka obsahující řádky s definicemi jednotlivých zánamů nebo formulářů. Obsahuje sloupce pro název záznamu, jeho označení, údaj o tom, kdo nebo jaká specifická skupina osob příslušný záznam pořízuje, kdo jej udržuje, kde se nebo kdo jej archivuje, do jaké oblasti řízení podniku patří nebo zasahuje (Q = kvalita, E = životní prostředí, S = bezpečnost, I = informatika, O = organizace), zda se jedná o záznam vznikající vně organizace, zda se jedná o elektronický záznam a jaký je jeho skartační znak podle příslušných platných rejstříků pro archivování a skartaci dokumentů.

Pokud budete chtít měnit pořadí záznamů v tabulce, stačí klikat na příslušná záhlaví sloupce, podle kterého chcete definice záznamů a formulářů seřadit.

Nad touto tabulkou najdete vyhledávací pole, které vám umožní podle části názvu záznamu vyhledat v tabulce rychle příslušnou definici záznamu a její detailní údaje, a údaj o počtu záznamů a formulářů v databázi, které se týkají právě otevřené organizacce.

V pravé dolní části rozhraní pro záznamy a formuláře najdete sadu ovládacích tlačítek. Tlačítkem "Nový" lze přidávat nové definice záznamů a formulářů, tlačítkem "Úpravy" lze upravit nebo doplnit již existující definici záznamu nebo formuláře, pomocí tlačítka "Odstranit" lze příslušnou definici záznamu nebo formuláře z databáze odstranit. Tlačítko "Zavřít" slouží k ukončení práce s rozhraním pro záznamy a formuláře a předáním řízení zpět hlavní nabídce programu RISCON.

Pole umístěná vlevo od ovládacích tlačítek umožňují vkládat a uchovávat detailní informace o záznamech a formulářích.

Zaškrtávací políčko Záznam vzniká vně organizace slouží k označení, že příslušný záznam pořizuje zpravidla někdo jiný, než zaměstnanci dotčené organizace. Může jít v takových případech například o zprávu revizního technika nebo ro rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví anebo jiného správního orgánu. Je-li toto políčko zaškrtnuto, příslušný řádek v tabulce záznamů a formulářů bude podbarven světle modře.

Zaškrtávací políčko Záznam je v elektronické podobě naznačuje, zda se jedná o elektronický dokument. Údaj je jen pro informaci. Pokud se jedná o záznam existující primárně v papírové podobě, políčko nezaškrtáváme.

Dalším polem je "Označení:" a slouží k vepsání údaje o identifikační značce příslušného formuláře, aby vždy bylo jasné, o jaký formulář se konkrétně jedná. RISCON nijak nestanovuje pravidla pro identifikační značky formulářů, mohou to tedy být jakékoliv alfanumerická sady znaků určených podle postupů a zvyklostí v daném podniku. Ostatním záznamům (finalizovaným nebo vzniklým vně organizace), které nejsou prázdnými formuláři, idetifikační označení obvykle neudáváme, není-li k tomu nějaký speciální důvod.

Význam pole Název záznamu nebo formuláře asi není třeba rozepisovat.

Pole Verze slouží k udržování čísla nebo značky označující verzi momentálně platného formuláře. Číslování verzí je opět na uživateli a RISCON nenastavuje pro ně žádná prvidla nebo omezení s výjimkou počtu znaků nebo číslic, které se do tohoto údaje vejdou.

Také pro zázamy a formuláře lze vyplnit datové údaje, od kdy formulář platí, kdy se naposledy změnil, anebo kdy skončila nebo skončí jeho platnost resp. použitelnost.

Dalším údajem je Skartační znak naznačující osud záznamu po jeho vyplnění nebo pořízení. Mnohé záznamy podléhají určitým lhůtám, po které je nutné je uchovávat před zničením (skartací). Tyto lhůty jsou stanoveny příslušnými právními přepdisy.

Pole Záznam pořizuje obsahuje obvykle údaj o tom, kdo nebo jaká skupina osob příslušný záznam pořizuje. Například: "personalista", "bezpečnostní technik", "mistři", "vedoucí nákupu" apod..

Pole Záznam udržuje obvykle obsahuje údaj o tom, u koho nebo kde bychom příslušný záznam našli v mezidobí od jeho pořízení nebo vyplnění do jeho archivace nebo skartace.

Pole Záznam archivuje obvykle obsahuje údaj o tom, u koho nebo kde se příslušný záznam archivuje.

Pozn.: Pomocí výše uvedených tří pollí bychom měli kdykoliv snadno lokalizovat příslušný záznam nebo formulář v okamžiku, kdy jej budeme potřebovat pro účely kontroly, nebo kdy budeme muset příslušný záznam nebo vyplněný formulář předložit jako důkaz ve správním nebo soudním řízení.

Velice důležitým polem je Cesta na elektronický formulář související s tímto záznamem. Pomocí vyplnění této cesty můžeme propojit příslušnou definici s reálně existujícím elektronickým formulářem. Tento odkazovaný formulář může být například dokument ve formátu pro MS Word nebo PDF k vytištění a následnému vyplnění, nebo může jít o formuláře, které lze rovnou po otevření vyplnit a odeslat. Vše je již jen na fantazii odovědných osob vaší organizace a na jejich tvůrčích a technických schopnostech - vyrobit elektronický formulář není dnes žádnou vědou, pokud je jasné, jaká data sbírat a jakým způsobem je před osdesláním do databáze nebo k dalšímu zpracování validovat, aby v nich pokud možno nebyly nesmyslné nebo irrelevantní údaje.

Pokud je formulář uložen ve vašem PC nebo v některé ze sdílených složek vaší podnikové sítě, pak můžete k nalistování formuláře použít tlačítko "...". Pokud je příslušný elektronický formulář umístěn na podnikovém intranetu nebo na internetu, nejjednodušším způsobem je příslušný formulář otevřít v prohlížeči a do tohoto pole zkopírovat jeho tzv. URL, např. http://intranet.naspodnik.cz/formulare/F-001.pdf.

Odkazovaný formulář lze poté kdykoliv otevřít bez nutnosti prohledávání intranetu nebo internetu kliknutím na tlačítko "Zobrazit". Pokud chcete vědět, kdo kdy příslušný formulář prostřednictvím programu RISCON otevřel, pak klikněte na tlačítko "?".

Pokud si některé záznamy pro jejich snazší dostupnost v případě potřeby skenujete a ukládáte do počítače nebo podnikového digitálního úložiště, pak můžete vložit nebo vepsat odkaz na příslušný naskenovaný dokument do pole Cesta na další elektronický dokument související s tímto záznamem. Pravidla jsou totožná s odkazem na formuláře. Odkazované soubory se do databáze RISCON neukládají, jen se pamatuje odkaz na ně.

Dále je možné zaškrtat jednotlivá políčka podle toho, do jakých oblastí řízení příslušný záznam nebo formulář zasahuje.

Pokud si přejete, aby definice záznamu nebo formuláře byla viditelná ve všech organizacích definovaných v programu RISCON, pak zaškrtněte políčko Platí ve všech OJ, kde OJ znamená organizačních jednotkách.

Do pole Poznámky k tomuto záznamu můžete vepsat další poznámky, které chcete, aby si RISCON v souvislosti s příslušným záznamem nebo formulářem pamatoval.

Poznámka: Důležitou funkcí je možnost vygenerovat seznam dokumentace včetně odkazů na související elektronické formuláře do interaktivního HTML dokumentu, který lze použít ke zpřístupnění záznamů a formulářů i bez nutnosti k nim přistupovat prostřednictvím programu RISCON. Podrobnosti najdete v rozhraní pro vnitřní postupy a směrnice v části Jak vygenerovat seznam dokumentace ve formátu HTML.